استفاده از یک لیست کشویی در اکسل^(Excel) می تواند زمان وارد کردن داده ها در صفحه گسترده^{(enter data into a spreadsheet)} را تا حد زیادی کاهش دهد . خوشبختانه، ایجاد یک لیست کشویی در اکسل^(Excel) بسیار آسان است.

چند روش برای این کار وجود دارد، از ساده تا پیشرفته. در این مقاله هر روشی را برای انجام آن یاد خواهید گرفت.

ایجاد یک لیست کشویی^{(Drop Down List)} در اکسل^(Excel) : روش ساده^(Method)

ساده ترین راه برای ایجاد یک لیست کشویی در اکسل^(Excel) ، وارد کردن لیست به صورت دستی است. این برای شرایطی ایده آل است که شما فقط به یک لیست کشویی در یک سلول نیاز دارید و نیازی به به روز رسانی مکرر آن ندارید.

برای مثال، اگر فایلی را برای افراد ارسال می‌کنید که می‌خواهید برخی از فیلدها را در آن پر کنند، و یک فیلد فهرست ساده‌ای از انتخاب‌ها دارد، این روش ایده‌آل است.

برای ایجاد یک لیست کشویی با استفاده از روش ساده:

1. سلول یا سلول هایی را که می خواهید لیست خود را در آنجا ایجاد کنید انتخاب کنید.

2. Data را از منو انتخاب کنید و Data Validation را در نوار انتخاب کنید.

3. با این کار یک پنجره Data Validation باز می شود. ^{(Data Validation)}لیست کشویی را در زیر Allow انتخاب کنید و لیست^(List) را انتخاب کنید .

4. این به شما امکان می دهد مواردی را که می خواهید در لیست خود به صورت دستی تایپ کنید. فقط^(Just) هر مورد را در قسمت Source تایپ کنید و هر مورد با کاما از هم جدا شود.

5. OK را انتخاب کنید . اکنون خواهید دید که سلولی که انتخاب کرده اید دارای یک فلش کشویی در کنار آن است. وقتی این فلش را انتخاب می کنید، همه مواردی را که تایپ کرده اید در این لیست مشاهده خواهید کرد.

در حالی که این سریع ترین روش برای ایجاد یک لیست کشویی در اکسل^(Excel) است، اما نگهداری از آن نیز سخت ترین است. برای اصلاح لیست نیاز به بازگشت به تنظیمات اعتبارسنجی و به روز رسانی فیلد منبع است.^(Source)

اگر تعداد زیادی از این نوع لیست‌های کشویی را در اکسل^(Excel) ایجاد می‌کنید ، اصلاح آن‌ها ممکن است کار زیادی را به خود اختصاص دهد. به همین دلیل مهم است که از این روش فقط برای سلول های تکی و برای لیست هایی که انتظار تغییر آنها را ندارید استفاده کنید.

ایجاد یک لیست کشویی^{(Drop Down List)} در اکسل^(Excel) : با استفاده از یک محدوده

اگر راه‌حل انعطاف‌پذیرتری می‌خواهید، می‌توانید موارد فهرست خود را از طیف وسیعی از سلول‌های دیگر^{(a range of other cells)} در اکسل بکشید.

برای انجام این:

1. ابتدا^(First) ، تمام مواردی را که در لیست خود می خواهید در هر ستونی از سلول ها فهرست کنید. می توانید این موارد را در صفحه گسترده فعلی یا هر صفحه دیگری وارد کنید.

2. فرآیند بالا را برای انتخاب سلول و راه اندازی پنجره Data Validation تکرار کنید. فیلد Allow را روی ^(Allow)List قرار دهید . این بار به جای تایپ هر چیزی در قسمت Source ، نماد فلش بالا را در سمت راست این فیلد انتخاب کنید. این گزینه انتخاب محدوده است که به شما امکان می دهد فیلدی را انتخاب کنید که می خواهید موارد لیست خود را از آنجا بیرون بکشید.

3. پنجره Data Validation^{(Data Validation)} را خواهید دید که جمع می شود تا بتوانید کل برگه را ببینید. نشانگر ماوس را در کل محدوده سلول هایی که شامل همه موارد لیستی است که می خواهید اضافه کنید، به پایین بکشید. پس از انجام این کار، نماد فلش رو به پایین در سمت راست فیلد انتخاب را انتخاب کنید. با این کار پنجره Data Validation دوباره باز می شود.^{(Data Validation)}

4. خواهید دید که محدوده ای که انتخاب کرده اید اکنون در قسمت Source ظاهر می شود. برای پذیرش این تنظیمات فقط ^(Just)OK را انتخاب کنید .

