Google Drive به رقیب بزرگ Microsoft Office 365 برای ذخیره سازی ابری و نرم افزار آفیس^{(storage and office software)} تبدیل شده است . یکی از دلایل محبوبیت آن این است که می توانید خیلی سریع با اصول اولیه آشنا شوید.

در حالی که یادگیری اصول اولیه ممکن است آسان باشد، بسیاری از بهترین ویژگی ها مورد توجه قرار نمی گیرند. در واقع، ده‌ها ویژگی در منوهای کاربرگ‌نگار^(Sheets) ، اسناد^(Docs) و خود گوگل درایو^{(Google Drive)} پنهان هستند . 

چه به دنبال بهبود بهره‌وری خود باشید، چه می‌خواهید بدانید چگونه سریع‌تر فایل‌ها را جستجو کنید، یا نکاتی را برای مدیریت پشتیبان‌گیری‌های ابری خود می‌خواهید، Google Drive با برخی از نکات پیشرفته ^{(Google Drive)}Google Drive قدرتمندتر خواهد شد – ما بهترین‌ها را در زیر انتخاب کرده‌ایم. .

از ابزارهای جستجوی پیشرفته استفاده کنید^{(Use Advanced Search Tools)}

یکی از بزرگترین مشکلاتی که هنگام استفاده بیشتر از Google Drive با آن مواجه خواهید شد، یافتن مجدد فایل‌ها است. خوشبختانه، Google Drive دارای برخی از توابع جستجوی پیشرفته است که می توانید از آنها برای مشخص کردن فایل ها استفاده کنید.

روی نوار جستجو کلیک کنید و ^{(search bar )}ابزارهای جستجوی بیشتر را^{(More search tools)} کلیک کنید . اکنون فهرست گسترده ای از ابزارهای موجود برای تنظیم دقیق جستجوی خود دارید. برای مثال، می‌توانید نوع فایلی را انتخاب کنید –^{(file type –)} این شامل هر چیزی از عکس‌ها و ارائه‌ها^{(Photos and presentations)} گرفته تا فایل‌ها و پوشه‌های زیپ. همچنین می توانید مالک را جستجو کنید که برای جستجوی محتوای مشترک مفید است.

این تازه شروع است. همچنین می‌توانید نتایج را بر اساس آخرین باری که فایل‌ها تغییر کرده‌اند فیلتر کنید، و همچنین می‌توانید بر اساس متن موجود در خود فایل فیلتر کنید. به عنوان مثال، اگر مقاله ای در مورد یک دستور پخت خاص نوشته اید، اما فقط یک ماده را که در مقاله نوشته اید به خاطر بسپارید، می توانید دستور غذا را فقط با تایپ خود ماده پیدا کنید.

دسترسی به سابقه و بازیابی نسخه‌های پشتیبان در Google Docs & Sheets^{(Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets)}

^{(Google Docs and Google Sheets)}با ادامه کار بر روی سند خود، Google Docs و Google Sheets به‌طور خودکار ذخیره می‌شوند. با این حال، بسیاری از مردم نمی‌دانند که می‌توانید روی همه تغییرات ذخیره‌شده در^{(All changes saved in Drive)} متن Drive کلیک کنید تا نسخه‌های قبلی را ببینید و بازیابی کنید. 

Google Drive به طور خودکار همه تغییرات را از ابتدا ثبت می کند، تا زمانی که برای اولین بار فایل را در خود Google Drive ایجاد کرده باشید . و تنها با یک دکمه می توانید نسخه های قدیمی را بازیابی کنید. از طرف دیگر، فقط در ویرایش های گذشته حرکت کنید و روی هر یک کلیک کنید تا همه تغییرات برجسته شوند.

