خواه شما یک متخصص باتجربه انجام کارها در GTD^{(Getting Things Done GTD)} باشید، یا تازه شروع به یادگیری در مورد فرآیند GTD کرده اید ، Todoist بهترین برنامه لیست کارهایی است که از گردش کار GTD شما پشتیبانی می کند.^(GTD)

چرا این هست؟ دلایل زیادی وجود دارد که مربوط به ویژگی‌ها، طرح‌بندی و این واقعیت است که عملکرد پیش‌فرض به طور طبیعی از ساختار GTD که شما در داخل آن می‌سازید پشتیبانی می‌کند.

حتی اگر تا به حال نام GTD^(GTD) را نشنیده اید ، نکات زیر شامل نکات اساسی GTD برای شروع کار و نحوه استفاده از Todoist برای انجام این کار است.

توجه^(Note) : نسخه دقیق GTD مورد استفاده در این مقاله بر اساس اصول ارائه شده توسط کارل پولین^{(Carl Pullein)} و کلاس آنلاین Your Digital Life 3.0 ساخته^{(Your Digital Life 3.0 Online class)} شده است (که من به شدت توصیه می کنم). این مقاله فقط نحوه استفاده از Todoist را به عنوان بخشی از آن سیستم ارائه می دهد. جزئیات زیادی وجود دارد که فضایی برای درج در این مقاله نداریم.

انجام کارها (GTD) چیست؟

اصول انجام کارها^{(Things Done)} مدتی است که وجود داشته است. هیچ ابزار یا برنامه‌ای وجود ندارد که بخواهید از آن استفاده کنید، اما اصول اصلی اساسی در مورد هر رویکردی اساساً یکسان است.

GTD به شما کمک می کند تا ذهن خود را از هر چیزی که در طول روز در اطراف آن شنا می کند خالی کنید. این کار مغز شما را آزاد می‌کند تا به جای اینکه مدام حواس‌تان پرت شود، واقعاً روی کار مقابلتان تمرکز کند.

این کار با ارائه یک سری مراحل به شما کار می کند که هر هفته آنها را طی می کنید تا منظم بمانید. این مراحل عبارتند از:

• گرفتن^(Capturing) هر ایده، کار، آیتم اقدام، یا قرار ملاقاتی که پیش می آید. ممکن است وسط یک جلسه باشید و رئیستان یک آیتم اکشن به شما بدهد. می توانید در پارک قدم بزنید و ایده خوبی برای کتابی که می خواهید بنویسید به دست می آورید. مهم نیست چه زمانی، کجا یا چگونه - هر زمان که به کاری فکر کنید که باید انجام دهید، آن را در "صندوق ورودی" خود ثبت خواهید کرد.
• ^(Clarifying)با تفکیک آن‌ها به وظایف، تعیین اولویت و تعیین موعد مقرر در صورتی که به زودی روی آن‌ها کار کنید، آن ایده‌ها را روشن کنید.
• سازماندهی^(Organizing) وظایف با قرار دادن آنها در سطلی که در نهایت بر اساس اولویت به آن خواهید رسید. اگر قصد دارید به زودی روی این کار کار کنید، آن را نیز به تقویم خود اضافه خواهید کرد (و Todoist می تواند به شما در خودکارسازی آن کمک کند).
• هر «سطل» را مرور^(Reviewing) کنید و همه آن ایده‌های سازمان‌یافته را از نردبان بالا ببرید تا زمانی که فوری‌ترین آن‌ها به تقویم و زمان تمرکز شما وارد شوند.
• در زمان‌هایی که برنامه‌ریزی کرده‌اید، تمام توجه خود را درگیر^(Engaging) کارهایی کنید که در نهایت آن را در مقابل شما قرار داده‌اند.

GTD نه تنها به شما کمک می کند تا بهره وری و سازماندهی بیشتری داشته باشید، بلکه می تواند به شما کمک کند به Inbox Zero (دیگر ایمیلی در صندوق ورودی شما وجود ندارد) برسید، زیرا هرگز ایمیل های دریافتی خود را به تعویق نمی اندازید . ^{(never procrastinate)}شما بلافاصله با استفاده از سیستم GTD بالا همه چیز را پردازش خواهید کرد.

