در مقاله قبلی به نحوه عملکرد ویدئو کنفرانس در تیم های مایکروسافت^{(how video conferencing works in Microsoft Teams)} پرداختیم . از آن زمان، مایکروسافت ^(Microsoft)Teams را با ویژگی‌های جدید به‌روزرسانی کرده است، از جمله توانایی طولانی‌مدت انتظار و مورد نظر برای ایجاد اتاق‌های شکست. در واقع، بیش از 20000 کاربر مایکروسافت^{(20,000 Microsoft users voted for the suggestion)} در Microsoft Teams UserVoice ، انجمن بازخورد کاربر برای برنامه Teams ، به این پیشنهاد رأی دادند .

همه می‌توانند با یک حساب رایگان مایکروسافت به ^(Microsoft)Teams دسترسی داشته باشند و کاربران ممتاز مجموعه Office 365 از نسخه قوی Teams با ویژگی‌هایی مانند افزایش فضای ذخیره‌سازی فایل، ضبط جلسات و امکان میزبانی رویدادهای آنلاین برای حداکثر 10000 نفر لذت می‌برند. 

حداقل مورد نیاز برای اتاق های بریک آوت^{(Breakout Rooms)} در تیم ها^(Teams)

قبل از شروع، بیایید مطمئن شویم همه چیز برای شما فراهم است تا بتوانید در جلسات تیم‌های^(Teams) خود اتاق‌های جدایی ایجاد کنید . همانطور که ممکن است تصور کنید، برای فعال کردن اتاق‌های جداکننده در Teams ، به تنظیماتی نیاز است . قبل از شروع این تنظیمات را دوباره بررسی کنید.^{(Double-check)}

تجربه جلسه جدید

اول، شما باید از «تجربه جدید جلسه» Teams استفاده کنید. می‌توانید با انتخاب عکس نمایه خود در گوشه سمت راست بالای برنامه دسک‌تاپ و رفتن به تنظیمات^(Settings) ، تجربه جدید را فعال کنید . سپس Turn on new meeting experience را^{(Turn on new meeting experience)} انتخاب کنید و Teams را مجددا راه اندازی کنید.

حداقل تعداد شرکت کنندگان

برای اینکه گزینه شکست در اختیار سازمان دهنده جلسه باشد، باید حداقل پنج شرکت کننده در جلسه باشند. در حالی که افرادی که از طریق تلفن تماس می‌گیرند نمی‌توانند در این زمان به برنامه‌های پراکنده بپیوندند، حداقل پنج نفر را در نظر می‌گیرند .^{(do )}

آیا شما سازمان دهنده جلسه هستید؟

فقط سازمان‌دهنده جلسه می‌تواند موارد شکست را ایجاد و مدیریت کند، اگرچه برخی نشانه‌ها از سوی مایکروسافت^(Microsoft) وجود دارد که به سازمان‌دهنده اجازه می‌دهد این مسئولیت را در به‌روزرسانی‌های بعدی تیم‌ها^(Teams) به اشتراک بگذارد . 

علاوه بر این، سازمان‌دهنده جلسه باید از برنامه دسک‌تاپ استفاده کند، نه از نسخه مرورگر یا برنامه تلفن همراه. (نگران نباشید، شرکت‌کنندگانی که از طریق برنامه Teams Android یا iPhone به جلسه ملحق شده‌اند، توانایی پیوستن به breakouts را دارند.)

نکته: اگر دعوت‌نامه جلسه باید از طرف شخصی غیر از شخصی باشد که بخش‌ها را مدیریت می‌کند، از مدیر جدایی بخواهید جلسه تیم‌ها^(Teams) را ایجاد کند و سپس از آن پیوند جلسه در دعوت‌نامه جلسه استفاده کند. 

تا زمانی که پیوند جلسه توسط شخصی ایجاد شده است که بخش‌ها را مدیریت خواهد کرد، مهم نیست که چه کسی پیوند را به اشتراک می‌گذارد.

ایجاد اتاق های بریک آوت در تیم ها

از زمان نگارش این مقاله، اتاق‌های جداکننده در Teams را نمی‌توان قبل از جلسه پیکربندی کرد، مانند Zoom . هنگامی که جلسه Teams در حال انجام است، شما، سازمان‌دهنده جلسه، می‌توانید با انتخاب نماد Breakout Rooms در نوار ابزار جلسه شروع کنید.^{(Breakout Rooms)}

با انتخاب نماد اتاق‌های جداسازی^{(Breakout Rooms)} ، صفحه‌ای نمایش داده می‌شود که در آن می‌توانید تصمیم بگیرید که چند اتاق جانبی ایجاد کنید و اینکه آیا می‌خواهید تیم‌ها به‌طور^(Teams) خودکار شرکت‌کنندگان را به اتاق‌های جداکننده اختصاص دهند یا اینکه ترجیح می‌دهید به‌طور دستی انتخاب کنید کدام اتاق جداکننده برای هر کدام. شرکت کننده ارسال خواهد شد

پس از ایجاد اتاق های جداسازی، می توانید شرکت کنندگان را از طریق پانل اتاق های جداسازی به اتاق ها اختصاص دهید. 

