هنگام ایجاد Google Sheets که افراد دیگر باید آن را پر کنند، یک لیست کشویی می تواند فرآیند ورود داده را ساده کند.

می‌توانید آیتم‌های فهرست کشویی خود را از محدوده دیگری از سلول‌ها بیرون بکشید یا می‌توانید مستقیماً آنها را وارد کنید. یاد بگیرید که چگونه هر دو را انجام دهید، و همچنین چگونه یک لیست کشویی موجود را تغییر دهید.

فهرست‌های کشویی دستی^{(Create Manual Dropdown Lists)} در Google Sheets ایجاد کنید

سریع‌ترین راه برای ایجاد فهرست کشویی Google Sheets فهرست کردن موارد در داخل تنظیمات اعتبارسنجی داده است.

برای انجام این:

1. سلولی را که می خواهید در آن لیست کشویی ایجاد کنید انتخاب کنید. Data را از منو انتخاب کنید و سپس Data validation^{(Data validation)} را انتخاب کنید .

2. در کنار معیارها، فهرست موارد را^{(List of items)} انتخاب کنید . 

3. در فیلد کنار این انتخاب، مواردی را که می‌خواهید در لیست کشویی قرار دهید، با کاما از هم جدا کنید.

4. دکمه Save را انتخاب کنید، خواهید دید که سلولی که انتخاب کرده اید اکنون دارای یک لیست کشویی است.

گزینه های اعتبارسنجی داده ها

چند تنظیمات مهم در پنجره اعتبارسنجی داده وجود دارد که باید به آنها توجه کنید.^(Data)

اگر نمایش لیست کشویی در سلول^{(Show dropdown list in cell)} را لغو انتخاب کنید ، پیکان کشویی ظاهر نمی شود. با این حال، هنگامی که کاربر شروع به تایپ می کند، موارد لیست ظاهر می شوند.

در بخش On invalid data ، اگر نمایش هشدار^{(Show warning)} را انتخاب کنید ، یک نشانگر هشدار قرمز ظاهر می شود. این پیامی به کاربر نشان می دهد که مورد تایپ شده با هیچ چیز در لیست مطابقت ندارد.

اگر به جای آن رد ورودی^{(Reject input)} را انتخاب کنید ، کاربرگ‌نگار Google^{(Google Sheets)} ورودی را رد کرده و به جای آن اولین مورد از فهرست کشویی را جایگزین می‌کند.

در قسمت Appearance ، اگر گزینه Show validation help text را انتخاب کنید و متن را در قسمت زیر آن تایپ کنید، زمانی که کاربر سلول کشویی را انتخاب کند، آن متن ظاهر می شود.

^{(Create Dropdown)}فهرست‌های کشویی را از محدوده Google Sheets ایجاد کنید^{(Google Sheets Range)}

یک راه پویاتر^{(dynamic way)} برای ایجاد لیست‌های کشویی Google Sheets استفاده از محتویات ^{(Google Sheets)}طیف وسیعی از سلول‌ها^{(range of cells)} برای پر کردن لیست است.

برای انجام این:

1. ابتدا^(First) لیست های اعتبارسنجی خود را در هر محدوده ای از سلول ها ایجاد کنید. اینها نباید در یک صفحه گسترده باشند. می‌توانید این فهرست‌ها را در سایر برگه‌های صفحه‌گسترده ایجاد و انتخاب کنید.

2. در مرحله بعد، سلولی را که می خواهید یک لیست کشویی ایجاد کنید، انتخاب کنید. Data را از منو انتخاب کنید و سپس Data validation^{(Data validation)} را انتخاب کنید .

3. این بار لیست را از یک محدوده^{(List from a range)} از لیست کشویی Criteria انتخاب کنید. ^(Criteria)سپس، نماد انتخاب شبکه کوچک را انتخاب کنید تا پنجره انتخاب محدوده باز شود.

4. محدوده‌ای را که می‌خواهید به‌عنوان فهرست استفاده کنید، انتخاب کنید، و می‌بینید که متن محدوده در قسمت Select a data range ظاهر می‌شود .

5. برای بستن پنجره انتخاب و بازگشت به پنجره اعتبار سنجی، تأیید را انتخاب کنید . ^(OK)بقیه گزینه‌های کشویی را که می‌خواهید پیکربندی کنید و سپس دکمه ذخیره^(Save) را برای پایان انتخاب کنید.

6. اکنون، می بینید که داده های محدوده به عنوان آیتم های لیست کشویی در سلولی که انتخاب کرده اید ظاهر می شود.

7. همین روند را برای هر ستون دیگری که می خواهید به عنوان یک لیست کشویی پویا اضافه کنید، ادامه دهید.

استفاده از محدوده‌ها به‌عنوان منبع داده‌ها، راهی عالی برای به‌روز نگه‌داشتن صفحه‌گسترده‌های خود بدون نیاز به مرور و به‌روزرسانی دستی هر فهرست کشویی که ایجاد کرده‌اید است.

حقایق جالب درباره لیست های کشویی Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)}

فهرست‌های کشویی Google Sheets^{(Google Sheets)} متصل به محدوده‌ها مفیدترین هستند زیرا نگهداری کلی صفحه‌گسترده شما را به‌طور چشمگیری کاهش می‌دهند.

چندین سلول را با یک تغییر محدوده به روز کنید^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

این امر به ویژه در صورتی صادق است که سلول های زیادی داشته باشید که داده ها را از یک محدوده واحد می کشند. اگر می‌خواهید آن موارد فهرست را به‌روزرسانی یا تغییر دهید، فقط باید تغییر را در یک محدوده انجام دهید.

