یکی از رایج‌ترین مزاحمت‌هایی که افراد در اکسل^(Excel) به آن اشاره می‌کنند، برخورد با نحوه قالب‌بندی اعداد و متن در سلول‌ها است. به خصوص زمانی که اعداد به طور ناخواسته در یک صفحه گسترده در قالب متن وارد می شوند، آزاردهنده است.

وقتی این اتفاق می‌افتد، محاسبات و فرمول‌های مختلف کاملاً درست کار نمی‌کنند یا ممکن است اصلاً کار نکنند. 

در این مقاله یاد خواهید گرفت که چگونه تشخیص دهید که ستون یا ردیفی از اعداد واقعاً به عنوان متن قالب بندی شده اند و چگونه متن را به اعداد تبدیل کنید تا دوباره در فرمول ها و محاسبات کار کنند. این یکی از نکات اساسی اکسل^{(basic Excel tips)} است که همه باید بدانند.

داده سلولی متن است یا اعداد؟

راه های مختلفی وجود دارد که می توانید ببینید آیا تعداد یا مجموعه ای از اعداد در یک ستون یا ردیف به صورت متن در اکسل^(Excel) قالب بندی شده است یا خیر .

ساده ترین راه این است که سلول را انتخاب کنید، منوی Home را انتخاب کنید و در زیر گروه ^(Home)Number در نوار، به فرمت شماره نمایش داده شده در کادر بازشو توجه کنید.

اگر کادر کشویی "متن" را نشان می دهد، می دانید که سلول به صورت متن قالب بندی شده است. اگر می‌خواهید با استفاده از فرمول‌های اکسل ^{(Excel formulas)}محاسبات عددی^{(numerical calculations)} را روی سلول انجام دهید ، ابتدا باید آن را تبدیل کنید.

در موردی که شخصی اعداد را در قالب متن با استفاده از آپوستروف در سلول وارد کرده باشد، مثلث کوچک سبز رنگی را مشاهده می کنید که نشان می دهد مقدار به عنوان متن وارد شده است.

توجه^(Note) : قبل از ورود به سلول با آپستروف، قالب بندی سلول را بر اساس متن وادار می کند.

اگر با استفاده از یکی از روش‌های بالا متوجه شده‌اید که داده‌های عددی در صفحه اکسل^(Excel) در قالب متن وارد می‌شوند، می‌توانید از یکی از روش‌های زیر برای تبدیل آن متن به اعداد استفاده کنید.

1. تبدیل به شماره

اگر نیاز به تبدیل داده‌های وارد شده به اکسل^(Excel) با آپوستروف دارید، می‌توانید به راحتی با استفاده از گزینه Convert to Number آن‌ها را به فرمت عددی تبدیل کنید.

1. ابتدا^(First) سلول هایی را که می خواهید به فرمت عددی تبدیل کنید، انتخاب کنید. مشاهده خواهید کرد که یک الماس زرد در نزدیکی قسمت انتخابی با یک علامت تعجب در وسط ظاهر می شود.

2. این نماد را انتخاب کنید. از منوی بازشو، Convert to Number را انتخاب کنید . 

این همه اعداد مبتنی بر متن را که انتخاب کرده‌اید به قالب داده‌های عددی  عمومی به‌روزرسانی می‌کند.^(General)

وقتی همه اعداد انتخابی شما از تراز چپ به راست تراز در سلول ها تغییر می کنند، متوجه خواهید شد که کار می کند.

2. استفاده از متن به ستون

یکی دیگر از راه های آسان برای تبدیل متن به اعداد در اکسل^(Excel) ، تبدیل یک ستون کل مقادیر به طور همزمان است. می توانید این کار را با استفاده از ویژگی Text to Column انجام دهید .

1. کل ستون داده ای را که می خواهید از متن به عدد تبدیل کنید، انتخاب کنید.

2. Data را از منو انتخاب کنید و سپس Text to Columns را^{(Text to Columns)} در بخش Data Tools از نوار انتخاب کنید.

3. در پنجره Wizard ، Delimited پیش فرض را انتخاب کرده و Next را انتخاب کنید . 

4. در صفحه بعدی Wizard ، Tab پیش فرض را انتخاب کنید و دوباره Next را انتخاب کنید.

5. در نهایت، در آخرین صفحه از Wizard ، مطمئن شوید که General در Column data format انتخاب شده است . برای فیلد مقصد^{(Destination)} ، می‌توانید ستون جدیدی را انتخاب کنید که می‌خواهید داده‌های عددی در آن قرار گیرند، یا فقط ستون انتخابی فعلی را همانطور که هست نگه دارید. Finish را انتخاب کنید .

اکنون همه داده های شما به مقادیر عددی تبدیل می شوند که می توانید از آنها در فرمول ها و محاسبات اکسل استفاده کنید.^(Excel)

توجه^(Note) : متوجه خواهید شد که قالب بندی سلول واقعی از Text به General تغییر نمی کند حتی اگر خود مقادیر اکنون به عنوان اعداد استفاده شوند. با این حال، اگر ستون خروجی خود را روی یک ستون جدید تنظیم کنید، متوجه خواهید شد که قالب بندی ستون جدید روی General تنظیم شده است . این فقط یک مسئله زیبایی است و بر نحوه رفتار اعداد در ستون قالب بندی شده « متن » تأثیری ندارد.^(Text)

3. تغییر فرمت سلول

ساده‌ترین و سریع‌ترین راه برای تبدیل متن به اعداد در اکسل^(Excel) ، تغییر قالب‌بندی سلول از منوی Home است.^(Home)

برای انجام این:

1. تمام سلول هایی را که می خواهید تبدیل کنید انتخاب کنید. اگر می‌خواهید تمام سلول‌های یک ستون را تبدیل کنید، می‌توانید یک ستون کامل را انتخاب کنید (سرصفحه را شامل نشود).

