برنامه Bring Your Own Device (BYOD)^{(Bring Your Own Device (BYOD) program)} مزایا و معایب خاص خود را دارد. این مقاله، اولین مقاله از سری سه مقاله - در مورد خوب و بد BYOD صحبت می کند. دو مقاله دیگر برای ایجاد یک خط مشی BYOD مناسب و کشف اشتباهاتی که باید در حین اجرای آن اجتناب شود، کار می کنند. قبل از صحبت در مورد مزایای BYOD و موارد منفی آن، اجازه دهید نحوه پیاده سازی سیستم را بررسی کنیم.

Bring Your Own Device یا BYOD چیست^(BYOD)

سیستم Bring Your Own Device مدتی است که وجود داشته است و با توجه به اینکه کسب و کارهای بیشتری این سیستم را انتخاب می کنند، شتاب بیشتری می گیرد. تحت ساختار BYOD ، کارمندان از دستگاه های تلفن همراه استفاده می کنند که به آنها اجازه می دهد:

1. از همین دستگاه برای مصارف شخصی و اداری استفاده کنید
2. از هر جایی کار کنید

من می توانم BYOD را به دو دسته مجزا طبقه بندی کنم: (الف) دسته اول جایی است که شرکت ها اجازه استفاده از دستگاه های متعلق به کارمندان را می دهند و (ب) دسته دوم که شرکت ها دستگاه های تلفن همراه را برای کارمندان خریداری می کنند. در هر مورد، اجرا کمی متفاوت خواهد بود. برای مثال، اگر شرکتی دستگاه را ارائه می‌کند، احتمالاً نصب چیزهایی را که حواس‌تان را پرت می‌کنند، مسدود می‌کند: برای مثال Angry Birds. همچنین، این شرکت ممکن است از نرم‌افزار مخفی برای مشاهده کارهایی که شما روی دستگاه انجام می‌دهید استفاده کند. البته، آنها اجازه استفاده خصوصی از دستگاه ها را می دهند، اما این کار کمی محدود خواهد بود.

به زبان ساده، BYOD سیستمی است که در آن کارکنان یک دستگاه تلفن همراه حمل می‌کنند که می‌توانند از هر جایی برای کار استفاده کنند (در اکثر موارد از VPN اداری استفاده می‌کنند).^{(Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).)}

مزایای BYOD

اولین چیزی که هنگام صحبت در مورد BYOD به ذهن می رسد ، صرفه جویی در هزینه به اشکال مختلف است. در بیشتر موارد، ما فرض می‌کنیم که شما قبلاً صاحب یک دستگاه تلفن همراه هستید و شرکت شما آن را برای استفاده تجاری مجدداً پیکربندی می‌کند. اگر چنین باشد، کسب و کار در خرید دستگاه ها صرفه جویی می کند.

در حال حاضر، رویه استفاده از دستگاه های موجود کارمندان چندان اجرا نشده است. بلکه^(Rather) خود شرکت‌ها دستگاه‌های تلفن همراه را می‌خرند، آن را پیکربندی می‌کنند و در اختیار کارمندان قرار می‌دهند – در این صورت، کارمندان به دو صورت زیر سود می‌برند:

1. آنها با استفاده از VPN office به اینترنت^(Internet) متصل می شوند و در نتیجه در هزینه های اینترنت^(Internet) صرفه جویی می کنند.
2. آن‌ها می‌توانند از هر جایی با استفاده از یک دستگاه برای استفاده تجاری و شخصی کار کنند. این آنها را از حمل بیش از یک دستگاه تلفن همراه برای استفاده شخصی خلاص می کند. در اینجا مسائلی پیش خواهد آمد که ممکن است کارمندان را آزار دهد. در مورد این موارد در موارد منفی استفاده از سیستم BYOD در مشاغل صحبت خواهیم کرد.

از آنجایی که کارمندان می توانند از هر جایی کار کنند، بهره وری کلی افزایش می یابد. کارمندانی که ممکن است به دلیل آب و هوای بد یا ترافیک به دفتر نرسند، می توانند از خانه یا هر جای دیگری کار کنند. این باعث صرفه جویی در غیبت کارکنان می شود که در غیر این صورت منجر به تاخیر در پروژه ها می شود. در صورتی که یک کارمند نیاز به ترک زودهنگام دفتر داشته باشد، می تواند بعداً کارهای معلق را پوشش دهد. به عنوان مثال، اگر یک کارمند قرار ملاقاتی داشته باشد، می تواند زودتر از وقت خارج شود، با دکتر ملاقات کند، به خانه برود و از آنجا کار کند تا اهداف روز را تکمیل کند.

