^(Mail)ادغام نامه یک ویژگی مایکروسافت ورد^{(Microsoft Word)} است که به شما کمک می‌کند تا ایجاد حروف، برچسب‌ها، پاکت‌ها، ایمیل‌ها و دایرکتوری شخصی‌سازی شده را ساده کنید. از آنجایی که ادغام نامه یکی از متداول‌ترین ویژگی‌های MS Word نیست، برخی از کاربران ممکن است ندانند چگونه یک ادغام نامه را در Word برای ایجاد حروف، برچسب‌ها و پاکت‌ها انجام دهند. 

اگر می‌خواهید در زمان صرف شده برای شخصی‌سازی دستی هر حرف، برچسب یا اسناد دیگر صرفه‌جویی کنید، ادغام ایمیل می‌تواند مفید باشد. حتی اگر هرگز سعی نکرده اید نامه ادغام نامه ای ایجاد کنید، این فرآیند بسیار ساده است، و ما شما را در هر مرحله زیر راهنمایی می کنیم.

نحوه ایجاد نامه ادغام ایمیل

Microsoft Word یک جادوگر دارد که شما را در ایجاد حروف ادغام ایمیل راهنمایی^{(creating mail merge letters)} می کند. جادوگر نامه ای را که می خواهید استفاده کنید و گیرندگان نامه را در طول مسیر می خواهد، بنابراین مطمئن شوید که لیستی از گیرندگان را آماده درج کرده اید. اگر این کار را نکنید، مهم نیست، همیشه می توانید لیستی از گیرندگان را به صورت دستی اضافه کنید.

1. یک سند Word را باز کنید و پیام خود را تایپ کنید. عناصر شخصی سازی شده (به عنوان مثال، عنوان، نام، شهر و غیره) را کنار بگذارید. در حال حاضر، شما فقط می توانید یک فضای خالی برای جایی که می خواهید این عناصر را وارد کنید، بگذارید، مانند:

1. وقتی الگوی شما آماده شد، از نوار بالا ، Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید.^{(Step-by-Step Mail Merge Wizard )}

1. یک صفحه جدید در امتداد لبه سمت راست پنجره MS Word شما ظاهر می شود . این جادوگری است که شما را در این فرآیند راهنمایی می کند. در مرحله اول، باید نوع سندی را که روی آن کار می کنید انتخاب کنید. نامه ها^(Letters) را انتخاب کرده و Next: Starting document را انتخاب کنید .

1. باید سندی را که می‌خواهید برای ادغام نامه‌های بعدی استفاده کنید، انتخاب کنید.
   اگر قبلاً محتوایی را برای نامه خود تایپ کرده‌اید، استفاده از سند فعلی را^{(Use the current document)} انتخاب کنید .
   اگر می خواهید از یک الگوی آماده استفاده کنید، Start from a template را انتخاب کنید. ^{(Start from a template. )}وقتی یک سند شروع را انتخاب کردید، روی انتخاب گیرندگان^{(Select recipients)} کلیک کنید . 

1. مرحله بعدی انتخاب گیرندگان است. با فرض اینکه یک برگه اکسل^(Excel) پر شده با داده های گیرنده دارید، می توانید داده ها را با انتخاب گزینه استفاده از فایل موجود^{(Use an existing file)} و انتخاب Browse از قسمت بعدی وارد کنید. 

به برگه حاوی لیست گیرندگان با استفاده از کاوشگر بروید، برگه را انتخاب کنید و Open را انتخاب کنید . 

وقتی برگه را انتخاب می کنید، پنجره Select Table را خواهید دید. ^{(Select Table)}جدول(های) مربوطه را انتخاب کنید. اگر برای داده‌های شما درست است، حتماً کادر کنار متن ردیف اول داده‌ها حاوی سرصفحه‌های ستون است را علامت ^{(First row of data contains column headers)}بزنید^(OK) و تأیید را انتخاب کنید .

