اگر می خواهید قوانین پاسخ خودکار متفاوتی را برای فرستنده های مختلف ایمیل تنظیم کنید، این مقاله به شما کمک خواهد کرد. با دنبال کردن این آموزش می توانید یک الگوی پاسخ خودکار سفارشی را در Outlook تنظیم و استفاده کنید . برای این کار باید از Outlook Desktop Client در رایانه خود استفاده کنید.

^(Send)پاسخ های مختلف را برای افراد مختلف ارسال کنید

تنظیم پاسخ های خودکار در Outlook ساده  است. با این حال، مشکل زمانی شروع می‌شود که بخواهید پاسخ‌های مختلف را به طور همزمان برای افراد مختلف ارسال کنید. راهنمای فوق به شما این امکان را می دهد که پیام مشابهی را برای همه افرادی که در فیلتر قرار می گیرند ارسال کنید. با این حال، اگر می خواهید از یک الگوی سفارشی پاسخ خودکار^{(Automatic Reply)} استفاده کنید، باید این راهنما را دنبال کنید.

نحوه ایجاد یک الگوی پاسخ خودکار در ^{(Auto Reply)}Outlook

برای ایجاد یک الگوی پاسخ خودکار در ^{(Automatic Reply)}Outlook که پاسخ‌های متفاوتی را برای افراد مختلف ارسال می‌کند، این مراحل را دنبال کنید:

1. Outlook را در رایانه خود باز کنید.
2. بر روی دکمه ایمیل جدید^{(New Email)} کلیک کنید.
3. یک ایمیل جدید بدون وارد کردن آدرس ایمیل گیرنده بنویسید.
4. روی File > Save As کلیک کنید.
5. از Save as type ، Outlook Template (*.oft) را انتخاب کنید .
6. یک نام وارد کنید
7. روی دکمه ذخیره^(Save) کلیک کنید.

شما باید قالبی بسازید که می خواهید ارسال کنید. برای این کار، برنامه Outlook را در رایانه خود باز کنید و روی دکمه ایمیل جدید ^{(New Email )} که در گوشه سمت چپ بالا قابل مشاهده است کلیک کنید. پس از آن، شروع به نوشتن یک ایمیل جدید کنید که می خواهید ارسال کنید. می توانید موضوع و متن ایمیل را یادداشت کنید. حالا روی  گزینه File  کلیک کنید و در صفحه بعد گزینه  Save As را انتخاب کنید  .

یک پنجره پاپ آپ باز می شود. فهرست کشویی  Save as type  را باز  کنید و Outlook Template (*.oft) را انتخاب کنید، یک نام وارد کنید و روی  دکمه Save  کلیک کنید.

این قالب را ذخیره می کند.  اکنون می توانید پنجره New Email را ببندید یا دور بریزید  .

نحوه استفاده از الگوی سفارشی پاسخ خودکار در ^{(Automatic Reply)}Outlook

برای استفاده از یک الگوی سفارشی پاسخ خودکار^{(Automatic Reply)} در Outlook ، این مراحل را دنبال کنید-

1. Outlook را در رایانه خود باز کنید.
2. روی ^(Click)File > Manage Rules & Alerts کلیک کنید .
3. روی New Rule کلیک کنید .
4. Apply rule on messages | receive انتخاب کنید دریافت کنید و روی دکمه Next کلیک کنید.
5. شرایط ایمیل را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید .
6. پاسخ را با استفاده از یک الگوی خاص^{(reply using a specific template)} در پنجره عمل انتخاب کنید.
7. روی پیوند قالب خاص^{(a specific template)} کلیک کنید و الگوی خود را انتخاب کنید.
8. روی Next کلیک کنید و استثناها را انتخاب کنید.
9. روی دکمه Finish کلیک کنید.

اگر می خواهید در مورد این مراحل بیشتر بدانید، به خواندن ادامه دهید.

ابتدا Outlook را در رایانه خود باز کنید و به  File > Manage Rules & Alerts بروید .

یک پنجره پاپ آپ باز می شود. روی^(Click) گزینه  New Rule  در  تب Email Rules  کلیک کنید.

در پنجره بعدی،  Apply rule on messages | receive  کنید و روی  دکمه Next  کلیک کنید.

پس از آن، شما باید یک شرط را انتخاب کنید. بیایید فرض کنیم که می‌خواهید یک پاسخ خودکار برای افراد خاصی ارسال کنید. اگر چنین است، در کادر انتخاب  از افراد یا گروه عمومی^{(from people or public group)}  علامت بزنید.

سپس در  کادر مرحله 2^{(Step 2)} روی  افراد یا گروه عمومی ^{(people or public group )} کلیک کنید  و لیست مخاطبین را انتخاب کنید. پس از اتمام، بر روی  دکمه Next  کلیک کنید. در پنجره بعدی، باید  با استفاده از یک گزینه قالب خاص، پاسخ را^{(reply using a specific template)}  انتخاب کنید. 

در مرحله بعد، لازم است الگویی را که قبلا ایجاد کرده اید انتخاب کنید. برای آن،  یک پیوند قالب خاص را ^{(a specific template )} انتخاب کنید و الگو را بر اساس آن انتخاب کنید. سپس، روی  دکمه Next  کلیک کنید.