BYOD همچنین به عنوان یک نقطه فروش عمل می کند. مردم ترجیح می دهند با شرکت هایی کار کنند که امکان استفاده از یک دستگاه تلفن همراه را برای استفاده تجاری و شخصی فراهم می کنند. اگر محل کار سنتی باشد، ممکن است افراد مجاز به بردن وسایل شخصی خود به داخل دفتر نباشند. من محل های کاری را دیده ام که حتی تلفن های همراه کارمندان را هم نمی گذارند. این در مقایسه با توانایی استفاده از یک دستگاه واحد برای کارهای شخصی و تجاری، یک مشکل بزرگ است. به عبارت دیگر، شرکت‌هایی که سیستم BYOD قوی دارند، تمایل دارند کارمندان بهتری را جذب کنند.

بخوانید^(Read) : تنظیمات و تنظیمات دستگاه خود را در ویندوز 10 بیاورید .

معایب BYOD

باز هم اولین مورد عامل هزینه است. مگر اینکه شرکت به اجازه دادن به دستگاه های موجود کارمندان برای تجارت اعتقاد داشته باشد، آنها برای خرید تجهیزات پول خرج می کنند. به آن اضافه کنید، استفاده از اینترنت^(Internet) برای مقاصد شخصی فقط باعث افزایش هزینه می شود. با این حال، از آنجا که مزایای دیگری مانند تحرک و بهره وری بهتر وجود دارد، اکثر شرکت ها به سمت سیستم های BYOD روی می آورند .

برای کارمند، خاموش کردن می‌تواند محدودیت‌هایی باشد که روی دستگاه اعمال می‌شود. من هنوز با هیچ کارمندی برخورد نکرده ام که بگوید سازمان ها نصب های شخصی را در فضای BYOD ممنوع می کنند. با این حال، سیاست سازمان ممکن است به حدی برسد که به بازی ها و وب سایت های خاص نه بگوید.

یکی دیگر از دلایل نگرانی کارکنان حفظ حریم خصوصی آنهاست. اگر از فیس بوک^(Facebook) ، توییتر^(Twitter) یا موارد مشابه استفاده می کنند، ممکن است شرکت بتواند اعتبار ورود به سیستم را بداند. من شخصاً معتقد نیستم که خانه های شرکتی تا این حد با جاسوسی پیش بروند، اما این احتمالات وجود دارد. جنبه دیگر ضبط یا ثبت اقدامات کارمندان در دستگاه است که ممکن است اطلاعاتی را ارائه دهد که نمی خواهند با کسی به اشتراک بگذارند. یک مثال می تواند استفاده از دستگاه برای دانلود یک فیلم دزدی دریایی باشد.

بحث برانگیزترین نگرانی یا نکات منفی سیستم های BYOD امنیت داده های شرکت است. البته، کارمندان فقط می توانند به بخشی از آن دسترسی داشته باشند، اما آن قسمت ممکن است برای دادن اطلاعات مهم به دیگران - آگاهانه یا ناخودآگاه - کافی باشد. باید یک خط مشی مناسب در مورد آنچه که کارمندان می توانند با دیگران به اشتراک بگذارند و همچنین یک سیاست خروج خوب وجود داشته باشد: زمانی که کارمند شرکت را ترک می کند اجرا شود. یک گزینه خوب این است که تمام داده های تجاری را به رایانه دیگری منتقل کنید و فایل های داده را از دستگاه های کارمندان خرد کنید.

خط مشی دستگاه خود را بیاورید

برای موفقیت BYOD ، باید خط مشی BYOD خوبی داشته باشید. ^(BYOD)چیزی به نام سیاست کامل BYOD وجود ندارد. شما فقط به ایجاد تغییرات در خط مشی - با پیشرفت فناوری - ادامه می دهید تا داده ها را ایمن نگه دارید.

#1 Educate the Employees

اگر به اجرای BYOD فکر می کنید یا قبلاً آن را اجرا کرده اید، زمان بگذارید تا به کارکنان بفهمانید که سیستم برای راحتی کارمند و کارفرما است. باید به آن‌ها بگویید چگونه با آخرین به‌روزرسانی‌ها و وصله‌های سیستم‌عامل و سخت‌افزاری که در دستگاه‌های تلفن همراه خود استفاده می‌کنند، از دستگاه محافظت کنند. شما باید در مورد احتمال نشت داده ها و اینکه چگونه می تواند تلاش های سازمان را خراب کند به آنها بگویید. شما باید روشن کنید که حریم خصوصی داده های یک سازمان نمی تواند به خطر بیفتد.

#2 What all Platforms To Allow

شما نمی توانید به کاربران اجازه دهید تقریباً هر پلتفرمی را انتخاب کنند. اگر سازمان شما نمی تواند روی سیستم عامل خاصی مانند iOS اجرا شود، باید به کارمندان خود بگویید که افرادی که iOS را انتخاب می کنند نمی توانند در برنامه BYOD شرکت کنند.

در یک روش بهتر، می توانید لیستی از دو سه پلتفرم را به آنها بدهید که قابل قبول هستند و به اندازه کافی خوب هستند که هم برای سازمان و هم برای کارمندان فراهم کنند. این امر باعث ایجاد یکپارچگی می شود تا مجبور نباشید افراد بیشتری را برای عیب یابی دستگاه ها استخدام کنید.

#3 Non-Disclosure Agreement

کاری کنید که کارمندان یک NDA را امضا کنند تا نتوانند اطلاعات شرکت را با شخص ثالثی به اشتراک بگذارند. آنها را از مهندسی اجتماعی آگاه کنید و روش هایی را به آنها آموزش دهید تا داده ها را در حالت قفل نگه دارند.

#4 Logging & Responsibility

این مهم است حتی اگر کارمندان مخالفت کنند. ثبت رویدادها می تواند به شما کمک کند تشخیص دهید که آیا کارمندی در فعالیت های غیرقانونی مانند دانلود فیلم های دزدی دریایی شرکت کرده است یا خیر. در این مورد، شما همچنین باید به کارکنان بگویید که اگر کسی ادعای خسارت کند، آنها مسئول خواهند بود و نه سازمان. این بند مهم است زیرا مردم اغلب به روش‌های ارزان‌تر برای چیزی یا دیگری روی می‌آورند. و از آنجایی که این کارمندی است که از دستگاه استفاده می کند و به دلیل اینکه این کارمند بوده است که مثلاً یک فیلم دزدی را دانلود کرده است، هیچ تخلفی متوجه سازمان نخواهد شد.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

یکی دیگر از جنبه‌های مهم هنگام ایجاد یک خط‌مشی خوب BYOD، ردیابی دستگاه تلفن همراه بیشتر برای ایمنی داده‌های سازمان است و نه^(NOT) دانستن اینکه کارمند در حال انجام چه کاری است. دستگاه تلفن همراه باید به نوعی برنامه کاربردی مجهز شود که امکان حذف از راه دور هارد دیسک^(HDD) را فراهم کند. این زمانی مفید است که:

1. یک کارمند دستگاه را گم می کند
2. یک کارمند کار را ترک می کند و به یک سازمان رقیب می رود

این امکان وجود دارد که یک کارمند عصبانی عمداً اطلاعات را ارائه دهد، و توافقنامه NDA باید بتواند از آن مراقبت کند. برای جلوگیری از به اشتراک گذاری عمدی داده ها، ادعای خسارت را کمی بالاتر نگه دارید.

از جمله اقدامات دیگری که به شما کمک می کند تا یک خط مشی BYOD مناسب را تدوین کنید^(BYOD)

1. ثبت آدرس MAC دستگاه ها - این به مسدود کردن اتصالات غیرقانونی به شبکه شرکت کمک می کند
2. ممیزی شبکه -^{(Network – Check)} شبکه را برای هر گونه آسیب پذیری احتمالی بررسی کنید و تعداد دستگاه های متصل به آن را بررسی کنید. به این ترتیب، می‌توانید متوجه شوید که آیا دستگاه‌های غیرمجاز اقدام به اتصال می‌کنند.
3. یک ابر شرکتی ایجاد کنید تا کاربرانی که از راه دور کار می کنند بتوانند به جای وصل شدن دوباره و دوباره به شبکه شما، چیزها را در فضای مشترک مشترک ذخیره کنند. این امر احتمال نقض امنیت را تا درصد قابل توجهی کاهش می دهد. این می تواند هر چیزی باشد که امکان ذخیره سازی، همکاری و رمزگذاری را فراهم می کند.

راه حل ها و اشتباهات BYOD

#1 Employee Education

شخصی را به دست آورید که نکات و نکات BYOD^(BYOD) را می داند : مسائل امنیتی، مسائل سازگاری و مهمتر از همه آنها - بخش مهندسی اجتماعی. اگر بتوانید کتابچه راهنمای خط مشی BYOD خود را به همراه جزئیات فردی که در صورت بروز مشکل با آنها تماس بگیرید، به هر کارمند ارائه دهید، ایده خوبی خواهد بود. شما می توانید از محتوای چند رسانه ای برای نشان دادن تهدیدات احتمالی (ارائه ها، ویدئوها و غیره) استفاده کنید تا هر کارمندی خط مشی را درک کند.

شما باید به آنها یادآوری کنید. یک بار آموزش^{(One-Time-Training)} کافی نیست. در واقع می توانید جلسات آموزشی را تحت عنوان "بازخورد و نیازهای^(Needs) کارکنان BYOD" ایجاد کنید. می توانید بر نکات مهم تاکید کنید و بازخورد/مشکلاتی را که کارکنان در سیستم با آن مواجه هستند بخواهید. این دو هدف را دنبال می کند - شما می توانید نکات اساسی اما مهم این خط مشی را مجدداً متصل کنید و می توانید از بازخورد برای بهبود و تبدیل آن به یکی از بهترین راه حل های BYOD استفاده کنید.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

همه ما بازار موبایل را می شناسیم که به سرعت در حال تغییر است. مدل‌های جدیدتر^(Newer) خیلی زیاد تولید می‌شوند و کارمندان مایلند دستگاه بهتری بخرند. اما اگر برنامه های سازمان ها بر اساس مدل جدید اجرا نشود، ممکن است کارمندان ناامید شوند. یکی از گزینه‌ها ایجاد برنامه‌هایی است که از Azure مانند ابر و مایکروسافت 365 استفاده^{(Microsoft 365)} می‌کنند که تقریباً روی همه انواع مدل‌ها اجرا می‌شوند. استفاده و پیاده‌سازی برنامه‌های عمومی مانند Dropbox ، OneDrive و غیره برای ذخیره‌سازی از راه دور و همکاری هم‌زمان، به سیاست BYOD شما کمک می‌کند.^(BYOD)

اگر می خواهید کارمندان از برنامه های طراحی شده توسط بخش فناوری اطلاعات تجاری استفاده کنند، مطمئن شوید که برنامه ها با تمام دستگاه های اصلی (سیستم عامل) موجود برای دستگاه های تلفن همراه سازگار هستند. بنابراین، شما امکاناتی را ارائه می‌دهید که می‌توانند تقریباً بر روی هر مدل دستگاهی اجرا شوند، نه اینکه آنها را به مدل‌های دستگاه خاص محدود کنید، حتی اگر آن‌ها هوس گوشی ویندوزی جدیدی را که با سر و صدای زیادی منتشر شده است، داشته باشند.^(Windows)

#3 Don’t Forget Migrating Process

هنگامی که روش فوق استفاده از برنامه های عمومی است، مهاجرت از دستگاه قدیمی به دستگاه جدید چندان دشوار نیست. با این حال، چیزی را اضافه کنید که به انتقال داده ها به دستگاه های جدیدتر (در صورت ذخیره محلی) و سپس پاک کردن دستگاه قبلی کمک کند. بیشتر اوقات، مردم دستگاه های قدیمی خود را به طور معمولی (بدون محافظت) نگه می دارند و برخی ممکن است سعی کنند آنها را بفروشند. در هر دو مورد، شما باید اطلاعات کسب و کار را قبل از اینکه توسط شخصی خارج از سازمان دریافت شود، پاک کنید.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

در حالی که نکته 3 در مورد دستگاه های قدیمی صحبت می کرد، این نکته مربوط به دستگاه های جدید است. به سختی می توان کارمندان را در مورد موضوع به توافق رساند. به آنها بگویید این به نفع خودشان است. اگر آنها دستگاه را به اشتباه قرار دهند یا به شرکت دیگری نقل مکان کنند، بخش فناوری اطلاعات شما باید بتواند از راه دور داده های دستگاه های کارمندان را پاک کند.

شما نمی توانید به سادگی جلو بروید و داده ها را از بین ببرید زیرا ممکن است کارمند دادگاه ها را از بین ببرد. این امکان، گنجاندن بند در توافق نامه BYOD را ضروری می کند تا حتی در صورت پاک کردن داده ها از راه دور، مسئولیتی متوجه شما نباشد.

#5 Responsibility For Illegal Usage

باید خط مشی روشنی وجود داشته باشد که اگر کارمند از دستگاه خود برای دانلودهای غیرقانونی و غیره استفاده کند، سازمان را تبرئه کند.

#6 Forgetting About Upgrades

این یک واقعیت شناخته شده است که فناوری همچنان در حال پیشرفت است. بر این اساس، بخش فناوری اطلاعات شما باید برنامه ها و سایر موارد خود را برای فرآیندهای صاف و محافظت شده با فناوری جدیدتر سازگار کند. سخت افزار و سیستم عامل دستگاه های تلفن همراه ممکن است به گونه ای منسوخ شود که برنامه های سازمانی ممکن است به درستی در دستگاه های موجود اجرا نشوند.

بهترین راه حل های BYOD شامل بندی است که کارکنان را مجبور می کند دستگاه های تلفن همراه خود را در زمانی که فناوری به سخت افزار یا سیستم عامل بهتری نیاز دارد، ارتقا دهند. اگر کارمندان به دلیل مشکلات مالی نتوانند ارتقاء دهند، سازمان می تواند به آنها یک دستگاه سازگار یا بهتر است بگوییم برای خرید آخرین فناوری وام به آنها پیشنهاد دهد. این کار باعث خوشحالی و وفاداری کارمندان می شود. این به تولید بهتر ترجمه می شود.

موارد بالا برخی از اشتباهات مهم هستند که می توانم در اجرای یک سیاست خوب BYOD شناسایی کنم. اگر فکر می کنید من چیزی را از دست داده ام، لطفا نظر دهید و با ما به اشتراک بگذارید.^{(The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.)}

اکنون بخوانید: ^{(Now read:)} Bring Your Own Network یا BYON چیست؟^{(What is Bring Your Own Network or BYON?)}

Bring Your Own Device (BYOD) Advantages, Best Practices, etc.

Bring Your Own Device (BYOD) program has its own advantages and disadvantages. This article, the first in the three article series – talks about the good and bad of BYOD. The other two articles work to create a proper BYOD policy and find out mistakes to avoid while implementing it. Before proceeding to talk about the benefits of BYOD and its negatives, let us check out how the system is implemented.

What is Bring Your Own Device or BYOD

Bring Your Own Device system has been around for a while and is gaining momentum as more and more businesses opt for the system. Under the BYOD structure, employees use mobile devices that allow them to:

1. Use the same device for personal and office use
2. Work from anywhere

I can classify BYOD into two distinct categories: (a) the first one is where companies allow usage of employee-owned devices and (b) the second one where companies buy mobile devices for the employees. In each case, the implementation will differ slightly. For example, if the company is providing the device, it probably will block installations of things that are distracting: Angry Birds, for example. Also, the company may use secret software to see what you have been doing on the device. Of course, they will allow private use of the devices but that will be a little restricted.

Simply put, BYOD is a system where employees carry a mobile device that they can use to work from anywhere (using the office VPN in most cases).

BYOD Advantages

The first thing that comes to mind when talking about BYOD, is cost savings in different forms. In most cases, we assume you already own a mobile device and your company reconfigures it for business use. If that is the case, the business saves on buying the devices.

As of now, the practice of using employees’ existing devices is not much implemented. Rather, companies themselves buy the mobile devices, configure it and give them to the employees – in which case, the employees benefit in the following two ways:

1. They connect to the Internet using the office VPN thereby saving on the Internet costs;
2. They can work from anywhere using the same device for both business and personal uses. This relieves them from carrying more than one mobile device for personal use. Issues will arise here that might irk employees. We will talk about these issues in the negatives of using the BYOD system in businesses.

Since the employees can work from anywhere, the overall productivity increases. Employees who might not make it to the office due to bad weather or traffic, can work from home or anywhere else. This saves on employees’ absence that would otherwise lead to delay in projects. In case an employee needs to leave the office early, they can later cover the pending work. For example, if an employee has an appointment, s/he can leave early, meet the doctor, go home and work from there to complete the day’s targets.

BYOD also serves as a selling point. People prefer to work with companies that allow a single mobile device for both business and personal uses. If it is the traditional workplace, people may not be allowed to take their personal devices inside the office. I have seen workplaces where they do not allow even employees’ cellphones inside. That, compared to being able to use a single device for both personal and business work, is a big turn-off. In other words, companies with a solid BYOD system in place tend to attract better employees.

Read: Bring Your Own Device Setup and Settings in Windows 10.

BYOD Disadvantages

Again, the first one is the cost factor. Unless the company believes in allowing employees’ existing devices for business, they will be spending money on buying the equipment. Add to it, the usage of the Internet for personal purposes will only increase the spending. Still, because there are other benefits attached such as mobility and better productivity, most companies are shifting to BYOD systems.

For the employee, the turn-offs could be restrictions placed on the device. I am yet to come across any employee who says organizations prohibit personal installations in the BYOD atmosphere. Still, the organization’s policy might go to the extent of saying NO to games and certain websites.

Another cause of concern for employees is their privacy. If they use Facebook, Twitter, or something similar, the company may be able to know the login credentials. Personally, I do not believe corporate houses will go that far on snooping but the possibilities exist. Another aspect is recording or logging employee actions on the device that may give out information they won’t want to share with anyone. An example could be using the device to download a pirated movie.

The most argued concern or the negatives of BYOD systems is the security of the company’s data. Of course, the employees can access only a part of it but that part might still be enough to give out important information to others – knowingly or unconsciously. There should be a proper policy as to what the employees can share with others as well as a good exit policy: to be implemented when the employee leaves the company. A good option would be to transfer all the business data to another computer and shred the data files from the employees’ devices.

Bring Your Own Device Policy

To make BYOD successful, you should have a good BYOD policy in place. There is no such thing as the perfect BYOD policy. You just keep on making changes to the policy – as technology progresses – to keep the data secure.

#1 Educate the Employees

If you are considering BYOD implementation or have already implemented it, take time to make the employees understand the system is for convenience to both the employee and employer. You need to tell them how to keep the device protected with the latest updates and patches for the operating system and hardware they are using on their mobile devices. You need to tell them about the possibility of data leaks and how it can ruin the organization’s efforts. You need to make it clear that privacy of an organization’s data cannot be compromised.

#2 What all Platforms To Allow

You cannot let users select just about any platform. If your organizations cannot run on any specific operating system such as iOS, you have to tell your employees that people opting for iOS cannot participate in the BYOD program.

In a better method, you can give them a list of two three platforms that are acceptable and are good enough to provide for both the organization and employees. That would bring in some consistency so that you do not have to hire additional IT people to troubleshoot the devices.

#3 Non-Disclosure Agreement

Make the employees sign an NDA to an effect where they cannot share company data with any third party. Make them aware of social engineering and teach them methods to keep the data under lock.

#4 Logging & Responsibility

This is important even if the employees object. Logging the events can help you identify if any employee has been engaging in illegal activities such as downloading pirated movies. In this case, you also need to tell the employees that they will be responsible if anyone claims damages and not the organization. This clause is important as people often revert to cheaper methods for something or the other. And since it is the employee using the device and because it was the employee who went ahead to, say, download a pirated movie, the organization will not be charged with any offense.

#5 Tracking and Remote Deletion of Data

Another important aspect when creating a good BYOD policy, tracking the mobile device is more for the safety of the organization’s data and NOT to know what the employee is up to. The mobile device needs to be equipped with some sort of application that allows remote deletion of HDD. This is helpful when:

1. An employee loses the device
2. An employee leaves the job and moves on to a rival organization

The possibility of an irked employee giving away information deliberately exists, and the NDA agreement should be able to take care of that. Keep the damage claims a little higher to prevent the deliberate sharing of data.

Among other measures that help you to formulate a proper BYOD policy, are

1. Registering the MAC addresses of devices – This helps in blocking illegal connections to the corporate network
2. Auditing the Network – Check the network for any possible vulnerabilities and keep a check on the number of devices connecting to it. This way, you will be able to know if any unauthorized devices attempt a connection.
3. Create a company cloud so that users who are working remotely can store things to the common shared space instead of plugging into your network again and again. That will reduce the chances of a security breach by a significant percentage. It can be anything that allows storage, collaboration, and encryption.

BYOD Solutions & Mistakes

#1 Employee Education

Get a person who knows the ins and outs of BYOD: the security issues, compatibility issues and most important of them all – the social engineering part. It would be a good idea if you can provide each employee with a handbook of your BYOD policy along with details of the person to contact in case of problems. You can use multimedia content to illustrate possible threats (presentations, videos, etc.) so that every employee understands the policy.

You have to keep them reminding. One-Time-Training would not suffice. You can actually create training sessions under the name of “Feedback & Needs of BYOD Employees”. You can stress the important points and ask for feedback/problems the employees are facing in the system. That will serve two purposes – you get to replug the basic but important points of the policy and you can use the feedback to improve and make it one of the best BYOD solutions.

#2 Restricting BYOD To Certain Device Models

We all know the mobile market that keeps on changing fast. Newer models come out too frequently and employees would want to buy a better device. But if the organizations’ applications do not run on the new model, the employees may be frustrated. One option is to create apps that make use of cloud-like Azure and Microsoft 365 that will run on almost all types of models. Using and implementing generic apps like Dropbox, OneDrive, etc. for remote storage and real-time collaboration will give a boost to your BYOD policy.

If you want the employees to use apps designed by the business IT department, make sure the apps are compatible with all major devices (operating systems) available for mobile devices. Thus, you will be offering facilities that can run on almost any device model rather than restrict them to certain device models even though they are craving for that new Windows phone released with much fanfare.

#3 Don’t Forget Migrating Process

When the above method of using generic apps, it is not much difficult to migrate from the older device to the new one. Still, include something that helps in transferring data to newer devices (if stored locally) and then wiping out the previous device. More than often, people keep their old devices casually (unprotected) and some might try to sell them away. In both cases, you have to get the business data erased before they are picked up by someone outside the organization.

#4 Not Including Erase Clause Is a Huge Mistake

While point 3 talked about old devices, this point is related to new devices. It will be hard to get employees to agree on the point. Tell them it is for their own benefit. If they misplace the device or move to another company, your IT department should be able to remotely wipe out the data on employees’ devices.

You can’t simply go ahead and wipe out data as the employee may knock courts. This possibility makes it necessary to include the clause in the BYOD agreement so that even if you erase the data remotely, you are not to be held responsible.

#5 Responsibility For Illegal Usage

There should be a clear policy that absolves the organization if the employee uses his/her device for illegal downloads etc.

#6 Forgetting About Upgrades

It is a known fact that technology keeps on evolving. Accordingly, your IT department needs to make their apps and other things compatible with the newer technology for smooth and protected processes. The mobile devices’ hardware and operating system may too get obsolete in a way that the organizational apps might not run properly on the existing devices.

The best BYOD solutions include a clause that forces employees to upgrade their mobile devices when technology demands better hardware or operating system. If the employees can’t upgrade due to financial problems, the organization can offer them a compatible device or better still, offer them a loan to buy the latest technology. This will make employees happy and loyal. This translates to better production.

The above are some critical mistakes I could identify in implementing a good BYOD policy. If you think I missed anything, please comment and share with us.

Now read: What is Bring Your Own Network or BYON?

Related posts

• ویژگی های Best و Advantages LibreOffice Writer

• Best Software & Hardware Bitcoin Wallets برای Windows، در iOS، Android

• Best Laptop Tables برای خرید آنلاین

• Best Laptop Backpacks برای Men and Women

• Best رایگان Secure Digital Notebook Software & Online Services

• Zip file در هنگام دانلود فایل ها از DropBox خطای بیش از حد بزرگ است

• Microsoft Identity Manager: ویژگی ها، Download

• چه Data Analytics و چه آن را برای استفاده

• Task Management Software رایگان برای مدیریت کار گروهی

• نحوه نصب Windows 95 در ویندوز 10

• چگونه Payoneer Account خود را ببندید؟

• Setup Internet Radio Station رایگان در Windows PC

• SMS Organizer: SMS Application طراحی شده توسط Machine Learning

• Whiteboard Fox online whiteboard رایگان است که اجازه می دهد تا real-time sharing است

• قفل از Plex Server and Server Settings؟ در اینجا ثابت است!

• Best Cybersecurity Practices برای Small Business چیست؟

• Explanation and Prevention - Silly Window Syndrome است

• Blue Whale Challenge Dare Game است

• Nine Nostalgic Tech Sounds شما احتمالا در سال های نه شنیده

• Chromebook در مقابل لپ‌تاپ: بهترین دستگاه برای کودکان چیست؟