چگونه یک ساختار Todoist GTD بسازیم^{(Todoist GTD Structure)}

اکنون که اصول اولیه GTD را می‌دانید ، بیایید نگاهی دقیق‌تر به نحوه کمک به Todoist بیندازیم .

اولین کاری که می‌خواهید انجام دهید این است که یک ساختار پروژه‌های والد جدید در Todoist ایجاد کنید که شامل تمام سطل‌ها برای سازماندهی وظایف مختلف ورودی شما است.

این سطل ها (پوشه های والد) عبارتند از:

• صندوق ورودی^(Inbox) : اینجا جایی است که تمام آن ایده های ورودی وارد می شوند. وقتی ایمیلی دریافت می‌کنید که نیاز به اقدامی دارد، این عمل را در اینجا قرار داده و بلافاصله ایمیل را بایگانی می‌کنید. اگر یک مورد اقدام در جلسه دریافت کردید، آن مورد اقدام را در اینجا قرار می دهید. هر چیزی که باید روی آن عمل کنید، مستقیماً به صندوق ورودی^(Inbox) شما می رود .

توجه^(Note) : Todoist یک بخش صندوق ورودی^(Inbox) پیش‌فرض دارد، بنابراین نیازی به ایجاد آن به صورت دستی ندارید.

چند پوشه پروژه بعدی که ایجاد خواهید کرد، جایی است که موارد را در طول جلسات روزانه شفاف^(Clarifying) سازی و سازماندهی آخر روز به آنها منتقل خواهید کرد. ^(Organizing)این شامل:

• این هفته^{(This Week)} : مواردی که می‌خواهید فوراً در هفته جاری روی آنها کار کنید، وارد این پروژه می‌شوند. وقتی آنها را اینجا قرار می دهید، یک تاریخ سررسید نیز تعیین می کنید. اگر Todoist را با تقویم خود ادغام کنید، Todoist به طور خودکار آن را برای شما به تقویم شما اضافه می کند.

• هفته آینده^{(Next Week)} : مواردی از صندوق ورودی شما که می‌خواهید به‌زودی انجام دهید، اما آنقدر فوری نیستند که مجبور باشید این هفته آن‌ها را انجام دهید، وارد پروژه هفته بعد شما می‌شوند. ^(Week)تاریخ سررسید مورد نیاز نیست.

• این ماه^{(This Month)} : مواردی که می خواهید نسبتاً زود انجام دهید، اما می توانید یک یا دو هفته صبر کنید، وارد این پروژه می شوند. تاریخ سررسید را نیز در اینجا ضمیمه نکنید.

• ماه بعد^{(Next Month)} : کارهایی که می‌خواهید در نهایت انجام دهید، اما می‌دانید که می‌توانید مدت زیادی صبر کنید، بدون تاریخ مقرر وارد پوشه ماه بعد می‌شوند.^(Month)

دو پروژه دیگر وجود دارد که باید برای کارهای خاص ایجاد کنید. 

• مناطق تمرکز مکرر^{(Recurring Areas of Focus)} : اینها کارهایی هستند که باید به طور منظم در رابطه با اهدافی که برای شما مهم هستند، مانند شرکت در یک کلاس آنلاین هر ماه، انجام دهید.

• روال^(Routines) : اینها کارهایی هستند که ممکن است به اهداف شما مرتبط نباشند، اما باید هر هفته انجام دهید، مانند ورزش یا جلسات باشگاه.

ایجاد وظایف تکرارشونده

مطمئناً باید یکسری کارها را هر روز یا هر هفته انجام دهید. با افزودن آن‌ها به پروژه مناطق تمرکز مکرر^{(Recurring Areas of Focus)} خود (اگر مربوط به اهدافی هستند که برای شما مهم هستند) آن‌ها را از ذهن خود دور کنید .

همچنین توصیه می‌شود مناطق ^(Areas)تمرکز^(Focus) مکرر را به عنوان پروژه فرعی این هفته بگنجانید^(Week) .

هر کار تکراری که فقط بخشی از زندگی شماست اما واقعاً اهداف زندگی شما را هدایت نمی کند، آنها را به پروژه روتین ها اضافه کنید.^(Routines)

به یاد داشته باشید^(Remember) که تاریخ های سررسید را به همه اینها اضافه کنید و آنها را به عنوان تکرار شونده علامت بزنید. به این ترتیب آنها به طور خودکار در بخش های Todoist Today و Upcoming شما ظاهر می شوند بدون اینکه شما کاری انجام دهید.

