علیرغم داشتن چندین ابزار صفحه گسترده و سایر برنامه های مشابه، ما همچنان ترجیح می دهیم با خود مایکروسافت اکسل^{(Microsoft Excel)} کار کنیم. این به این دلیل است که اگر روش استفاده از آن را بدانید، این برنامه صفحه گسترده کار شما را بسیار مفید می کند. چه یک تاجر کوچک باشید و چه در یک دفتر شرکتی کار می کنید، کاربرگ Excel اکنون به یک منبع کاملاً مفید و ضروری برای کاربران روزانه تبدیل شده است.

این نرم افزار عمدتا برای ضبط و دستکاری داده های عددی برای اهداف مختلف استفاده می شود. به دلیل عملکردهای ساده و ویژگی های آسان برای استفاده، همیشه ابزار اصلی هر کاربر شرکتی بوده است. در این راهنما، 10 نکته و ترفند مفید اکسل وجود دارد که فرد باید بداند.

نکات و ترفندهای مایکروسافت اکسل

در این پست نکات و ترفندهای ^(Tricks)اکسل^{(Excel Tips)} زیر را که فکر می کنیم مفیدترین آنها هستند را پوشش خواهیم داد:

1. همه سلول ها را به طور همزمان انتخاب کنید
2. تنظیم خودکار عرض ستون
3. جابجایی ستون ها و ردیف ها
4. از دستور فیلتر^{(Use Filter Command)} برای مخفی کردن داده های ناخواسته استفاده کنید^{(Hide Unwanted Data)}
5. ورودی تکراری را حذف کنید
6. رکوردهای خالی را حذف کنید
7. ردیف های خالی را در رکورد قرار دهید
8. ^{(Copy Data)}داده ها را به صورت خودکار در برگه^{(Sheet Automatically)} دیگری کپی کنید
9. با استفاده از دوربین اکسل اسکرین شات بگیرید
10. سلول ها را به آدرس ایمیل خود پیوند دهید

اجازه دهید شروع کنیم و هر کدام را با جزئیات بدانیم.

1] همه سلول ها را به طور همزمان انتخاب کنید

گاهی اوقات ممکن است لازم باشد تغییرات زیادی در کاربرگ اکسل^(Excel) خود ایجاد کنید . در چنین حالتی، می‌توانید تمام سلول‌های کاربرگ خود را با استفاده از کادر مربعی که در گوشه سمت چپ بالای صفحه گسترده موجود است، انتخاب کنید.

وقتی کادر مربعی را انتخاب می‌کنید، تمام سلول‌های کاربرگ حتی سلول‌های خالی را نیز برجسته می‌کند. به عنوان جایگزین، می‌توانید از میانبر صفحه کلید Ctrl+A برای انتخاب تمام سلول‌های کاربرگ استفاده کنید.

2] تنظیم خودکار عرض ستون

هنگام کار بر روی MS Excel با حجم زیادی از داده ها، اغلب تغییر اندازه سلول های ستون بر اساس متن آن پیچیده می شود. به منظور تغییر اندازه ستون ها به روشی آسان، می توانید از ویژگی AutoFit عرض ستون که یک ویژگی داخلی در اکسل^(Excel) است استفاده کنید.

تنها چیزی که نیاز دارید نشانگر ماوس خود را به مرز ستونی که می خواهید به صورت خودکار تنظیم کنید حرکت دهید و سپس روی آن دوبار کلیک کنید. و اگر باید کل ستون ها را تنظیم کنید، همه آنها را انتخاب کنید و روی مرز هر ستون دوبار کلیک کنید.