در مرحله بعد، لیستی از گیرندگانی که Word در ادغام شما استفاده خواهد کرد را مشاهده خواهید کرد. اگر همه چیز خوب به نظر می رسد، OK را انتخاب کنید . 

وقتی صفحه اکسل^(Excel) را اضافه کردید ، Next را انتخاب کنید: نامه خود را بنویسید^{(Next: Write your letter)} .

1. اکنون آماده اضافه کردن متغیرهایی به نامه خود هستید. مکان نما را به جایی که می‌خواهید مکان‌نما را اضافه کنید بیاورید و موارد بیشتر را^{(More items )} از قسمت ادغام ایمیل انتخاب کنید.

کادر محاوره‌ای Insert Merge Field از آنجا باز می‌شود که می‌توانید مکان‌نمای مربوطه را انتخاب کنید و برای افزودن آن به نامه خود، Insert را انتخاب کنید.^(Insert)

1. وقتی همه فیلدهای ادغام را وارد کردید، Next را انتخاب کنید: حروف خود را پیش نمایش کنید^{(Next: Preview your letters)} .

این به شما پیش نمایشی از تمام حروف تولید شده با ادغام نامه را نشان می دهد. برای تغییر پیش‌نمایش حروف، می‌توانید از دکمه‌های پیکان در صفحه ادغام نامه استفاده کنید.

1. Next را انتخاب کنید : ادغام را کامل کنید^{(Next: Complete the merge)} . در مرحله بعدی، چاپ^(Print) (اگر می‌خواهید همه حروف را چاپ کنید) یا Edit individual letters > All (اگر می‌خواهید حروف را در یک سند ادغام کنید) انتخاب کنید.

نحوه ایجاد برچسب های ادغام ایمیل

همیشه ایده خوبی است که لیست پستی خود را به طور مرتب در یک برگه اکسل^(Excel) جمع آوری کنید تا زمانی که به جزئیات پستی شخصی نیاز دارید احساس سرگیجه نداشته باشید. با این حال، اگر می خواهید برچسب ها را چاپ کنید، کامپایل برگه اکسل شما آن را قطع نمی کند. ^(Excel)در عوض، باید برچسب‌های ادغام ایمیل^{(create mail merge labels)} را در MS Word ایجاد کنید.

1. اگر از قبل یک برگه اکسل^(Excel) با جزئیات پستی دارید، می توانید به مرحله بعدی بروید. اگر نه، لیست پستی خود را در یک برگه اکسل^(Excel) سازماندهی کنید . تعدادی سرصفحه ( نام^{(First Name)} ، نام خانوادگی، آدرس^(Address) و غیره) اضافه کنید و لیست خود را مرتب کنید.
2. به MS Word بروید^{(MS Word)} . از جادوگر برای ایجاد برچسب استفاده کنید. یک سند خالی را باز کنید و Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard را انتخاب کنید. 

1. Labels و سپس Next: Starting document را^{(Next: Starting document)} انتخاب کنید . 

1. در صفحه بعدی، Change document layout را انتخاب کنید . بعد، گزینه های برچسب را^{(Label options)} انتخاب کنید تا شماره محصول و برند برچسب خود را تنظیم کنید.

هنگامی که OK را انتخاب کردید، برچسب های مشخص شده را روی سند خود خواهید دید. اگر این کار را نکردید، به Table Design > Borders بروید و View Gridlines را انتخاب کنید.^{(View Gridlines.)}

1. به برگه Mailings^(Mailings) در MS Word برگردید و Select Recipients > Use an Existing List را انتخاب کنید. ^{(Use an Existing List. )}

به فایل اکسل^(Excel) حاوی لیست ایمیل بروید. فایل را انتخاب کرده و Open را انتخاب کنید .

1. پنجره Select Table را خواهید دید . اگر چندین برگه در کتاب کار خود دارید، بیش از یک مورد را در اینجا خواهید دید. موردی را که حاوی لیست پستی شماست انتخاب کنید. کادر کنار متن ردیف اول داده حاوی سرصفحه ستون ها را علامت بزنید و ^{(First row of data contains column headers,)}OK را انتخاب کنید . 