5. اکنون، هنگامی که فلش کشویی را در سمت راست سلولی که به عنوان یک لیست کشویی پیکربندی کرده‌اید انتخاب می‌کنید، همه موارد موجود از محدوده‌ای را که انتخاب کرده‌اید مشاهده خواهید کرد.

نکته خوب در مورد این رویکرد این است که شما می توانید هر یک از موارد موجود در آن لیست را فقط با تغییر هر سلول در محدوده تغییر دهید. هر تغییری که در آنجا ایجاد کنید، هر لیست کشویی را که در جایی که این محدوده را به عنوان منبع انتخاب کرده اید ایجاد کرده اید، به روز می کند.

این روش زمانی بهترین است که می‌خواهید سلول‌های زیادی^{(format a lot of cells)} را با استفاده از آیتم‌های فهرستی به صورت کشویی قالب‌بندی کنید. می‌توانید محتویات یک محدوده واحد، آیتم‌های همه آن فهرست‌ها را کنترل کند، و مهم نیست که چه تعداد باشد.

افزودن موارد به لیست شما

علاوه بر تغییر موارد در محدوده خود برای به روز رسانی لیست های خود، می توانید موارد جدیدی نیز اضافه کنید. نمی توانید موردی را به انتهای محدوده اضافه کنید، زیرا انتخاب محدوده شما توسط اولین و آخرین سلولی که انتخاب کرده اید محدود می شود.

در عوض، باید یک ورودی جدید را جایی در وسط محدوده وارد کنید. اکسل^(Excel) انتخاب محدوده شما را به صورت پویا در تنظیمات اعتبارسنجی داده ها به روز می کند تا محدوده جدیدی را که یک سلول افزایش داده اید را شامل شود.

برای انجام این:

1. روی هر سلولی در محدوده منبع خود کلیک راست کرده و از منوی کشویی Insert را انتخاب کنید.^(Insert)

2. در پنجره انتخاب کوچک، Shiftcells down را انتخاب کرده و OK را انتخاب کنید . با این کار تمام سلول‌های محدوده یک به پایین جابه‌جا می‌شود و یک سلول خالی در جایی که انتخاب کرده‌اید وارد می‌شود.

3. مورد جدیدی را که می خواهید به سلول خالی که ایجاد کرده اید اضافه کنید تایپ کنید.

اکنون، وقتی نماد فلش رو^{(down arrow icon)} به پایین را در سمت راست سلول لیست کشویی که ایجاد کرده‌اید انتخاب می‌کنید، آیتم جدیدی را که به‌تازگی در محدوده اضافه کرده‌اید خواهید دید.

این یک راه آسان برای افزودن موارد جدید به لیست کشویی شما است، اما به چند مرحله اضافی نیاز دارد. مطمئناً این کار به این سادگی نیست که فقط یک آیتم جدید به انتهای محدوده خود اضافه کنید.

اگر می‌خواهید این کار را انجام دهید، فقط باید نحوه پیکربندی اعتبار داده‌ها^{(data validation)} را در محدوده خود تغییر دهید. در بخش بعدی می توانید نحوه انجام این کار را بیاموزید.

افزودن پویا آیتم^(Items) ها به لیست شما

برای یک روش راحت‌تر برای افزودن موارد به لیست کشویی خود فقط با تایپ مورد جدید در انتهای محدوده پیکربندی شده خود، باید از تابع ^(function)OFFSET استفاده کنید .

با انتخاب سلول لیست کشویی، Data را از منو و Data Validation را از نوار انتخاب کنید.

در پنجره Data Validation منبع را به شکل زیر تغییر دهید:^{(Data Validation)}

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

$E$1 و $E:$E را در فرمول^{(the formula)} تغییر دهید تا از حرف ستونی که لیست موارد خود را در آن وارد کرده اید استفاده کنید. برای تأیید^{(Select OK)} این پیکربندی جدید Data Validation ، تأیید را انتخاب کنید.^{(Data Validation)}

در اینجا نحوه کار فرمول آمده است:

آرگومان های 0 در تابع OFFSET به آن می گویند که هیچ افستی روی ستون ها یا ردیف ها اعمال نکند.
خروجی تابع COUNTA ارتفاع محدوده را به تابع OFFSET می گوید .
تابع COUNTA تعداد سلول‌هایی را که در ستون حاوی محدوده شما خالی نیستند، شمارش می‌کند.