همچنین، می‌توانید با استفاده از گزینه Autofit Column width اندازه ستون^{(Autofit Column width)} را تغییر دهید . برای انجام این کار، ستونی را که می خواهید تنظیم کنید انتخاب کنید و سپس به نوار منو^(Menu) > تب صفحه اصلی^(Home) بروید. در قسمت Cells بر روی گزینه Format کلیک کرده و سپس از منوی کشویی Autofit Columns Width را انتخاب کنید.^{(Autofit Columns Width)}

3] ستون ها و ردیف ها را جابجا کنید

برخی از افراد صفحات گسترده اکسل^(Excel) را ایجاد می کنند که در آن فیلدهای اصلی به صورت افقی در یک ردیف قرار می گیرند. دیگران داده ها را به صورت عمودی قرار می دهند. گاهی اوقات این ترجیحات منجر به سناریویی می شود که در آن می خواهید داده های Excel را جابجا کنید. Transpose یک تابع اکسل^(Excel) است که به شما امکان می دهد بدون تایپ مجدد داده ها، ستون های اکسل^(Excel) را به ردیف تغییر دهید.

تابع Transpose^(Transpose) یک ویژگی عالی است که در صفحات گسترده MS Excel دریافت خواهید کرد . زمانی که نیاز دارید ستون های داده را از افقی به عمودی بدون تایپ مجدد داده ها تغییر دهید، بسیار مفید است.

در تصویر بالا، داده ها به صورت جدولی مرتب شده اند که در آن شکل افراد به صورت عمودی نشان داده شده است. اگر بخواهیم داده ها را به صورت دستی به صورت افقی مرتب کنیم، کار بسیار دشواری خواهد بود. اما با کمک تابع transpose می توانید این کار را در چند ثانیه انجام دهید.

بنابراین، ابتدا باید داده ها را از جدول انتخاب کرده و آنها را کپی کنید. اکنون نشانگر ماوس خود را در جایی که باید داده ها را جابجا کنید قرار دهید، یک کلیک راست کرده و گزینه Paste Special را از منوی زمینه انتخاب کنید. وقتی پنجره Paste Special باز شد، تابع ^{(Paste Special)}Transpose را بررسی کرده و روی دکمه OK کلیک کنید.

4] از دستور فیلتر^{(Use Filter Command)} برای مخفی کردن داده های ناخواسته استفاده کنید^{(Hide Unwanted Data)}

عملکرد فیلتر اکسل^(Excel) به شما امکان می دهد داده های ناخواسته را پنهان کنید و فقط داده های مهم خاصی را در صفحه گسترده نمایش دهید. با استفاده از این ویژگی، می توانید به راحتی نام، تاریخ و اعداد را از مجموعه داده یا جدول عظیم فیلتر کنید. با این حال، داده های اصلی را حذف یا تغییر نمی دهد. زمانی که نیاز دارید فقط بر روی برخی اطلاعات خاص تمرکز کنید بسیار مفید می شود.

در مجموعه داده بالا، می توانید لیستی از دانش آموزانی که نمرات آنها متفاوت است، آدرس آنها متفاوت است را مشاهده کنید. حتی می تواند بزرگتر باشد. بنابراین، اگر نیاز به فیلتر کردن هر داده مشخصی دارید، ممکن است بسیار دشوار باشد.

برای ساختن آن به روشی آسان، می توانید از دستور فیلتر استفاده کنید. بنابراین، تنها چیزی که شما نیاز دارید برای انتخاب هدر جدول و سپس رفتن به بخش Editing نیاز دارید . در قسمت مربوطه، Sort & Filter را انتخاب کرده و سپس ابزار Filter را انتخاب کنید .

روی^(Click) گزینه فلش رو به پایین که نزدیک سرصفحه هر ستون ظاهر می شود کلیک کنید. این به شما امکان می دهد داده های خود را به ترتیب حروف الفبا مرتب کنید یا اعداد را بر اساس کوچکترین به بزرگ مرتب کنید. علاوه بر این، می توانید از فیلتر متن برای فیلتر کردن داده ها بر اساس نیاز خود استفاده کنید.

5] ورودی تکراری را حذف کنید

یافتن و حذف ورودی های تکراری برای صفحه گسترده ای که مجموعه کوچکی از داده ها دارد، کار بسیار آسانی است. اما اگر باید با یک مجموعه داده بزرگ که در آن ستون‌ها و ردیف‌ها صدها عدد هستند، انجام شود، در واقع یک کار چالش برانگیز خواهد بود.