1. MS Word لیست پستی را وارد می کند. بلوک آدرس^{(Address Block)} را انتخاب کنید . به پیش نمایش سمت راست نگاه کنید. 

اگر آنطور که می خواهید به نظر نمی رسد، Match Fields را انتخاب کنید. ^{(Match Fields. )}اطمینان^(Make) حاصل کنید که تمام جزئیات با یک هدر مناسب از کاربرگ شما مطابقت دارند و OK را انتخاب کنید .

دوباره به پیش نمایش نگاه کنید. اگر خوب به نظر می رسد، OK را انتخاب کنید .

1. اکنون <<AddressBlock>> را در برچسب خواهید دید. به Mailings > Update Labels بروید تا <<AddressBlock>> را به همه برچسب ها اضافه کنید.

1. اکنون برچسب ها برای ادغام آماده هستند. به Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents بروید . 

یک پنجره کوچک ظاهر می شود. همه^(All) و سپس OK را انتخاب کنید .

1. اکنون همه برچسب های خود را ادغام شده خواهید دید.

نحوه ایجاد پاکت نامه های ادغام شده

ایجاد پاکت نامه های ادغام شده اکثراً مانند برچسب ها است، اما با چند ترفند. 

دوباره روی Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard کلیک کنید ، اما این بار، Envelopes را انتخاب کنید و سپس Next: Starting document را^{(Next: Starting document)} از پایین انتخاب کنید.

1. از شما خواسته می شود که یک سند شروع را انتخاب کنید. گزینه‌های پاکت را^{(Envelope options)} برای انتخاب اندازه پاکت و موقعیت آدرس تحویل/بازگشت انتخاب کنید (به مرحله بعد مراجعه کنید)، و بعدی را انتخاب کنید: گیرندگان^{(Next: Select recipients)} را انتخاب کنید .

1. وقتی گزینه‌های پاکت را انتخاب^{(Envelope options)} می‌کنید، یک پنجره کوچک ظاهر می‌شود. اندازه پاکت مورد نظر خود را انتخاب کنید و فونت و محل قرارگیری را برای تحویل و آدرس برگشت انتخاب کنید.

1. مرحله بعدی در ویزارد انتخاب گیرندگان است. استفاده از لیست موجود را^{(Use an existing list)} انتخاب کنید (با فرض اینکه از قبل یک برگه اکسل^(Excel) حاوی داده های گیرنده دارید) و Browse را برای جستجوی فایل انتخاب کنید . فایل مربوطه را انتخاب کرده و روی Next کلیک کنید: پاکت خود را مرتب کنید^{(Next: Arrange your envelope)} . 

1. در صفحه بعدی، Address block را انتخاب کنید ، به پیش‌نمایش نگاه کنید تا مطمئن شوید که به نظر می‌رسد که می‌خواهید، و تأیید را انتخاب کنید^(OK) .

اکنون خواهید دید <<AddressBlock>> روی پاکت ظاهر می شود. 

1. Next را انتخاب کنید : پاکت‌های خود را پیش‌نمایش کنید^{(Next: Preview your envelopes)} . همان پیش نمایشی را که در مرحله قبل دیدید اما در سند خود خواهید دید. برای جابه‌جایی بین پاکت‌ها، می‌توانید از دکمه‌های پیکان در پنجره جادوگر استفاده کنید.

پاکت نامه های شما اکنون آماده ادغام هستند. Next را انتخاب کنید : ادغام را کامل کنید^{(Next: Complete the merge)} .

1. در صفحه زیر، گزینه ای برای ویرایش پاکت های فردی^{(Edit individual envelopes)} خواهید دید . آن را انتخاب کنید، همه^(All) را برای ادغام همه رکوردها انتخاب کنید و OK را انتخاب کنید .

اکنون می بینید که همه پاکت نامه ها در یک سند ادغام شده اند.