اکنون، هر زمان که مقدار جدیدی به آن ستون اضافه می‌کنید، پارامتر ارتفاع تابع OFFSET یک افزایش می‌یابد، و تابع OFFSET کل محدوده را برمی‌گرداند، به‌روزرسانی شده تا ورودی جدید شما را نیز شامل شود.

برای مشاهده عملی این موضوع، کافی است یک ورودی جدید به محدوده آیتم های خود اضافه کنید. فلش کشویی را در سمت راست سلول کشویی خود انتخاب کنید و ورودی جدید خود را در لیست کشویی خواهید دید.

به خاطر داشته باشید که اگر لیست موارد شما طولانی است، ممکن است لازم باشد از نوار پیمایش در سمت راست استفاده کنید.

حذف لیست کشویی در اکسل

در نهایت، اگر روزی خواستید گزینه کشویی را از هر یک از سلول‌هایی که این را تنظیم کرده‌اید حذف کنید، کافی است آن سلول را انتخاب کنید و پنجره اعتبارسنجی داده را دوباره باز کنید.^{(Data Validation)}

منوی کشویی Allow را به ^(Allow)Any مقدار^{(Any value)} تغییر دهید و OK را انتخاب کنید .

هنگامی که این تنظیمات را تغییر دهید، خواهید دید که سلول به حالت عادی باز می گردد.

ایجاد لیست های کشویی در اکسل

ایجاد یک لیست کشویی در اکسل^(Excel) آسان است و شما گزینه های زیادی برای انتخاب دارید. روشی که انتخاب می‌کنید فقط به تعداد سلول‌هایی که می‌خواهید با یک لیست از آیتم‌ها فعال کنید، و اینکه می‌خواهید فهرست آیتم‌ها چقدر انعطاف‌پذیر باشد بستگی دارد. اگر قصد دارید مرتباً موارد لیست را تغییر دهید، قطعاً از رویکرد پویا استفاده کنید.

How to Create a Drop Down List in Excel

Using a dropdown list in Excel can greatly reduce the time it may take to enter data into a spreadsheet. Thankfully, it’s very easy to create a dropdown list in Excel.

There are a few methods to do this, from simple to advanced. You’ll learn every way to do it in this article.

Create a Drop Down List in Excel: Simple Method

The easiest way to create a dropdown list in Excel is by entering the list manually. This is ideal for situations where you only need a dropdown list in a single cell and you don’t need to update it frequently.

For example, if you’re sending people a file where you want them to fill out some fields, and one field has a simple list of choices, this method is ideal.

To create a drop down list using the simple method:

1. Select the cell or cells where you want to create your list.

2. Select Data from the menu, and select Data Validation on the ribbon.

3. This will open a Data Validation window. Select the dropdown list under Allow and select List.

4. This allows you to type the items you want in your list manually. Just type each item into the Source field with each item separated by commas.

5. Select OK. Now you’ll see that the cell you selected has a dropdown arrow next to it. When you select this arrow, you’ll see all of the items you typed out included in this list.

While this is the fastest method to create a dropdown list in Excel, it’s also the hardest to maintain. Modifying the list requires going back into the validation settings and updating the Source field.

If you create a lot of this kind of dropdown lists in Excel, it could take a lot of work modifying these. This is why it’s important to only use this method for single cells, and for lists that you don’t expect to change.

Create a Drop Down List in Excel: Using a Range

If you’d like a more flexible solution, you can pull items for your list from a range of other cells in Excel.

To do this:

1. First, list all of the items you want in your list into any column of cells. You can enter these on the current spreadsheet, or on any other sheet.

2. Repeat the process above to select the cell and launch the Data Validation window. Set the Allow field to List. This time, instead of typing anything into the Source field, select the up arrow icon to the right of this field. This is the range selection option that lets you select the field where you want to pull your list items from.