در جدول فوق ده رکورد وجود دارد که در آنها دو ورودی کاملاً شبیه هم هستند و در سه ردیف از یک نام مشترک استفاده شده است. بنابراین، برای پیدا کردن ورودی های تکراری، باید جدول را انتخاب کنید. پس از آن، به منوی داده بروید، دسته ^(Data)ابزارهای داده^{(Data Tools)} را انتخاب کنید و سپس روی Remove Duplicates کلیک کنید .

در کادر محاوره‌ای، کادر نزدیک My data has headers را علامت بزنید. و در زیر بخش ستون ها، علامت شماره سریال را حذف کنید زیرا برای هر ورودی متفاوت است. در نهایت بر روی دکمه OK کلیک کنید و مشاهده خواهید کرد که ورودی تکراری از جدول حذف می شود.

6] رکوردهای خالی را حذف کنید

گاهی اوقات ممکن است متوجه سلول‌ها یا ردیف‌های خالی در صفحه‌گسترده‌تان شده باشید که عمدتاً نامطلوب هستند. کاربران معمولاً روی ردیف مشخص شده کلیک راست کرده و آنها را یکی یکی حذف می کنند. اما اگر تعداد آنها صدها باشد چه خواهید کرد؟ در آن شرایط، حذف یک به یک آنها واقعاً کار خسته کننده ای خواهد بود.

بنابراین، برای حذف یکباره آنها، کلید میانبر Ctrl+G را فشار دهید و وقتی کادر گفتگوی Go To ظاهر شد، دکمه Special را انتخاب کنید. در صفحه زیر دکمه رادیویی Blanks را علامت زده و روی دکمه OK کلیک کنید. متوجه خواهید شد که تمام سلول های خالی انتخاب می شوند.

حالا دکمه Ctrl+minus را فشار دهید. هنگامی که یک منوی پاپ آپ ظاهر شد، Shiftcells up را^{(Shift cells up)} انتخاب کرده و روی دکمه OK کلیک کنید. خواهید دید، تمام سلول های خالی حذف می شوند و مجموعه داده نیز به طور مناسب مرتب می شوند.

7] ردیف های خالی را در رکورد قرار دهید

همانطور که قبلاً ذکر کردم که ردیف های خالی اکثراً نامطلوب هستند اما گاهی اوقات نیز کار می کنند. بنابراین، اگر نیاز به درج آنها دارید، می توانید روی ردیف مشخص شده کلیک راست کرده و همانطور که گفتم در حین حذف ردیف های خالی، آنها را یکی یکی اضافه کنید.

بنابراین برای درج ردیف های خالی در هر رکورد جداگانه، یک سری از شماره سریال ذکر شده را بسازید. پس از آن، تمام مجموعه داده ها را انتخاب کنید و سپس بر روی ابزار Sort موجود در تب Data کلیک کنید.

در کادر محاوره ای زیر، بر روی منوی کشویی مرتب سازی بر اساس کلیک کنید و آنها را بر اساس شماره سریال مرتب کنید.

با کلیک بر روی دکمه OK، یک ردیف خالی بین هر ردیف جداگانه قرار می گیرد.

8] داده ها را به صورت خودکار در برگه^{(Sheet Automatically)} دیگری کپی کنید^{(Copy Data)}

گاهی اوقات پیش می‌آید که باید از داده‌هایی در برگه دیگری که در صفحه اول وارد می‌کنید استفاده کنید. برای انجام این کار، معمولاً از روش سنتی کپی و پیست استفاده می کنید. اما، هنگامی که شما نیاز به تغییر برخی از داده ها در یک صفحه دارید، دوباره باید آن را در برگه دیگر نیز تغییر دهید. وقتی باید داده های یکسان را در هر دو برگه یکی یکی تغییر دهید کمی پیچیده می شود.

در اکسل، گزینه ای وجود دارد که به طور خودکار داده های صفحه اول را در یک فرآیند بلادرنگ در برگه های دیگر کپی می کند. با این حال، برای کپی کردن خودکار داده ها در برگه های دیگر، ابتدا باید بین آنها ارتباط برقرار کنید.
برای انجام این کار، به نوار وضعیت صفحه اول بروید. پس از آن، به فشار دادن کلید Ctrl ادامه دهید و روی برگه هایی که باید داده ها را به طور خودکار کپی کنید کلیک کنید. خودشه.
اکنون هر داده ای را که در صفحه اول وارد می کنید، به طور خودکار در برگه های دیگر کپی می شود.