استفاده از صندوق ورودی شما

در طول هفته، وقتی مسائل جدیدی پیش می‌آیند که باید با آن‌ها مقابله کنید، فقط آنها را به صندوق ورودی^(Inbox) Todoist خود بیاندازید . 

به این ترتیب، از پرت شدن حواس پرهیز می کنید و می دانید که بعداً که وقت دارید، انجام این کارها را فراموش نخواهید کرد.

هر هفته در همان زمان، حدود 20 تا 30 دقیقه را برای پردازش صندوق ورودی^(Inbox) خود اختصاص خواهید داد. در این مدت، فقط یکی یکی کار کنید و تصمیم بگیرید که انجام آن کار چقدر مهم است و در چه بازه زمانی.

به عنوان مثال، من می دانم که می خواهم در نهایت عرشه را تعمیر کنم، اما هنوز زمستان^(Winter) است. بنابراین، من آن کار را به Long Term / On Hold منتقل می کنم . 

بعد، می‌دانم که باید معاینه پزشکی سالانه‌ام را انجام دهم، اما این ماه سرم شلوغ است و اگر برای برنامه‌ریزی آن تا ماه آینده صبر کنم، واقعاً مهم نیست. بنابراین، من آن را به پروژه ماه آینده منتقل می کنم.^{(Next Month)}

در نهایت، می دانم که می خواهم یک مقاله Online-Tech-Tips.com را در این هفته انجام دهم. بنابراین من یک روز و زمانی را در طول هفته تعیین می کنم که می خواهم آن را انجام دهم.

سپس، آن کار را به پروژه This Week منتقل کنید.

من توانستم این سه مورد را که در طول روز به Inbox^(Inbox) خود اضافه کردم در حدود پنج دقیقه پردازش کنم. 

من می دانم که آنها را فراموش نخواهم کرد زیرا آنها اکنون در سیستم ToDoist GTD سازماندهی شده من هستند. همه چیز برای هفته تعیین شده است و من واقعاً مجبور نیستم به هیچ چیز فکر کنم جز اینکه روی هر کاری که در تقویمم می آید سخت کار کنم^{(up on my calendar)} .

مدیریت این هفته

با رسیدن به پایان هر هفته، متوجه خواهید شد که پروژه This Week شما در نهایت از موارد فعال خالی می شود.

هر هفته زمانی را تنظیم کنید^(Set) (معمولاً آخر روز جمعه^(Friday) ، یا زمانی در آخر هفته)، برای انتقال وظایف از پروژه هفته آینده به پروژه ^{(Next Week)}این هفته^{(This Week)} خود. زمانی که این کار را انجام می دهید، سررسید تعیین^(Assign) کنید.

این کار را برای موارد موجود در پوشه‌های این ماه^(Month) ، ماه بعد^{(Next Month)} و Long Term / در حالت انتظار^(Hold) تکرار کنید .

به یاد داشته باشید^(Remember) : اگر موردی که هنوز ضروری نیست، لازم نیست آن را جابجا کنید. همچنین می‌توانید کارهایی را که تصمیم گرفته‌اید دیگر برایتان مهم نیستند حذف کنید.

به یاد داشته باشید که متمرکز بمانید

در اینجا مهمترین اصلی است که همه اینها را گرد هم می آورد و باعث می شود سیستم GTD کار کند.

از آنجایی که شما فقط بخش‌های کوچکی از زمان خود را صرف پردازش همه ایده‌ها و کارهایی می‌کنید که در صندوق ورودی‌تان^(Inbox) پرتاب می‌شوند ، بقیه زمانی را که در تقویم خود اختصاص داده‌اید برای انجام کار باقی می‌ماند.

این بدان معناست که در طول روز (به همراه تقویم^(Calendar) خود) فقط از مناطق امروزی و آینده خود در ^(Upcoming)Todoist استفاده کنید و در طول روز کار کنید تا آن وظایف را به پایان برسانید و از بین ببرید.