این می‌تواند برای زمانی که متن قدیمی را که در آینده دوباره به آن نیاز دارید حذف می‌کنید، یا اگر نیاز دارید ویرایش‌های گذشته را برای هرگونه جزئیات گمشده بررسی کنید، مفید باشد. همچنین می‌توانید روی هر ویرایش قبلی کلیک کنید و نام آن را تغییر دهید تا در آینده راحت‌تر پیدا کنید و مدیریت کنید.

محدود کردن مجوزها به سلول‌های خاص در Google Sheets^{(Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets)}

اشتراک‌گذاری فایل‌های Google Sheets و Docs^{(share Google Sheets and Docs files)} برای همکاری با دیگران بسیار آسان است. فقط روی ^{(Just click)} File > Share > Get Shareable Link. با این حال، به محض اینکه مجوزها را برای هر کسی که آن پیوند را دارد تنظیم کردید تا بتواند سند شما را ویرایش کند، آنها می توانند به طور پیش فرض در هر چیزی تغییراتی ایجاد کنند.

در کاربرگ‌نگار Google^{(Google Sheets)} و امیدواریم Google Docs در آینده، بتوانید بخش‌های خاصی را به‌صورت دستی قفل کنید تا کسی جز مالک اصلی نتواند آن را ویرایش کند. این می تواند برای زمانی که روی یک سند با یک گروه بزرگ کار می کنید بسیار مفید باشد، اما به محدوده های خاصی نیاز دارید که از حذف تصادفی محافظت شود. 

برای شروع، روی ناحیه ای که می خواهید محافظت کنید کلیک کرده و بکشید، راست کلیک کنید و سپس روی Protect Range کلیک کنید . از آنجا، یک پنل جدید در سمت راست صفحه نمایش شما باز می شود. محدوده را توضیح دهید تا بتوانید بعداً متوجه شوید که چیست و سپس روی تنظیم مجوزها^{(Set permissions)} کلیک کنید . 

اکنون می توانید محدوده را طوری تنظیم کنید که فقط توسط مالک قابل ویرایش باشد و برای ستون ها و ردیف های پین شده مفید باشد. یا می‌توانید مجوزهایی را برای افراد خاص از طریق ایمیل تنظیم کنید، که اگر می‌خواهید صفحات یا ردیف‌های خاصی را برای کارهای مختلف قفل کنید مفید است.

به سرعت محتوای جدید با لینک های سریع ایجاد کنید^{(Quickly Create New Content With Quick Links)}

اگر می‌خواهید به سرعت سندی را بدون بازدید از Google Drive و مرور رابط کاربری ایجاد کنید، می‌توانید با تایپ آدرس زیر در نوار آدرس مرورگر^{(browser address bar)} خود در زمان خود صرفه‌جویی کنید . قبل از انجام این کار  مطمئن شوید که به حساب Google مناسب وارد شده اید.^{(Google account)}

• Doc.new – پروژه جدید Google Docs
• Sheets.new – پروژه جدید Google Sheets
• Presentation.new – ارائه جدید گوگل
• Sites.new – پروژه جدید Google Sites

بعد از اینکه فقط یک بار از این پیوندها استفاده کردید، زمانی که آنها را در نوار آدرس مرورگر^{(browser address bar)} خود تایپ کنید دوباره به عنوان پیشنهاد ظاهر می شوند . بنابراین ایجاد یک سند جدید می تواند به آسانی تایپ D در نوار آدرس مرورگر شما باشد. 

فقط به یاد داشته باشید، اگر می خواهید فایل های خود را کمی بهتر سازماندهی کنید، باید بعداً سند را به یک پوشه منتقل کنید.

تبدیل Word به PDF یا PDF به Word Document^{(Convert Word To PDF Or PDF To Word Document)}

پس از اتمام کار با یک سند Google Docs^{(Google Docs document)} ، می توانید آن را به راحتی به PDF تبدیل کنید. به سادگی روی ^{(Simply click)} File > Download > PDF کلیک کنید . همچنین گزینه‌های زیادی در اینجا برای سایر قالب‌های فایل، از جمله متن ساده^{(plain text)} ( txt .)، انتشارات EPUB^{(EPUB publication)} ( .epub ) و فایل Microsoft Word^{(Microsoft Word file)} ( docx .) وجود دارد.