چاپ انبوه و ایمیل آسان شده است

استفاده از ادغام نامه می تواند زمان زیادی را برای شما صرفه جویی کند که در غیر این صورت برای سفارشی کردن نامه ها، برچسب ها یا پاکت نامه ها صرف می کنید. با این حال، این تنها کاری نیست که می توانید با MS Word انجام دهید . همچنین می‌توانید کارت‌های تبریک^{(greeting cards)} ، کتابچه‌ها^(booklets) و کارت‌های فهرست^{(index cards)} ایجاد کنید .

ادغام ایمیل^(Mail) مدتی است که وجود داشته است، اما اگر می‌خواهید فرآیندهای خود را کارآمد کنید، مایکروسافت آفیس 2019 ویژگی‌های منظمی را معرفی^{(Microsoft Office 2019 introduced some neat features)} کرده است که ممکن است بخواهید به آنها نگاه کنید.

How to Use Mail Merge in Word to Create Letters, Labels, and Envelopes

Mail merge іs a Microsoft Word fеatυre thаt helpѕ yоu streamline сreаting personalіzed letters, labеls, envelopes, emaіls, and а directory. Since mail merge is not among the most commonly used MS Word featureѕ, some users might not know how to do a mail merge in Word to create letters, labels, and envelopes. 

If you’re trying to save time spent on manually personalizing each letter, label, or other documents, mail merge can come in handy. Even if you’ve never tried to create a mail merge letter, the process is pretty straightforward, and we walk you through each step below.

How to Create Mail Merge Letters

Microsoft Word has a wizard that walks you through creating mail merge letters. The wizard will ask for the letter you’d like to use and the recipients of the letter along the way, so make sure you have a list of recipients ready to insert. If you don’t, no biggie, you can always add a list of recipients manually.

1. Open a Word document and type out your message. Leave out the personalized elements (for instance, title, name, city, etc.). For now, you could just leave a blank space for where you want to insert these elements, like so:

1. When your template is ready, select Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard from the top ribbon.

1. A new pane will appear along the right border of your MS Word window. This is the wizard that will walk you through the process. As a first step, you’ll need to select the type of document you’re working on. Select Letters and choose Next: Starting document.

1. You’ll need to choose the document you want to use for mail merge in the next.
   If you’ve already typed in some content for your letter, select Use the current document.
   If you want to use a ready-to-use template, select Start from a template. When you’ve chosen a starting document, click on Select recipients. 

1. The next step is to select recipients. Assuming you have an Excel sheet populated with the recipient data, you can import the data by selecting the Use an existing file option and selecting Browse from the subsequent section. 

Navigate to the sheet containing the list of recipients using the explorer, select the sheet and select Open. 

When you select the sheet, you’ll see the Select Table window. Select the relevant table(s). Be sure to check the box beside the text First row of data contains column headers if that’s true for your data, and select OK.

Next, you’ll see the list of recipients that Word will use in your merge. If everything looks good, select OK. 

When you’ve added the Excel sheet, select Next: Write your letter.

1. You’re now ready to add placeholders in your letter. Bring your cursor to where you want to add the placeholder and select More items from the mail merge pane.

The Insert Merge Field dialog box will open from where you can select the relevant placeholder and select Insert to add it to your letter.

1. When you’ve inserted all merge fields, select Next: Preview your letters.

This will show you a preview of all letters generated with mail merge. You can use arrow buttons in the mail merge pane to switch the preview of letters.

1. Select Next: Complete the merge. In the subsequent step, select either Print (if you want to print all letters) or Edit individual letters > All (if you’re going to merge the letters into a single document).

How to Create Mail Merge Labels

It’s always a good idea to compile your mailing list tidily in an Excel sheet so you don’t feel dizzy when you need someone’s mailing details. However, if you want to print the labels, your Excel sheet compilation won’t cut it. Instead, you’ll need to create mail merge labels on MS Word.