می‌دانید که فقط وظایفی را که می‌توانید در یک روز انجام دهید، محول کرده‌اید، زیرا Todoist به‌طور^(Todoist) خودکار آنها را به تقویم شما اضافه می‌کند. اگر روزتان پر است، نمی توانید بیشتر اختصاص دهید. وقتی هفته شما پر است، نمی توانید چیز دیگری را به پروژه این هفته^(Week) منتقل کنید.

GTD به این دلیل کار می‌کند که آشفتگی را از سر شما بیرون می‌آورد و به «سیستم» وارد می‌کند. این افکار شما را آزاد می کند تا بتوانید ذهن خود را بر روی کار در حال انجام متمرکز کنید - و کارها را انجام دهید^{(Get Things Done)} .

Todoist GTD Tips to Boost Your Productivity

Whether you’re a seasoned Getting Things Done GTD expert, or you’re juѕt starting to learn abоut the GTD process, Todoist is by far the best to-do list app to support your GTD workflow.

Why is this? There are a lot of reasons that have to do with its features, layout, and the fact that the default functionality naturally supports the GTD structure that you’ll build inside it.

Even if you’ve never heard of GTD, the following will include basic GTD tips to get you started, and how you can use Todoist to do so.

Note: The exact version of GTD used in this article is built upon the principles put out by Carl Pullein and his Your Digital Life 3.0 Online class (which I highly recommend). This article only offers how to use Todoist as part of that system. There are many details we don’t have space to include in this article.

What Is Getting Things Done (GTD)?

Getting Things Done principles have been around for a while. There are no set tools or apps you have to use, but the basic core principles around any approach is essentially the same.

GTD helps empty your mind of everything that’s swimming around in it all day. This frees up your brain to really focus on the task in front of you, instead of constantly getting distracted.

It works by giving you a series of steps that you work through every week to stay organized. These steps include:

• Capturing every idea, task, action item, or appointment that comes along. You could be in the middle of a meeting and your boss gives you an action item. You could be walking in the park and you get a great idea for a book you want to write. It doesn’t matter when, where, or how — whenever you think of something you need to do, you’ll capture it into your “Inbox”.
• Clarifying those ideas by breaking them down into tasks, assigning them a priority, and giving them a due date if you’re ready to work on them soon.
• Organizing the tasks by putting them into a bucket that you’ll get to eventually, based on priority. If you’re planning to work on the task soon, you’ll also add it to your calendar (and Todoist can help you automate that).
• Reviewing each “bucket” and moving all those organized ideas up the ladder until the most pressing ones make it into your calendar and your focus time.
• Engaging your full attention on those tasks that have finally made it in front of you, at the times you’ve scheduled.

Not only does GTD help you get more productive and organized, but it can also help you get to Inbox Zero (no more emails in your inbox), because you will never procrastinate on your incoming emails. You will process everything immediately using the GTD system above.

How to Build a Todoist GTD Structure

Now that you know the basic principles of GTD, let’s take a closer look at how Todoist can help.

The first thing you’ll want to do is create a new parent Projects structure in Todoist that contains all the buckets for organizing your various incoming tasks.

These buckets (parent folders) include:

• Inbox: This is where all those incoming ideas go into. When you get an email that requires an action, you’ll put the action in here and archive the email immediately. If you receive an action item in a meeting, you’ll put that action item in here. Anything that you need to act on, goes directly into your Inbox.

Note: Todoist has a default Inbox section, so you won’t have to create this one manually.

The next few project folders you’ll create are where you’ll move items into during your daily end-of-the-day Clarifying and Organizing sessions. These include:

• This Week: Items you want to work on immediately, during the current week, will go into this project. When you put them here, you’ll also assign a due date. If you integrate Todoist with your calendar, Todoist will automatically add it to your calendar for you.

• Next Week: Items from your Inbox that you want to do soon, but aren’t so urgent you have to get them done this week, will go into your Next Week project. No due date required.

• This Month: Items that you want to do fairly soon, but can wait a week or two will go into this project. Don’t attach a due date here either.

• Next Month: Tasks that you want to do eventually but you know can wait quite a while will go into the Next Month folder without a due date.

There are two more Projects you’ll need to create for special tasks. 

• Recurring Areas of Focus: These are things you need to do regularly related to goals that are important to you, like taking an online class every month.