3. You’ll see the Data Validation window collapse so you can see the entire sheet. Drag the mouse pointer down the entire range of cells that include all of the list items you want to include. When you’re done doing this, select the down arrow icon to the right of the selection field. This will expand the Data Validation window again.

4. You’ll see the range you selected now appears in the Source field. Just select OK to accept these settings.

5. Now, when you select the dropdown arrow to the right of the cell you’ve configured as a dropdown list, you’ll see all of the items included from the range you just selected.

The nice thing about this approach is that you can change any of the items in that list just by modifying any cell in the range. Any change you make there will update every dropdown list you created where you selected this range as the source.

This method is best when you want to format a lot of cells into a dropdown using the same list items. You can have the contents of a single range control the items for all of those lists, and it doesn’t matter how many there are.

Adding Items to Your List

In addition to changing items in your range to update your lists, you can also add new items. You won’t be able to add an item to the end of the range, because your range selection is limited by the first and last cells you’ve selected.

Instead, you’ll need to insert a new entry somewhere in the middle of the range. Excel will dynamically update your range selection in the data validation settings to include the new range that you’ve increased by one cell.

To do this:

1. Right-click any cell in your source range, and select Insert from the dropdown menu.

2. In the small selection window, select Shift cells down, and select OK. This will shift all cells in the range down by one, inserting a blank cell where you’ve selected.

3. Type the new item you want to add into the empty cell you’ve just created.

Now, when you select the down arrow icon to the right of the dropdown list cell you created, you’ll see the new item you just added in the range.

This is an easy way to add new items to your dropdown list, but it does require a few extra steps. It certainly isn’t anywhere as simple as just adding a new item to the end of your range.

If you would like to do that, you’ll just need to change how you’ve configured the data validation to your range. You can learn how to do this in the next section.

Dynamically Adding Items to Your List

For a more convenient way to add items to your dropdown list just by typing the new item at the end of your configured range, you’ll need to use the OFFSET function.

With the dropdown list cell selected, select Data from the menu and Data Validation from the ribbon.

In the Data Validation window, change the Source to the following:

=OFFSET($E$1,0,0,COUNTA($E:$E),1)

Change $E$1 and $E:$E in the formula to use the letter of the column where you’ve entered your list of items. Select OK to confirm this new Data Validation configuration.

Here’s how the formula works:

The 0 arguments in the OFFSET function tell it not to apply any offset to columns or rows.
The output of the COUNTA function tells the OFFSET function the height of the range.
The COUNTA function counts the number of cells that aren’t empty in the column that contains your range.

Now, whenever you add a new value to that column, the height parameter of the OFFSET function increases by one, and the OFFSET function returns the entire range, updated to include your new entry.

To see this in action, just add a new entry to your range of items. Select the dropdown arrow to the right of your dropdown cell, and you’ll see your new entry appear in the dropdown list.

Keep in mind that you may need to use the scroll bar on the right if your list of items is long.

Removing a Drop Down List in Excel

Finally, if you ever want to remove the dropdown option from any of the cells where you’ve set this up, just select that cell and open the Data Validation window again.

Change the Allow dropdown to Any value and select OK.

Once you change this setting, you’ll see that the cell will turn back to normal.

Creating Drop Down Lists in Excel

Creating a dropdown list in Excel is easy, and you have plenty of options to choose from. The method you choose just depends on how many cells you plan to enable with one list of items, and how flexible you’d like the list of items to be. If you plan to change the list items frequently, then definitely use the dynamic approach.

کورش مرادخانی

About the author

من یک بازبین نرم افزار و مهندس بی سیم با بیش از 10 سال تجربه در این زمینه هستم. من در بررسی برنامه ها و نرم افزارهای تلفن همراه و همچنین کمک به مشتریان برای بهینه سازی شبکه های خود تخصص دارم. از طریق بررسی‌هایم، می‌توانم به شما در تصمیم‌گیری آگاهانه درباره محصولاتی که باید استفاده کنید، نحوه بهبود گردش کار و موارد دیگر کمک کنید. مهارت های من عبارتند از: ارتباط کتبی و شفاهی عالی، حل مسئله، دانش فنی قوی و توجه به جزئیات. من همچنین در کار مستقل و همکاری در پروژه ها مهارت دارم.

نحوه ایجاد یک لیست کشویی در اکسل

ایجاد یک لیست کشویی^{(Drop Down List)} در اکسل^(Excel) : روش ساده^(Method)