1. If you already have an Excel sheet with mailing details, you can skip over to the next step. If not, organize your mailing list on an Excel sheet. Add some headers (First Name, Last Name, Address, etc.) and get your list sorted.
2. Switch over to MS Word. Use the wizard for creating labels. Open a blank document and select Mailings > Select Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard. 

1. Select Labels and then Next: Starting document. 

1. On the next screen, select Change document layout. Next, select Label options to set your product number and label brand.

Once you select OK, you’ll see the labels outlined on your document. If you don’t, go to Table Design > Borders and select View Gridlines.

1. Go back to the Mailings tab in MS Word and select Select Recipients > Use an Existing List. 

Navigate to the Excel file containing the mail list. Select the file and select Open.

1. You’ll see the Select Table window. If you have multiple sheets in your workbook, you’ll see more than one item here. Select the one that contains your mailing list. Check the box besides the text First row of data contains column headers, and select OK. 

1. MS Word imports the mailing list. Select Address Block. Look at the preview on the right. 

If it doesn’t look like how you want it, select Match Fields. Make sure that all details correspond to an appropriate header from your worksheet and select OK.

Look at the preview again. If it looks good, select OK.

1. You’ll now see <<AddressBlock>> in the label. Go to Mailings > Update Labels to add <<AddressBlock>> to all labels.

1. The labels are now ready to be merged. Go to Mailings > Finish & Merge > Edit Individual Documents. 

You’ll see a small window pop up. Select All and then OK.

1. You’ll now see all your labels merged.

How to Create Mail Merge Envelopes

Creating mail merge envelopes is mostly the same as that for labels, but with a few tweaks. 

Again, click on Mailings > Start Mail Merge > Step-by-Step Mail Merge Wizard, but this time, select Envelopes and then select Next: Starting document from the bottom.

1. You’ll be asked to select a starting document. Select Envelope options to select envelope size and position of the delivery/return address (refer to next step), and select Next: Select recipients.

1. When you select Envelope options, you’ll see a small window pop up. Select your preferred envelope size and select the font and the placement for delivery and return address.

1. The next step in the wizard is to select recipients. Select Use an existing list (assuming you already have an Excel sheet containing the recipient data), and select Browse to look for the file. Select the relevant file and click on Next: Arrange your envelope. 

1. On your next screen, select Address block, look at the preview to ensure it looks like you want it to, and select OK.

You’ll now see <<AddressBlock>> appear on the envelope. 

1. Select Next: Preview your envelopes. You’ll see the same preview you saw in the previous step but on your document. You can use the arrow buttons in the wizard pane to switch between envelopes.

Your envelopes are now ready to be merged. Select Next: Complete the merge.

1. On the following screen, you’ll see an option to Edit individual envelopes. Select it, select All to merge all records, and select OK.

You’ll now see all envelopes merged into a single document.

Bulk Printing and Emails Made Easy

Using mail merge can save you a ton of time you’d otherwise spend customizing your letters, labels, or envelopes. That’s not all you can do with MS Word, though. You can also create greeting cards, booklets, and index cards.

Mail merge has been around for a while, but if you’re looking to make your processes efficient, Microsoft Office 2019 introduced some neat features you may want to look at.

Related posts

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• نحوه ایجاد فرم های پر کردنی در Word

• نحوه ایجاد و استفاده از فرمول در جداول در Word

• نحوه ایجاد یک ادغام نامه در مایکروسافت ورد

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File

• نحوه تنظیم و استفاده از فرمت MLA در Microsoft Word

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• یک صفحه جلد به یک سند Word اضافه کنید

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• متن Caps Lock را در MS Word به حالت عادی برگردانید

• صادرات مخاطبین از Outlook، Outlook Express و Windows Live Mail

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel

• نحوه محاسبه Variance در Excel

• 30+ بهترین میانبر صفحه کلید Microsoft Word

• نحوه مرتب سازی متن در Word

• OneDrive برای School or Work: 8 Tips برای Beginners

• نحوه ثبت Macro در Excel