آیا تا به حال شده که به اشتباه ایمیلی ارسال کرده و فوراً از آن پشیمان شوید؟ اگر کاربر Outlook هستید، می توانید اشتباه خود را لغو کنید. در اینجا نحوه فراخوانی ایمیل در Outlook آورده شده است.^{(Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.)}

مواقع خاصی وجود دارد که با عجله دکمه ارسال را فشار می دهیم و ایمیل های ناقص یا اشتباه ارسال می کنیم. این اشتباهات بسته به میزان جدیت رابطه بین شما و گیرنده می تواند منجر به عواقب شدید شود. اگر کاربر Outlook هستید ، ممکن است هنوز فرصتی وجود داشته باشد که با یادآوری ایمیل، چهره خود را ذخیره کنید. همچنین نحوه روشن کردن Microsoft Outlook Dark Mode^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)} را بخوانید. همچنین نحوه روشن کردن^{(how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode)} Microsoft Outlook Dark Mode را بخوانید. اگر شرایط خاصی برآورده شد و اقدام به موقع انجام شد، می‌توانید فقط با چند کلیک ایمیل را در Outlook جایگزین یا فراخوانی^{(recall an email in Outlook )} کنید. .

چگونه یک ایمیل را در Outlook به یاد بیاوریم؟

شرایط جایگزینی یا فراخوانی ایمیلی که در Outlook ارسال کرده اید^{(Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook)}

حتی اگر فرآیند پس گرفتن  یا جایگزینی ایمیل در Outlook^{(retract or replace an email in Outlook)} بسیار آسان است و با چند کلیک انجام می شود، این ویژگی تنها در صورت رعایت چند شرط قابل استفاده است. قبل از پرش از مراحل، بیایید شرایط مطلوب برای فراخوانی یا جایگزینی ایمیل را بررسی کنیم:

1. هم شما و هم کاربر دیگر باید یک حساب کاربری Microsoft Exchange یا Office 365 داشته باشید.
2. شما باید از Outlook در ویندوز^(Windows) خود استفاده کنید . ویژگی فراخوان برای کاربران Outlook در ^(Outlook)مک^(Mac) یا وب^(Web) در دسترس نیست .
3. حفاظت اطلاعات Azure^{(Azure Information Protection)} نباید از پیام گیرنده محافظت کند.
4. ایمیل باید توسط گیرنده در صندوق ورودی خوانده نشود. اگر ایمیل با قوانین، فیلترهای هرزنامه یا هر فیلتر دیگری در صندوق ورودی گیرنده خوانده یا فیلتر شود، ویژگی فراخوان کار نخواهد کرد.

اگر همه شرایط بالا مساعد باشد، احتمال زیادی وجود دارد که بتوانید  یک ایمیل را در Outlook با دنبال کردن مراحل زیر به یاد بیاورید:^{(recall an email in Outlook by following the steps below:)}

این روش توسط کاربران Outlook 2007 ، Outlook 2010 ، Outlook 2013 ، Outlook 2016 ، و Outlook 2019 و Office 365 و کاربران Microsoft Exchange قابل استفاده است.

1. گزینه ' Sent Items ' را پیدا کرده و برای باز کردن آن کلیک کنید.

2. پیامی را^{(Open the message)} که می خواهید جایگزین یا فراخوانی کنید، با دوبار کلیک کردن روی آن باز کنید. این ویژگی برای هیچ پیامی در صفحه خواندن^{(Reading Pane)} در دسترس نخواهد بود .

3. روی " اقدامات^(Actions) " در تب پیام^(Message) کلیک کنید. یک منوی کشویی ظاهر می شود.

4. روی ' Recall the message ' کلیک کنید.

5. کادر محاوره‌ای « یادآوری^(Recall) پیام» ظاهر می‌شود. می توانید یکی از دو گزینه موجود در کادر را انتخاب کنید. اگر به سادگی می خواهید ایمیل خود را از صندوق ورودی گیرنده حذف کنید، گزینه " حذف کپی های خوانده نشده این پیام^{(Delete unread copies of this message)} " را انتخاب کنید. همچنین می توانید با انتخاب گزینه " حذف کپی های خوانده نشده و جایگزینی با یک پیام جدید^{(Delete unread copies and replace with a new message)} " ایمیل جدیدی را جایگزین کنید.

6. کادر " به من بگو آیا فراخوان موفقیت آمیز است یا ناموفق برای هر گیرنده^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)} " را علامت بزنید تا بدانید که آیا تلاش برای فراخوانی و جایگزینی شما موفقیت آمیز بوده است یا خیر. روی OK کلیک کنید .