حالا در صورت تمایل می توانید چند استثنا را انتخاب کنید. به عنوان مثال، اگر می‌خواهید پاسخ خودکار را فقط زمانی برای برخی افراد خاص ارسال کنید که یک دسته از کلمات انتخاب شده در متن ایمیل یا چیزی شبیه به آن وجود دارد. در نهایت بر روی  دکمه Finish  کلیک کنید.

پس از آن، الگوی پاسخ^(Reply) خودکار شما آماده کار خواهد بود. در صورتی که می خواهید این الگو را حذف کنید، به همان  پنجره Manage Rules & Alerts  بروید و قانون را حذف کنید.^{(Manage Rules & Alerts )}

امیدوارم کمک کند.

How to create and use multiple Auto Reply templates in Outlook

If you want to set different auto-reply rules for different email senders, this article wіll help you. You can set up and use a custom automatic reply templаte in Outlоok by following this tutorіal. For thіs, you must use the Оυtlook desktoр client on your cоmputer.

Send different responses to different people

It is straightforward to set up automatic replies in Outlook. However, the problem starts when you wish to send different responses to different people simultaneously. The above-mentioned guide will let you send the same message to everyone that falls into the filter. However, if you want to use a custom Automatic Reply template, you will have to follow this guide.

How to create an Auto Reply template in Outlook

To create an Automatic Reply template in Outlook that will send different responses to different people, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on the New Email button.
3. Compose a new email without entering the recipient’s email address.
4. Click on File > Save As.
5. Select Outlook Template (*.oft) from Save as type.
6. Enter a name.
7. Click the Save button.

You will have to create a template that you want to send. For that, open the Outlook app on your computer and click on the New Email button visible in the top left corner. Following that, start composing a new email that you want to send. You can write down the subject line and body of the email. Now click on the File option and select Save As on the next page.

It will open a popup window. Expand the Save as type drop-down list and select Outlook Template (*.oft), enter a name, and click the Save button.

It will save the template. Now you can close or discard the New Email window.

How to use custom Automatic Reply template in Outlook

To use a custom Automatic Reply template in Outlook, follow these steps-

1. Open Outlook on your computer.
2. Click on File > Manage Rules & Alerts.
3. Click on New Rule.
4. Select Apply rule on messages | receive and click the Next button.
5. Select the email condition and click on Next.
6. Select reply using a specific template in the action window.
7. Click on a specific template link and select your template.
8. Click on Next and select exceptions.
9. Click the Finish button.

If you want to know more about these steps, keep reading.

At first, open Outlook on your computer and go to File > Manage Rules & Alerts.

It will open a popup window. Click on the New Rule option in the Email Rules tab.

On the next window, select Apply rule on messages | receive and click the Next button.

After that, you will have to select a condition. Let’s assume that you want to send an automatic reply to some specific people. If so, make a tick in the from people or public group checkbox.

Then, click on people or public group in the Step 2 box and select the contact list. Once done, click on the Next button. On the next window, you will have to choose the reply using a specific template option. 

Next, it is required to choose the template you created earlier. For that, select a specific template link and select the template accordingly. Then, click the Next button.

Now you can select some exceptions if you want. For instance, if you want to send the automatic reply to some specific people only when a bunch of selected words is in the email body or something like that. At last, click on the Finish button.

After that, your Automatic Reply template will be ready to work. In case you want to delete this template, go to the same Manage Rules & Alerts window, and remove the rule.

Hope it helps.

Related posts

• Auto archive در Outlook از دست رفته یا کار نمی کند

• پیام خطا در بارگذاری Outlook error در Android mobile

• نحوه بهینه سازی برنامه Outlook mobile برای گوشی شما

• نحوه ارسال یک دعوت نامه برای جلسه در Outlook

• Outlook.com ایمیل دریافت نمی کند یا ارسال نمی کند

• نمی تواند Hyperlinks را در Outlook email در ویندوز 10 باز کند

• چگونه به ایجاد و اضافه کردن Holidays به Outlook Calendar

• مشکلات راه اندازی custom domain email با Outlook

• چگونه به فعال کردن Dark Mode در OneNote or Outlook

• چگونه شروع به Word، Excel، PowerPoint، Outlook در Safe Mode

• فایل داده Remove Outlook .pst از OneDrive در Windows 10

• چگونه به صرفه جویی Email عنوان PDF در Gmail and Outlook

• چگونه به طور خودکار Forward Email در Microsoft Outlook

• نحوه ارسال ایمیل یا غیر فعال کردن حمل و نقل غیر مجاز در Outlook.com

• نحوه نصب Outlook در Web به عنوان Progressive Web App

• چگونه به درخواست Read Receipts در Microsoft Outlook

• Stop Outlook از طور خودکار اضافه کردن Calendar حوادث از ایمیل

• چگونه Outlook download تمام ایمیل ها از سرور

• Font size تغییر زمانی که پاسخ به ایمیل در Outlook در Windows 10

• Outlook نمی تواند آخرین بار شروع شود آیا می خواهید در حالت امن شروع کنید؟