همچنین می‌توانید با آپلود یک فایل PDF^{(.PDF file)} . در درایو خود و سپس کلیک بر روی آن، پیش‌نمایش را برعکس انجام دهید و روی Open With Google Docs کلیک کنید . نتیجه ای که در Google Docs دریافت می کنید به نحوه ایجاد ^{(Google Docs)}فایل PDF^{(.PDF file)} . بستگی دارد ، اما گاهی اوقات می توانید متن را در PDF ویرایش کنید و همچنین سایر عناصر را ویرایش کنید. 

گاهی اوقات، واردات ممکن است فقط به عنوان یک صفحه خالی نشان داده شود. این معمولاً در صورتی اتفاق می‌افتد که یک تصویر به PDF تبدیل شده باشد. پس از اتمام ویرایش، کافی است روی File < Download کلیک کنید و نوع فایل مناسبی را انتخاب کنید.

به راحتی نقشه ها یا نمودارها را ایجاد کنید^{(Create Drawings Or Diagrams Easily)}

اگر به گرافیک دقیق نیاز دارید ، احتمالاً بهتر است از یک ابزار شخص ثالث استفاده^{(party tool)} کنید، اما اگر باید سریع عمل کنید، کلیک کردن بر روی Insert < Drawing < New می تواند راهی سریع برای ایجاد یک طراحی باشد.

ابزارهایی برای طراحی، ایجاد اشکال اولیه، اضافه کردن متن و وارد کردن تصاویر دیگر به شما داده می شود. حتی ابزارهایی برای تغییر موقعیت و اندازه^{(position and size)} اشکال و ردیف کردن اشکال برای تقارن وجود دارد. پس از انجام این کار، می توانید روی ذخیره و بستن^{(save and close)} کلیک کنید و به سند شما وارد می شود. این ویژگی در کل مجموعه برنامه های Google Drive در دسترس است.^{(Google Drive apps)}

6 Advanced Google Drive Tips You May Not Know About

Google Drive has become a big competitor to Microsoft Office 365 for both cloud storage and office software. One of the reasons for its popularity is because you can get to grips with the basics very quickly.

Whilst the basics may be easy to learn, many of the best features go unnoticed. In fact, there are dozens of features hidden within the menus of Sheets, Docs, and Google Drive itself. 

Whether you’re looking to improve your productivity, want to know how to search for files quicker, or want tips for managing your cloud backups, Google Drive will be more powerful with some advanced Google Drive tips – we’ve picked out the best below.

Use Advanced Search Tools

One of the biggest issues you’ll hit when using Google Drive more frequently is finding files again. Thankfully, Google Drive has some advanced search functions you can use to pinpoint files.

Click the search bar and click More search tools. You now have an extensive list of tools available for fine tuning your search. For example, you can choose a file type – this includes anything from Photos and presentations to .zip files and folders. You can also search for owner, useful for searching shared content.

That’s just the beginning. You can also filter results by the last time files were modified, and also filter by text found within the file itself. For example, if you wrote an article about a specific recipe, but just remember a single ingredient you wrote within the article, you can find the recipe just by typing the ingredient itself.

Access History & Restore Backups In Google Docs & Sheets

Google Docs and Google Sheets will automatically save as you continue to work on your document. However, many people aren’t aware that you can click on the All changes saved in Drive text to see and restore past revisions. 

Google Drive will automatically log all changes since the beginning of time, so long as you first created the file on Google Drive itself. And with just a single button you can restore older versions. Alternatively, just scroll through past revisions and click on each one to have all changes highlighted.

This can be useful for when you scrap old text that you need again in the future, or if you need to check past edits for any missing details. You can also click on any previous revision and rename it so that it’s easier to find and manage in the future.