حتی اگر صدها سلول با آن آیتم های لیست وجود داشته باشد، یک بار به روز رسانی محدوده همه آن سلول های کشویی را فوراً به روز می کند.

کپی کردن سلول های معتبر برای صرفه جویی در زمان^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

همچنین می‌توانید با کپی کردن سلول‌های کشویی معتبر^{(copying validated dropdown cells)} در هر سلول دیگر در زمان صرفه‌جویی کنید. این باعث صرفه جویی در زمان نیاز به گام برداشتن دوباره از طریق صفحه های تأیید اعتبار می شود.

کپی کردن سلول های تایید شده به ویژه برای لیست های انتخابی مانند روز، ماه، زمان و سایر مجموعه داده های استاندارد مفید است.

به سرعت اعتبار سنجی سلول را حذف کنید^{(Quickly Remove Cell Validation)}

فرض کنید^(Suppose) نمی خواهید موارد لیست در هیچ سلولی گنجانده شود. می‌توانید با کلیک راست روی سلول، انتخاب Validation و سپس انتخاب Remove validation در پنجره اعتبارسنجی داده، آنها را به سرعت حذف کنید.

می‌بینید که فلش کشویی از سلول ناپدید می‌شود و همه موارد کشویی ناپدید می‌شوند. سلول به یک سلول صفحه گسترده عادی دیگر تبدیل خواهد شد.

استفاده از دو لیست کشویی^{(Double Dropdown Lists)} در Google Sheets

یکی دیگر از راه‌های مفید برای استفاده از فهرست‌های کشویی Google Sheets ، انتقال اطلاعات بین برگه‌ها^{(pass information between sheets)} است. همچنین می توانید از این تکنیک برای انتقال اطلاعات بین افراد استفاده کنید.

به عنوان مثال، اگر یک برگه اصلی دارید که حاوی لیستی از وظایف تکمیل شده توسط یک تیم است، می توانید صفحه گسترده دوم را بر اساس آن وظایف تکمیل شده قرار دهید.

ممکن است بخواهید اولین لیست را بر اساس همان لیست های کشویی پویا که در بخش آخر توضیح داده شد ایجاد کنید.

در هر صورت، سلولی را در برگه ای که می خواهید کارهای تکمیل شده را به عنوان یک لیست کشویی دیگر به آن ارسال کنید، انتخاب کنید و پنجره اعتبارسنجی را همانطور که در بخش آخر توضیح داده شد باز کنید. وقتی محدوده داده را انتخاب می‌کنید، به صفحه‌گسترده کار منبع بروید و کل ستون وظایف (از جمله سلول‌های خالی) را انتخاب کنید.

اکنون، در صفحه‌گسترده مقصد، خواهید دید که داده‌های ستون وظایف وارد می‌شوند. این بدان معناست که تیم دوم شما می‌تواند وظایف پروژه خود را بر اساس وظایف تکمیل‌شده تیم اول انجام دهد.

تیم اول می‌تواند به افزودن کارهای تازه تکمیل‌شده به صفحه‌گسترده منبع اصلی ادامه دهد.

از آنجایی که سلول‌های خالی را در محدوده منبع قرار داده‌اید، آن وظایف منحصربه‌فرد جدید در لیست کشویی تیم دوم ظاهر می‌شوند. 

به خاطر داشته باشید که فقط وظایف منحصر به فرد در لیست کشویی دوم ظاهر می شوند. این بهترین راه برای انتقال آیتم‌های ردیف خاصی از منبع نیست، اما برای تیم دوم راهی عالی برای دیدن همه موارد منحصر به فرد اضافه شده به صفحه‌گسترده توسط افراد دیگر است.

چگونه از فهرست‌های کشویی^(Dropdown) Google Sheets استفاده خواهید کرد؟^(Will)

همانطور که می بینید، Google Sheets راه های زیادی را ارائه می دهد که می توانید اطلاعات را از سلول های دیگر برای پر کردن لیست های کشویی استخراج کنید. یا اگر نیازهای وارد کردن داده‌های شما نسبتاً ساده است، می‌توانید به صورت دستی موارد فهرست کشویی را که با کاما از هم جدا شده‌اند وارد کنید. 

در هر صورت، باید بتوانید وارد کردن داده ها را برای هر یک از صفحات گسترده خود تا حد امکان آسان و ساده کنید.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Gоogle Sheets that other people need to fill oυt, a drоpdown list can simplify the dаta-entry process.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

Related posts

• 14 الگوی کاربردی Google Sheets برای استفاده روزمره

• 10 فرمول مفید در Google Sheets برای صرفه جویی در وقت شما

• 9 Hidden ویژگی های در Google Maps شما باید بررسی کنید

• چگونه Filter در صفحات Google

• چه آیا Google App & How به استفاده از آن

• چگونه Google Maps Search History خود را مشاهده کنید

• نگاهی به Google Messages App برای Android. آیا هیچ Good؟

• 7 Best Gmail Add-Ons

• چگونه Export and Import Chrome Bookmarks

• نحوه درج امضا در Google Docs

• چگونه به استفاده از Google Family Calendar به خاطر Family خود را بر روی Time

• نحوه ادعای کسب و کار در Google

• نحوه اضافه کردن Shapes در Google Docs

• چگونه به نوبه خود Google SafeSearch Off

• نحوه حذف YouTube History and Search Activity

• نحوه استفاده از Stops متعدد در Google Maps

• چگونه برای راه اندازی Voicemail در Google Voice

• نحوه ایجاد Business Card در Google Drive

• 8 Google Search Tips: همیشه پیدا کردن آنچه شما Looking شما برای

• Google Exposure Notifications برای COVID Protection چیست؟