7. اگر گزینه دوم را انتخاب کنید، پنجره ای با پیام اصلی شما باز می شود. می توانید محتویات ایمیل خود را به دلخواه تغییر داده و تغییر دهید و سپس آن را ارسال کنید.

اگر گزینه فراخوان را دریافت نکردید، این احتمال وجود دارد که یکی از شرایط بالا برآورده نشود. به محض اینکه متوجه اشتباه خود شدید ، ایمیل را در Outlook به خاطر بیاورید زیرا این یک مسابقه با زمان است و اینکه گیرندگان پیام را خوانده اند یا خیر. ^(Outlook)اگر ایمیل را برای چند کاربر ارسال کردید، تلاش برای فراخوانی برای همه کاربران نیز انجام خواهد شد. نمی‌توانید گزینه‌های فراخوان را برای کاربران منتخب در Outlook انتخاب کنید .

همچنین بخوانید: ^{(Also Read:)} چگونه یک حساب ایمیل جدید Outlook.com ایجاد کنیم؟^{(How to Create a New Outlook.com Email Account?)}

پس از یادآوری یا جایگزینی یک ایمیل در Outlook چه اتفاقی خواهد افتاد؟^{(What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?)}

بعد از اینکه تلاش خود را انجام دادید، موفقیت یا شکست به شرایط و عوامل خاصی بستگی دارد. اگر در کادر محاوره‌ای گزینه « به من بگو اگر فراخوان موفقیت‌آمیز است یا ناموفق است^{(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)} » را علامت زده باشید، از موفقیت یا شکست مطلع می‌شوید . در شرایط ایده آل، گیرنده متوجه نخواهد شد که پیامی از صندوق ورودی او فراخوان شده است. اگر « پردازش خودکار درخواست‌های جلسه و پاسخ به درخواست‌های جلسه^{(Automatically process meeting requests and responses to meeting requests)} » در سمت گیرنده فعال باشد، دیگر لازم نیست نگران چیزی باشید. اگر غیرفعال باشد، گیرنده اعلانی برای عمل فراخوان پیام دریافت می کند. اگر ابتدا اعلان کلیک شود، پیام فراخوانی می شود، اما اگر ابتدا صندوق ورودی باز شود و کاربر پیام شما را باز کند، فراخوانی ناموفق خواهد بود.

جایگزینی برای یادآوری یا جایگزینی یک پیام در Outlook^{(An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook)}

هیچ تضمینی برای موفقیت در هنگام یادآوری یک پیام در Outlook وجود ندارد. ممکن است هر بار که مرتکب اشتباه می شوید شرایط لازم برآورده نشود. می تواند پیام اشتباهی را به گیرندگان برساند و شما را غیرحرفه ای جلوه دهد. می توانید از جایگزین دیگری استفاده کنید که در آینده بیشتر از آن مفید باشد.

تاخیر در ارسال ایمیل در Outlook^{(Delay Sending Emails in Outlook)}

اگر فردی مسئولیت پذیر هستید، ارسال پیام های پر از خطا می تواند بر تصویر شما تأثیر منفی بگذارد. می توانید زمان ارسال ایمیل در Outlook را به تعویق بیندازید تا زمان لازم برای اصلاح اشتباهات خود را داشته باشید. این کار با نگه داشتن ایمیل‌ها در Outlook Outbox برای مدت معینی قبل از ارسال آنها به کاربر نهایی دیگر انجام می‌شود. 

1. به تب File بروید.

2. گزینه Manage Rules and Alerts را^{(Manage Rules and Alerts option)} در زیر بخش اطلاعات در Manage Rules and Alerts انتخاب کنید.

3. روی تب 'Email Rules ' کلیک کنید و ' New rule ' را انتخاب کنید . 

4. به بخش " شروع از یک قانون خالی^{(Start from a blank rule)} " در Rules Wizard بروید . روی^(Click) " اعمال قانون در پیامی که می فرستم^{(Apply rule on message I send)} " کلیک کنید و روی " بعدی^(Next) " کلیک کنید .

5. در لیست « انتخاب اقدام(ها) » « ^{(Select action(s))}تعویق تحویل چند دقیقه^{(Defer delivery by a number of minutes)} » را انتخاب کنید .

6. تعدادی از" در لیست " ویرایش شرح قانون^{(Edit rule description)} " را انتخاب کنید.

7. تعداد دقایقی را که می خواهید ایمیل شما با تاخیر مواجه شود را در کادر " تحویل معوق^{(Deferred Delivery)} " تایپ کنید. شما می توانید حداکثر 120 دقیقه را انتخاب کنید. روی Next کلیک کنید^(Click) .

8. هر استثنایی را که می خواهید انتخاب کنید و روی " بعدی^(Next) " کلیک کنید .

9. در کادر " یک نام برای این قانون^{(Specify a name for this rule)} " نامی به قانون خود بدهید. کادر " روشن کردن این قانون^{(Turn on this rule)} " را علامت بزنید و روی " پایان^(Finish) " کلیک کنید . 

10. برای اعمال تغییرات بر روی OK کلیک کنید.^(OK)

با تأخیر فقط پیام خاص در زمان نوشتن:^{(By delaying just the particular message at the time of composing:)}

• در حین نوشتن پیام، به برگه « گزینه‌ها^(Options) » بروید و « تاخیر تحویل^{(Delay Delivery)} » را انتخاب کنید . 
• در کادر گفتگوی « Properties^(Properties) » گزینه « Do not deliver before » را انتخاب کنید.
• تاریخ و ساعت^{(date and time)} مورد نظر برای ارسال پیام را انتخاب کنید و پنجره را ببندید.

توصیه شده:^{(Recommended:)}

• رفع همگام نشدن Outlook در اندروید^{(Fix Outlook not syncing on Android)}
• نحوه ارسال دعوتنامه تقویم در Outlook^{(How to Send a Calendar Invite in Outlook)}
• چگونه صف چاپ را در ویندوز 10 پاک کنیم؟^{(How To Clear Print Queue In Windows 10?)}
• چگونه در هر گوشی اندرویدی ویدیوهای اسلوموشن ضبط کنیم؟^{(How to Record Slow-motion Videos on Any Android Phone?)}

امیدواریم این راهنما مفید بوده باشد و بتوانید ایمیلی را در Outlook به خاطر بیاورید^{(recall an email in Outlook)} . به محض اینکه متوجه شدید اشتباه کرده اید از گزینه فراخوان استفاده کنید. همچنین اگر تمایل زیادی به مقابله با خطا دارید، می‌توانید با دنبال کردن مراحل بالا پیام خود را به تأخیر بیندازید. اگر به هر حال نمی‌توانید ایمیلی را در Outlook جایگزین یا به خاطر بیاورید^{(recall an email on Outlook)} ، از گیرندگان مربوطه عذرخواهی کنید و ایمیل دیگری با پیام صحیح ارسال کنید. 

How to Recall an Email in Outlook? Unsend Emails

Have you ever sent an email by mistake and instantly regretted it? If you are an Outlook user, then you can undo your mistake. Here is how to recall an email in Outlook.

There are certain times where we press the send button in haste and send incomplete or wrong emails. These mistakes can lead to severe repercussions depending upon the level of seriousness of the relationship between you and the recipient. If you are an Outlook user, then there still might be a chance to save your face by recalling the email. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. Also read how to turn on Microsoft Outlook Dark Mode.. You can replace or recall an email in Outlook in just a few clicks if certain conditions are satisfied and the action is made on time.

How to Recall an Email in Outlook?

Conditions to Replace or Recall an email that you sent in Outlook

Even though the process to retract or replace an email in Outlook is very easy and can be done in a few clicks, the feature can be used only if a few conditions are satisfied. Before jumping on the steps, let’s check the favorable conditions for recalling or replacing an email:

1. Both you and the other user must have a Microsoft Exchange or an Office 365 account.
2. You must be using Outlook in your Windows. The recall feature is unavailable for Outlook users on Mac or Web.
3. Azure Information Protection must not protect the recipient’s message.
4. The email should be unread by the recipient in the inbox. The recall feature will not work if the email is read or filtered by rules, spam filters, or any other filters in the recipient’s inbox.

If all the above conditions are favorable, then there is a high possibility that you can recall an email in Outlook by following the steps below:

This method can be used by users on Outlook 2007, Outlook 2010, Outlook 2013, Outlook 2016, and Outlook 2019 and Office 365 and Microsoft Exchange users.

1. Find the ‘Sent Items’ option and click to open it.

2. Open the message you want to replace or recall by double-clicking it. The feature will not be available for any message on the Reading Pane.

3. Click on ‘Actions’ on the Message tab. A drop-down menu will appear.

4. Click on ‘Recall the message.’

5. The ‘Recall the message’ dialog box will appear. You can choose one of the two options available in the box. If you simply want to remove your email from the recipient’s inbox, then choose the ‘Delete unread copies of this message’ option. You can also replace the email with a new one by choosing the ‘Delete unread copies and replace with a new message’ option.

6. Check the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ box to know if your recall and replace attempts were successful or not. Click on OK.

7. If you choose the latter option, then a window with your original message will open. You can change and modify the contents of your email to your liking and then send it.

If you don’t get the recall option, then there is a possibility that one of the above conditions is not satisfied. Recall the email in Outlook as soon as you realize your mistake as it’s a race against the time and whether the recipients have read the message or not. If you sent the email to multiple users, then the recall attempt will also be made for all the users. You can’t choose the recall options for selected users in Outlook.

Also Read: How to Create a New Outlook.com Email Account?

What will happen after recalling or replacing an Email in Outlook?

After you have made your efforts, the success or failure will depend on specific conditions and factors. You would be notified of the success or failure if you had checked the ‘Tell me if recall succeeds or fails for each recipient’ option in the dialog box. Under ideal conditions, the recipient won’t know that a message was recalled from his/her inbox. If the ‘Automatically process meeting requests and responses to meeting requests’ is enabled on the recipient’s side, then you don’t have to worry about anything. If it is disabled, then the recipient will get a notification for the message recall action. If the notification is clicked first, then the message will be recalled, but if the inbox is opened first and the user opens your message, the recall will be unsuccessful.

An alternative to Recalling or Replacing a Message in Outlook

There is no guarantee of success when recalling a message in Outlook. The necessary conditions may not be satisfied every time you make a mistake. It can convey a wrong message to the recipients and make you look unprofessional. You can use another alternative that will be more than helpful in the future.

Delay Sending Emails in Outlook

If you are a person of responsibility, then sending error-filled messages can negatively impact your image. You can delay the time for sending an email in Outlook so that you have the time to correct your mistakes. This is done by keeping the emails in the Outlook Outbox for a certain amount of time before finally sending them to the other end-user. 

1. Go to the File tab.

2. Select ‘Manage Rules and Alerts option’ under the info section in ‘Manage Rules and Alerts.’

3. Click on the ‘Email Rules’ tab and choose ‘New rule.’ 

4. Go to the ‘Start from a blank rule’ section in the Rules Wizard. Click on ‘Apply rule on message I send’ and click ‘Next.’

5. Choose ‘Defer delivery by a number of minutes’ in the ‘Select action(s)’ list.

6. Choose a number of’ in the ‘Edit rule description’ list.

7. Type the number of minutes you want your email to be delayed in the ‘Deferred Delivery’ box. You can choose a maximum of 120 minutes. Click on Next.

8. Choose any exceptions you desire and click ‘Next.’

9. Give a name to your rule in the ‘Specify a name for this rule’ box. Check the ‘Turn on this rule’ box and click ‘Finish.’ 

10. Click on OK to apply the changes.

By delaying just the particular message at the time of composing:

• While composing the message, go to the ‘Options’ tab and choose ‘Delay Delivery.’ 
• Select the ‘Do not deliver before’ option in the ‘Properties’ dialog box.
• Choose the date and time you want the message to be sent and close the window.

Recommended:

• Fix Outlook not syncing on Android
• How to Send a Calendar Invite in Outlook
• How To Clear Print Queue In Windows 10?
• How to Record Slow-motion Videos on Any Android Phone?

We hope this guide was helpful and you were able to recall an email in Outlook. Use the recall option as soon as you realize you’ve made a mistake. You can also choose to delay your message by following the steps above if you tend to deal with the error a lot. If, anyhow, you cannot replace or recall an email on Outlook, then send an apology to the respective recipients and send another email with the correct message. 

Related posts

• چگونه Sync Google Calendar با Outlook

• چگونه به بازیابی Data Corruption Issues در Microsoft Outlook

• چگونه به ارسال یک Calendar Invite در Outlook

• چگونه Any ASPX File را باز کنیم (Convert ASPX به PDF)

• چگونه برای تبدیل Word به JPEG (3 Ways)

• Fix Excel در حال انتظار برای برنامه دیگری برای تکمیل یک OLE action

• نحوه درج یک خط در Word

• نحوه تغییر رنگ سند سند در برنامه های Microsoft Office

• چگونه به رمز در آوردن Emails در Microsoft Outlook app and Outlook.com

• چگونه برای بازگرداندن فونت های حذف شده در Microsoft Office

• Copy Paste در Windows 10 کار نمی کند؟ 8 Ways به آن را ثابت!

• نحوه تغییر زبان حساب کاربری مایکروسافت، Outlook، Office Online و غیره

• دانلود Grammarly رایگان برای Firefox، Chrome، Microsoft Office

• Create فرم های قابل انعطاف در Microsoft Word

• نحوه روشن کردن حالت تاریک Microsoft Outlook

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• نحوه تنظیم تصویر پس زمینه برای Microsoft Word

• چگونه به حذف Password از Excel File

• چگونه Copy and Paste Values Without formulas در Excel

• Fix Microsoft Office در Windows 10 باز نمی شود