Restrict Permissions To Certain Cells In Google Sheets

It’s very easy to share Google Sheets and Docs files to collaborate with others. Just click File > Share > Get Shareable Link. However, as soon as you set the permissions for anybody with that link to be able to edit your document, they can make changes to absolutely anything by default.

In Google Sheets, and hopefully Google Docs in the future, you can manually lock down certain sections so that nobody but the original owner can edit it. This could be very beneficial for when you’re working on a document with a big group, but need certain ranges protected from accidental deletion. 

To start, click and drag the area you’d like to protect, right click and then click Protect Range. From there, a new panel will open on the right side of your screen. Give the range a description so you can understand what it is later, and then click Set permissions. 

You can now set the range to be only be editable by the owner, useful for pinned columns and rows. Or you can set permissions for specific people via email, useful if you want to lock down certain pages or rows for different tasks.

Quickly Create New Content With Quick Links

if you want to quickly create a document without visiting Google Drive and going through the user interface, you can save time by typing the following address into your browser address bar. Make sure you’re signed into the right Google account before doing this. 

• Doc.new – New Google Docs project
• Sheets.new – New Google Sheets project
• Presentation.new – New Google Presentation
• Sites.new – New Google Sites project

After using these links just once, they’ll appear as suggestions again when you next type them into your browser address bar. So creating a new document could be as easy as typing D into your browser address bar. 

Just remember, you’ll need to move the document to a folder later if you’d like to organize your files a little better.

Convert Word To PDF Or PDF To Word Document

Once you’ve finished with a Google Docs document, you can turn it into a PDF very easily. Simply click File > Download > PDF. There are also many options here for other file formats, including plain text (.txt), an EPUB publication (.epub) and a Microsoft Word file (.docx).

You can also do it the other way around by uploading a .PDF file to your drive, and then clicking it to open the preview, and click Open With Google Docs. The result you get in Google Docs will depend on how the .PDF file was created, but sometimes you will be able to edit the text within the PDF and also edit other elements. 

Sometimes, the import may just show up as a blank page. This usually happens if an image has been converted to a PDF. After you’ve finished with editing, just click File < Download and choose a suitable file type.

Create Drawings Or Diagrams Easily

It’s probably best to use a third party tool if you need detailed graphics, but if you need to be quick, clicking Insert < Drawing < New can be a fast way to create a drawing.

You are given the tools to draw, create basic shapes, add text, and import other images too. There are even tools for changing the position and size of shapes and lining up shapes for symmetry. Once you’ve done, you can click save and close and it will be imported to your document. This feature is available throughout the whole Google Drive apps suite.

Related posts

• نحوه استفاده از Google Calendar: 10 Pro Tips

• 8 Google Search Tips: همیشه پیدا کردن آنچه شما Looking شما برای

• نحوه ایجاد Business Card در Google Drive

• Application Launcher برای Google Drive Works

• چگونه به Fix Google Drive Backup and Sync کار نمیکند

• نحوه استفاده از لیست Google Sheets Drop Down

• چگونه می توان یک Google Form: یک Complete Guide

• چه آیا Google App & How به استفاده از آن

• چگونه Export and Import Chrome Bookmarks

• 9 نکته مفید نحوه استفاده از Google Translate

• نحوه ایجاد Line Graph در صفحات Google

• 9 Hidden ویژگی های در Google Maps شما باید بررسی کنید

• 7 Best Gmail Add-Ons

• 10 نکته و کاربرد برتر دستیار Google برای آسان‌تر کردن زندگی

• Software Reporter Tool در Chrome and How برای غیرفعال کردن آن چیست؟

• چگونه به ارسال Private Emails در Gmail

• چگونه برای رسیدن به Inbox Zero در Gmail

• چگونه به Backup Google Chrome History

• چگونه Filter در صفحات Google

• چگونه به تغییر Default Google Account