• Routines: These are tasks that may not be related to your goals, but that you have to do every week, like exercise or club meetings.

Building Recurring Tasks

You certainly must have a bunch of things you have to do every day or every week. Get those out of your mind by adding those into your Recurring Areas of Focus project (if they’re related to goals that are important to you).

It’s also recommended that you include Recurring Areas of Focus as a sub project of This Week.

Any recurring tasks that are just part of your life but don’t really drive your life’s goals, add them to the Routines project.

Remember to add due dates to all these and mark them as recurring. This way they’ll automatically pop up in your Today and Upcoming Todoist sections without you having to do anything.

Using Your Inbox

During the week, as new issues come up that you have to deal with, just toss them into your Todoist Inbox. 

This way, you avoid getting distracted and you know you won’t forget to deal with these tasks later when you have time.

Every week at the same time, you’ll set aside about 20 to 30 minutes to process your Inbox. During this time, just work through one at a time and decide how important it is to do that task, and within what timeframe.

For example, I know I want to fix the deck eventually, but it’s still Winter. So, I’ll move that task to Long Term / On Hold. 

Next, I know that I need to have my annual medical checkup, but I’m busy this month and it won’t really matter if I wait until next month to schedule it. So, I’ll move that to the Next Month project.

Finally, I know I want to get an Online-Tech-Tips.com article done this week. So I assign a day and time during the week that I want to get it done.

Then, move that task into the This Week project.

I was able to process these three items that I added to my Inbox during the day in about five minutes. 

I know I won’t forget them because they’re now in my organized ToDoist GTD system. Everything is assigned for the week and I don’t really have to think about anything except working hard on each task when it comes up on my calendar.

Managing This Week

As you reach the end of each week, you’ll notice that your This Week project will eventually empty of active items.

Set up a time every week (typically the end of the day Friday, or some time on the weekend), to move tasks from the Next Week project into your This Week project. Assign due dates when you do this.

Repeat this for items in the This Month, Next Month, and Long Term / On Hold folders.

Remember: You don’t have to move the item if it still doesn’t feel urgent. You can also delete tasks that you’ve decided don’t matter to you anymore.

Remember To Stay Focused

Here is the most important principle that brings this all together and makes the GTD system work.

Because you’re only spending small blocks of time processing all the ideas and tasks that get tossed into your Inbox, you’re left with the rest of the time you’ve assigned in your calendar to actually get work done.

This means using only your Today and Upcoming areas in Todoist during your day (along with your Calendar) and working through your day to finish and cross off those tasks.

You know you’ve only assigned tasks you can get done in one day, because Todoist automatically added them to your calendar. If your day is full, you can’t assign more. When your week is full, you can’t move anything else into the This Week project.

GTD works because it gets the mess out of your head and into the “system”. It frees up your thoughts so you can focus your mind on the task at hand — and Get Things Done.

Related posts

• چگونه Todoist Kanban Boards Can Improve Productivity

• 4 ابزار رایگان برای بهینه سازی ماوس و افزایش بهره وری

• 3 راه برای گرفتن Photo or Video در Chromebook

• چگونه Detect Computer & Email Monitoring یا Spying Software

• Panel Display Technology Demystified تخت: TN، IPS، VA، OLED و بیشتر

• نحوه استفاده از Discord Spoiler Tags

• 4 Ways برای یافتن بهترین Options اینترنت (ISPs) در منطقه شما

• چگونه به ایجاد یک Transparent Background در GIMP

• نحوه جستجو و پیدا کردن توییت حذف شده کسی

• چگونه به غیر فعال کردن یک Facebook Account جای حذف کردن

• چه آیا Uber Passenger Rating and How برای چک کردن آن

• چگونه Search Facebook Friends توسط Location، Job یا School

• چه Discord Streamer Mode and How آن را راه اندازی

• چگونه می Rid از Yahoo Search در Chrome

• Discord نه Opening؟ 9 Ways برای رفع

• چگونه به Mute Someone در Discord

• چه Do BCC and CC Mean؟ Basic Email Lingo درک

• چگونه Caps Lock را روشن یا خاموش بر روی Chromebook

• چگونه به ارسال Anonymous Text Message که می تواند نه Be Traced Back به شما

• چگونه به Download and Install Peacock در Firestick