اختصاص دادن به شرکت کنندگان^{(Assign participants)} را انتخاب کنید ، و لیستی از همه شرکت کنندگان در جلسه خود را مشاهده خواهید کرد. کادر کنار یک شرکت‌کننده را علامت بزنید و سپس انتخاب کنید که می‌خواهید به کدام اتاق اختصاص دهید.

به‌عنوان سازمان‌دهنده جلسه، می‌توانید شرکت‌کنندگان را در هر نقطه از جلسه به اتاق‌های جداکننده اختصاص دهید. هنگامی که برای شروع جلسه اولیه آماده شدید، اتاق‌های شروع^{(Start rooms)} را انتخاب کنید تا همه اتاق‌های جداکننده به طور همزمان باز شوند و افراد به اتاق‌های اختصاص داده شده خود منتقل شوند.

توجه: در حال حاضر، نمی‌توانید زمان‌سنجی را برای بستن خودکار اتاق‌های جانبی در Teams تنظیم کنید. این یکی دیگر از ویژگی‌هایی است که انتظار داریم تیم‌ها^(Teams) در به‌روزرسانی‌های آینده اضافه کنند.

گزینه‌هایی برای سازمان‌دهنده جلسه

درست مانند زوم^(Zoom) ، سازمان‌دهنده جلسه می‌تواند در هر زمانی به هر یک از اتاق‌های جداکننده بپیوندد. سازمان‌دهنده همچنین می‌تواند نام اتاق‌ها را تغییر دهد و پس از باز شدن همه اتاق‌ها، می‌تواند اعلامیه‌ای را برای همه اتاق‌ها پخش کند. اعلان‌ها در پانل چت اتاق جدا ظاهر می‌شوند.

در تنظیمات اتاق^{(Room settings)} ، سازمان‌دهنده جلسه می‌تواند انتخاب کند که تیم‌ها^(Teams) به‌طور خودکار شرکت‌کنندگان را به اتاق‌های جداکننده در مقابل مجبور کردن شرکت‌کنندگان به پیوستن دستی به اتاق جداکننده‌شان منتقل کنند. همچنین گزینه‌ای وجود دارد که به شرکت‌کنندگان اجازه می‌دهد یا از بازگشت به اتاق جلسه اصلی در طول جلسه اولیه جلوگیری می‌کنند.

داخل اتاق های برک آوت تیم ها

تجربه شرکت‌کنندگان در اتاق‌های بریک‌آوت در Teams مشابه حضور در جلسه اصلی تیم‌ها^(Teams) است. شرکت کنندگان به تمام کنترل های جلسه عادی دسترسی دارند. آن‌ها می‌توانند وب‌کم خود را روشن و خاموش کنند، خود را بی‌صدا و بی‌صدا کنند، صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارند، دست خود را بالا ببرند، یا پنل‌های گپ و شرکت‌کننده را روشن و خاموش کنند. 

بازگشت به جلسه تیم های اصلی

اگر سازمان‌دهنده جلسه اجازه دهد (به بالا مراجعه کنید)، شرکت‌کنندگان در اتاق‌های جداکننده می‌توانند هر زمان که بخواهند با کلیک بر روی دکمه بازگشت^(Return) به جلسه اصلی بازگردند . اخطار: انتخاب دکمه ترک^{(Leave )} باعث می‌شود که به طور کامل از جلسه خارج شوید.

سایر برنامه های ویدئو کنفرانس

کاربران تیم های مایکروسافت^{(Microsoft Teams)} مطمئناً از اضافه شدن اخیر اتاق های شکست به تجربه Teams خوشحال هستند ، اما Teams هنوز برخی از ویژگی^{(Teams still lacks some features)} هایی را که سایر برنامه های کنفرانس ویدیویی ارائه می دهند، ندارد. اگر در استفاده از Teams برای جلسات آنلاین آماده نیستید، ممکن است به مقایسه ما بین چهار برنامه مختلف کنفرانس ویدیویی^{(four different video conferencing apps)} علاقه مند شوید . برای مطالعه بیشتر، مقالات ما را در مورد Google Meet در مقابل Zoom^{(Google Meet vs. Zoom)} و Zoom در مقابل Skype^{(Zoom vs. Skype)} بررسی کنید.