9] با استفاده از دوربین اکسل از ^(Excel)صفحه اسکرین شات بگیرید^(Screenshot)

همیشه گفته اند که "یک عکس ارزش هزار کلمه را دارد". بر این اساس، گاهی اوقات ممکن است لازم باشد یک اسکرین شات در کاربرگ اکسل^(Excel) خود اضافه کنید تا بتوانید موارد را به روشی بهتر توضیح دهید.

با این حال، برای گرفتن اسکرین شات نیازی به استفاده از برنامه های شخص ثالث ندارید. اکسل^(Excel) دارای یک فرمان دوربین داخلی است که به شما کمک می کند تا با یک کلیک اسکرین شات بگیرید.

برای استفاده از این قابلیت ابتدا باید دستور دوربین را فعال کنید. بنابراین، برای رفتن به نوار ابزار دسترسی سریع و کلیک بر روی Customize Quick Access Toolbar تمام چیزی که نیاز دارید . پس از آن، روی منوی کشویی Choose commands from > All commands > Camera. حالا دکمه Add را انتخاب کرده و OK را بزنید.

پس از انجام مراحل بالا، متوجه خواهید شد که اکنون یک نماد دوربین^(Camera) به نوار ابزار دسترسی سریع اضافه شده است. اکنون سلول ها یا داده هایی را که برای آنها نیاز به تصویر دارید انتخاب کنید. پس از آن، روی نماد دوربین^(Camera) کلیک کنید و سپس در هر نقطه از کاربرگ کلیک کنید. همچنین می توانید تصویر را بکشید و اندازه آن را تغییر دهید تا مطابق با نیاز خود تنظیم کنید.

10] سلول ها را به آدرس ایمیل خود پیوند دهید^(Link)

در کاربرگ اکسل به راحتی می توانید یک لینک به آدرس جیمیل خود ایجاد کنید.^(Gmail)

برای انجام این کار، ابتدا باید سلولی را که می خواهید پیوند را در آن درج کنید، انتخاب کنید. پس از آن، Ctrl+K را فشار دهید . هنگامی که کادر محاوره ای روی صفحه نمایش می دهد، آدرس ایمیل^{(E-mail Address)} را از پنجره سمت چپ انتخاب کنید. آدرس ایمیل خود را اضافه کنید و سپس دکمه OK را بزنید.

خودشه. امیدوارم این نکات و ترفندها هنگام استفاده از کاربرگ های Excel در رایانه شما مفید باشد.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spite of haνing several spreadsheet toolѕ and other similar applicatіons, we still рrefer to work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 Ways به Password Protect Excel File

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• آموزش مبانی مایکروسافت اکسل – آموزش استفاده از اکسل

• Google Sheets در مقابل Microsoft Excel - چه تفاوت هایی دارند؟

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• نحوه استخراج نام دامنه از URLs در Microsoft Excel

• نحوه چاپ روی پاکت در مایکروسافت اکسل

• چگونه به استفاده از HLOOKUP function در Microsoft Excel

• چگونه برای اضافه کردن و یا خلاصه Time در Microsoft Excel

• Microsoft Excel علل High CPU usage هنگام اجرای Windows 10

• چگونه برای اضافه کردن Trendline در Microsoft Excel worksheet

• نحوه اعمال Data Validation به Cells در Microsoft Excel

• نحوه استفاده از TRUNC function در Microsoft Excel با Examples

• Fix Excel در حال انتظار برای برنامه دیگری برای تکمیل یک OLE action

• Microsoft Excel Blank Sheet به جای فایل باز می شود

• نحوه قفل کردن سلول ها در مایکروسافت اکسل

• نحوه نصب و استفاده از افزونه ها در Microsoft Word and Excel برای iPad

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• Microsoft OneNote Tips and Tricks برای مبتدیان