2. منوی Home را انتخاب کنید و در گروه Number در نوار، کادر کشویی را با Text در آن انتخاب کنید. 

3. فهرستی از قالب‌ها را برای انتخاب مشاهده خواهید کرد. برای تبدیل به فرمت شماره ، General را انتخاب کنید . یا اگر می‌خواهید آن قالب‌های عددی خاص روی داده‌های عددی شما اعمال شود ، می‌توانید شماره^(Number) ، ارز^(Currency) ، حسابداری یا درصد را انتخاب کنید.^(Accounting)

4. استفاده از مقادیر چسباندن

اگر نیاز دارید سلول های متنی حاوی اعداد را به یک سلول یا ستون جدید منتقل کنید، می توانید از ویژگی Paste Special استفاده کنید.

1. گروهی از سلول های خالی را که می خواهید خروجی داده های عددی خود را در آن قرار دهید انتخاب کنید. از منوی باز شده گزینه Format Cells را انتخاب کنید.

2. در پنجره باز شده مطمئن شوید که General به عنوان قالب شماره انتخاب شده است و OK را انتخاب کنید .

3. کل ستون سلول هایی را که می خواهید از متن به اعداد تبدیل کنید انتخاب کنید، کلیک راست کرده و Copy را انتخاب کنید .

4. اولین سلول را در ستون خالی که قالب بندی کرده اید انتخاب کنید، روی سلول راست کلیک کرده و Paste Values ​​را انتخاب کنید . همه اعداد قالب‌بندی شده متنی را خواهید دید که در قالب شماره عمومی^(General) جای‌گذاری شده‌اند .

این کار به این دلیل کار می‌کند که وقتی Paste Values ​​را انتخاب می‌کنید ، فقط مقادیر سلول مبدا را جای‌گذاری می‌کند و نه قالب‌بندی سلول اصلی. در عوض، از قالب‌بندی سلول مقصد استفاده می‌کند که در قسمت اول این فرآیند پیکربندی کرده‌اید.

5. استفاده از تابع VALUE

یک تابع ویژه در اکسل^(Excel) وجود دارد که یک عدد فرمت شده به عنوان متن را به یک مقدار عددی تبدیل می کند. این تابع VALUE است.

برای استفاده از این تابع، سلولی را که می‌خواهید عدد تبدیل شده در آن قرار گیرد انتخاب کنید و تایپ کنید:

=VALUE(G2)

سلولی را که شماره ای را که می خواهید تبدیل کنید، جایگزین «G2» کنید. اگر در حال تبدیل یک ستون کامل از اعداد هستید، فقط با اولین سلول شروع کنید.

Enter را فشار دهید و خواهید دید که شماره با فرمت متنی به شماره با فرمت عمومی تبدیل شده است. 

سپس می توانید بقیه ستون خالی را تا انتهای آن ستون پر کنید و فرمول VALUE بقیه سلول های ستون اصلی را نیز تبدیل می کند.

پس از استفاده از هر یک از این گزینه‌ها برای قالب‌بندی مجدد شماره‌های خود، ممکن است لازم باشد داده‌های سلولی را پس از اعمال قالب‌بندی جدید به‌روزرسانی کنید. 

همانطور که می بینید، روش های مختلفی برای تبدیل متن به اعداد در اکسل^(Excel) وجود دارد. گزینه ای که انتخاب می کنید بستگی به جایی دارد که می خواهید خروجی را قرار دهید. همچنین بستگی به این دارد که آیا ترجیح می دهید از کپی و چسباندن، فرمول های اکسل یا گزینه های منو استفاده کنید.^(Excel)

در نهایت، هر یک از این انتخاب ها نتیجه نهایی یکسانی را برای شما به ارمغان می آورد.

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

Оne of the most common annoyances that people cite with Excel is dealing with how numbers and text are formatted in cells. It’s especially annоying when numbers inadvertently get entered into a spreadshеet in text format.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

Related posts

• 4 روش برای تبدیل Excel به Google Sheets

• املای سریع اعداد در Word و Excel

• 3 روش برای تقسیم سلول در اکسل

• نحوه حذف خطوط خالی در اکسل

• Microsoft Outlook باز نمی شود؟ 10 راه برای رفع

• چرا باید از محدوده های نامگذاری شده در اکسل استفاده کنید؟

• نحوه استفاده از تابع PMT در اکسل

• نحوه جابجایی ستون ها در اکسل

• نحوه ادغام داده ها در چندین فایل اکسل

• نحوه درج سریع چند ردیف در اکسل

• نحوه درج کاربرگ اکسل در Word Doc

• نحوه استفاده از مراجع مطلق در اکسل

• نحوه استفاده از دستورات If و Nested If در اکسل

• از Spike برای برش و چسباندن چندین مورد متنی در Word استفاده کنید

• 9 روش برای باز کردن یک سند Word بدون Word

• نحوه ایجاد چندین لیست کشویی لینک شده در اکسل

• 2 روش برای استفاده از تابع Transpose اکسل

• 4 روش برای استفاده از علامت چک در اکسل

• نحوه درج CSV یا TSV در کاربرگ اکسل

• متن را بدون قالب بندی در Word بچسبانید