How to Create Breakout Rooms in Microsoft Teams

In a previous artiсle, we covered how video conferencing works in Microsoft Teams. Since then, Microsoft has updated Teams with new features, including the long-awaited and much-desired ability to create breakout rooms. Indeed, over 20,000 Microsoft users voted for the suggestion on Microsoft Teams UserVoice, the user feedback forum for the Teams app.

Anyone can access Teams with a free Microsoft account, and premium users of the Office 365 suite enjoy a robust version of Teams with features like increased file storage, meeting recording, and the ability to host online events for up to 10,000 people. 

Minimum Requirements for Breakout Rooms in Teams

Before we begin, let’s make sure everything is in place for you to be able to create breakout rooms in your Teams meetings. As you might imagine, some setup is required to enable breakout rooms in Teams. Double-check these settings before you start.

New Meeting Experience

First, you must be using Teams’ “new meeting experience.” You can turn on the new experience by selecting your profile pic in the top-right corner of the desktop app and going to Settings. Then select Turn on new meeting experience and restart Teams.

Minimum Number of Participants

For the breakouts option to be available to the meeting organizer, there must be at least five participants in the meeting. While people calling in by phone can’t join breakouts at this time, they do count towards the five-person minimum.

Are You the Meeting Organizer?

Only the meeting organizer can create and manage breakouts, although there is some indication from Microsoft that they will allow the organizer to share this responsibility in future updates to Teams. 

Moreover, the meeting organizer must be using the desktop app, not the browser version or mobile app. (Don’t worry, participants who have joined the meeting via the Teams Android or iPhone app do have the ability to join breakouts.)

Tip: If the meeting invitation needs to come from someone other than the person who will be managing the breakouts, have the breakout manager create the Teams meeting and then use that meeting link in the meeting invitation. 

As long as the meeting link was created by the person who will be managing the breakouts, it doesn’t matter who shares the link.

Creating Breakout Rooms in Teams

As of this writing, breakout rooms in Teams cannot be configured in advance of the meeting like they can in Zoom. Once the Teams meeting is in progress, you, the meeting organizer, can begin by selecting the Breakout Rooms icon on the meeting toolbar.

Selecting the Breakout Rooms icon will launch a screen where you can decide how many breakout rooms you want to create and whether you’d like Teams to automatically assign participants into breakout rooms or if you’d prefer to manually select which breakout room to which each participant will be sent.

Once you’ve created the breakout rooms, you can assign participants to the rooms via the breakout rooms panel. 

Select Assign participants, and you’ll see a list of all the participants in your meeting. Check the box next to a participant and then choose which room you want to assign them to.

As the meeting organizer, you can assign participants to breakout rooms at any point during the meeting. When you’re ready for the breakout session to actually start, select Start rooms to open all the breakout rooms simultaneously and move people into their assigned rooms.

Note: Currently, you can’t set a timer to automatically close breakout rooms in Teams. This is yet another feature that we expect Teams to add in future updates.

Options for the Meeting Organizer

Just like in Zoom, the meeting organizer can join any of the breakout rooms at any time. The organizer can also rename rooms and, once all the breakout rooms are open, they can broadcast an announcement to all rooms. Announcements will appear in the breakout room’s chat panel.

Inside Room settings, the meeting organizer can choose to have Teams automatically move participants into breakouts vs. forcing participants to manually join their breakout room. There’s also an option to allow or prevent participants from returning to the main meeting room during the breakout session.

Inside Teams Breakout Rooms

The experience for participants inside breakout rooms in Teams is similar to being in the main Teams meeting. Participants have access to all the regular meeting controls. They can turn their webcam on and off, mute and unmute themselves, share their screen, raise their hand, or toggle the chat and participant panels on and off. 

Returning to the Main Teams Meeting

If the meeting organizer allows it (see above), participants in breakout rooms can return to the main meeting any time they want by clicking on the Return button. Warning: Selecting the Leave button will cause you to exit the meeting entirely.

Other Video Conferencing Apps

Microsoft Teams users are certainly happy about the recent addition of breakout rooms to the Teams experience, but Teams still lacks some features that other video conferencing apps offer. If you’re not dead set on using Teams for online meetings, you may be interested in our comparison of four different video conferencing apps. For further reading, check out our articles on Google Meet vs. Zoom and Zoom vs. Skype.

Related posts

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• 4 Ways به اجرای یک Microsoft Teams Poll در طول جلسات

• چگونه برای ایجاد و استفاده از Breakout Rooms در Microsoft Teams

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• Ultimate Guide به تعمیر آسیب دیده و یا Corrupt Word File

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• نحوه ثبت Macro در Excel

• 7 بهترین افزونه Microsoft Word

• OneDrive برای School or Work: 8 Tips برای Beginners

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• مایکروسافت ورد پاسخ نمی دهد؟ 8 راه برای رفع آن

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel

• 13 بهترین میانبر صفحه کلید برای تیم های مایکروسافت

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر