همه ما باید تا به حال بخشی از ارائه ضعیف پاورپوینت^(PowerPoint) را تجربه کرده باشیم . مطمئناً برای ایجاد یک ارائه با برداشت خوب^{(create a presentation having a good impression)} زمان و توجه لازم است. خوب، پس ویژگی کلیدی برای ایجاد یک ارائه موثر در کوتاه ترین بازه زمانی چیست؟ این جایی است که شما آن را دریافت می کنید.

پاورپوینت نکات و ترفندها

در این راهنما، 10 نکته و ترفند مفید را خواهید یافت که به شما کمک می کند تا داده های خود را به خوبی سازماندهی شده به مخاطبان ارائه دهید. بنابراین، بیایید شروع کنیم.

1. ارائه خود را ساده نگه دارید
2. یک پس زمینه سفارشی اعمال کنید
3. مدت زمان انتقال را تغییر دهید
4. پخش موسیقی در سراسر اسلایدها
5. بزرگنمایی و کوچکنمایی اسلایدها
6. یک نمودار سازمانی ایجاد کنید
7. یک واترمارک درج کنید
8. یک سایه به متن اضافه کنید
9. یک ارائه پاورپوینت را حلقه کنید
10. ارائه های پاورپوینت^{(Save PowerPoint Presentations)} را به صورت فایل PDF ذخیره کنید^{(PDF Files)}

اجازه دهید آنها را با جزئیات ببینیم:

1] ارائه خود را ساده نگه دارید

اولین و مهمترین نکته ای که به شما توصیه می کنم اسلایدهای خود را ساده نگه دارید. ارائه شما باید شبیه راهنمای تصویری باشد که قرار است مانند یک داستان بگویید.

داشتن یک تخته سفید با حداقل جلوه راه خوبی برای تمرکز مخاطب بر روی موضوع و پیام اصلی است.

با این حال، ممکن است تحت تأثیر طراحی گرافیکی تم های جذاب، انتقال اسلاید و افکت انیمیشن قرار بگیرید. اما، به خاطر داشته باشید که این بحث نیست. این افکت‌ها فقط باید هدف کمک بصری باشند تا بتوانند ارائه شما را بهبود بخشند.

2] یک پس زمینه سفارشی اعمال کنید

پاورپوینت با قالب های طراحی و الگوهای چیدمان مختلف ارائه می شود که به شما کمک می کند پس زمینه دلخواه خود را ایجاد کنید و ارائه خود را منحصر به فرد کنید. بسته به نیازتان می‌توانید آن را برای برخی یا همه اسلایدهای خود اعمال کنید.

اگر شما نیز مایل به ایجاد یک پس‌زمینه سفارشی هستید، به نوار منو بروید و تب Design > دکمه تنظیم صفحه را انتخاب کنید.^(Design)

در کادر محاوره‌ای Page Setup ، ارتفاع و عرض پس‌زمینه مورد نظر خود را وارد کنید. همچنین می‌توانید تعداد اسلایدهایی را که می‌خواهید پس‌زمینه سفارشی را برای آن‌ها اعمال کنید، انتخاب کنید.

توجه:^(Note:) اگر از پاورپوینت 2016 یا نسخه جدیدتر استفاده می کنید، تنظیمات صفحه^{(Page Setup)} را در منوی File خواهید دید.^(File)

3] مدت زمان انتقال را تغییر دهید

در پاورپوینت مایکروسافت^{(Microsoft PowerPoint)} ، انتقال اسلاید یک جلوه بصری بین اسلایدها است. هنگامی که در حین ارائه به اسلاید بعدی می روید، ممکن است این جلوه ویژه را مشاهده کنید. اما به همان اندازه که ارائه مهم است، هماهنگ کردن زمان انتقال مناسب نیز بسیار ضروری است تا ارائه حرفه ای به نظر برسد.

بنابراین، اگر زمان‌بندی انتقال شما نیز خیلی کند یا خیلی سریع است، می‌توانید با رفتن به تب Transition آن را تنظیم کنید. ^(Transition)در سمت راست، بخش زمان بندی^(Timing) را مشاهده خواهید کرد . در اینجا، می توانید طول یک انتقال را مشخص کنید.

پس از تنظیم زمان بندی اسلاید فعلی، می توانید همان طول انتقال را حتی بین همه اسلایدها تنظیم کنید. بنابراین، برای تنظیم آن، روی دکمه Apply to All کلیک کنید.

4] پخش موسیقی در سراسر اسلاید

افزودن موسیقی پس‌زمینه در میان اسلایدها می‌تواند ارائه شما را به سطح بعدی برساند. هنگامی که ارائه خود را به مخاطبان خود ارائه می دهید، اجرا را جالب تر می کند و تجربه فوق العاده ای را ارائه می دهد.

بنابراین، برای درج یک کلیپ صوتی در ارائه خود، Microsoft PowerPoint را باز کنید و به تب Insert > بخش Media > Audio tool بروید. اکنون، پوشه رایانه خود را برای یافتن فایلی که می خواهید اضافه کنید، مرور کنید و سپس بر روی دکمه Insert کلیک کنید.

برای فعال کردن تب Playback ، فایل صوتی را از اسلاید فعلی انتخاب کنید و گزینه های مختلفی را مشاهده خواهید کرد که برای پیکربندی موسیقی پس زمینه استفاده می شود.

در دسته گزینه های صوتی^{(Audio Options)} ، بر روی دکمه کشویی گزینه Start کلیک کرده و ^(Start)پخش در اسلایدها^{(Play across slides)} را انتخاب کنید . به پخش خودکار کلیپ صوتی در چندین اسلاید کمک می کند.

سه چک باکس در همان بخش وجود دارد که می توانید بنا به نیاز خود از آنها استفاده کنید. آنها به شرح زیر هستند:

1. حلقه^(Loop) تا توقف^(Stopped) - این گزینه کلیپ صوتی یا تصویری شما را تا زمانی که متوقف شود تکرار می کند.
2. پنهان کردن^(Hide) در هنگام نمایش -^{(Show –)} می توانید از این گزینه برای مخفی کردن نماد صدا در حین نمایش اسلاید استفاده کنید.
3. پس از پخش به عقب برگردید - و آخرین مورد این است که کلیپ صوتی یا تصویری را به عقب برگردانید. وقتی کلیپ در طول ارائه پخش شد، آن را به عقب برمی‌گرداند.

5] بزرگنمایی و کوچکنمایی اسلایدها

گاهی اوقات این اتفاق می افتد که شما باید توجه مخاطبان بهتری را در طول ارائه حفظ کنید. نمودار دایره ای و نمودار میله ای ممکن است مثال خوبی باشد. می تواند اطمینان حاصل کند که هر قسمت خاصی از اسلاید به وضوح در ارائه نشان داده شده است.

برای استفاده از این ویژگی در Microsoft PowerPoint ، می توانید از نوار لغزنده Zoom In و Zoom Out استفاده کنید. ^{(Zoom Out)}همانطور که در بالا نشان داده شده است در نوار وظیفه در گوشه سمت راست پایین صفحه اسلاید موجود است. با کشیدن نوار لغزنده کنترل زوم به سمت راست، صفحه را بزرگ‌نمایی می‌کند و وقتی نوار لغزنده را به سمت چپ می‌کشید، بزرگ‌نمایی می‌کند.

همچنین می توانید عملکرد زوم را با استفاده از صفحه کلید خود کنترل کنید. تنها چیزی که نیاز دارید کلید Ctrl^(Ctrl) را فشار داده و نگه دارید و از چرخ ماوس خود برای بزرگنمایی و کوچکنمایی نوار لغزنده استفاده کنید.

6] نمودار سازمانی ایجاد کنید

در مایکروسافت پاورپوینت^{(Microsoft PowerPoint)} ، SmartArt ابزار مهمی است که به شما کمک می کند تا با استفاده از نمودار Venn و نمودار سازمانی، اطلاعات را به صورت بصری ارتباط برقرار کنید. این یک نمایش بصری از ساختار یک سازمان با استفاده از سلسله مراتب گزارشگری ارائه می دهد. بنابراین، بیایید شروع کنیم.

به تب Insert بروید. در قسمت Illustrations بر روی گرافیک SmartArt کلیک کنید.^(SmartArt)

در صفحه SmartArt Graphic ، Hierarchy را انتخاب کنید .

به صفحه سمت راست بروید، یک طرح بندی برای نمودار سازمانی^{(Organization)} خود انتخاب کنید و روی دکمه OK کلیک کنید.

برای وارد کردن متن روی کادر سلسله مراتبی کلیک کنید و متن خود را تایپ کنید.

7] یک واترمارک وارد کنید

چه^(Whether) برای محافظت از محتوای خود در برابر کپی غیرقانونی و چه برای افزودن یک تصویر شفاف، ایجاد لوگوی واترمارک در Microsoft PowerPoint آسان است. بنابراین، اجازه دهید شروع به اضافه کردن واترمارک به اسلایدهای پاورپوینت^(PowerPoint) کنیم.

ارائه پاورپوینت^(PowerPoint) را باز کنید و به تب View > Slide Master بروید .

اکنون به تب Insert بروید و فیلدی را که می خواهید اضافه کنید مانند متن، نمودار، تصویر و غیره انتخاب کنید.

هنگامی که واترمارک را اضافه کردید، به تب Home بروید و آن را به درستی مطابق با نیاز خود تنظیم کنید.

اکنون به تب Slide Master بروید و در انتهای سمت راست گزینه Close Master View را پیدا کنید.^{(Close Master View)}

^(Click)برای ذخیره واترمارک روی این گزینه کلیک کنید .

8] یک سایه به متن اضافه کنید

با استفاده از افکت سایه در ^(Shadow)پاورپوینت^(PowerPoint) ، می توانید به راحتی ظاهر متن خود را تغییر دهید و آنها را شگفت انگیز کنید. با این حال، ما داشتن افکت های زیاد را توصیه نمی کنیم زیرا می تواند توجه مخاطبان شما را از موضوع اصلی منحرف کند. بنابراین، از آنها به درستی استفاده کنید.

جمله را انتخاب کنید و خواهید دید که یک تب Format جدید در نوار منو ظاهر می شود.

از زبانه Format، به بخش WordArt Styles > دکمه Text Effects > Shadow  Submenu بروید.

زیر منوی Shadow مجموعه خوبی از جلوه های سایه مانند Outer , Inner , و Perspective را شامل می شود. زمانی که ماوس را روی آن‌ها نگه دارید، می‌توانید پیش‌نمایش زنده از این افکت‌ها را دریافت کنید. بنابراین، هر یک از افکت‌ها را امتحان کنید و آن‌ها را خودتان بسازید.

9] یک ارائه پاورپوینت را حلقه کنید

نمایش اسلاید معمولاً برای نمایش عکس های دیجیتال در مراسم عروسی یا نمایشگاه ها استفاده می شود. در چنین موقعیتی، ممکن است بخواهید به طور مداوم تصاویر انتخابی خود را حلقه بزنید تا مهمانان شما خسته نشوند. بنابراین، بیایید راه انجام آن را بدانیم.

ارائه پاورپوینت^(PowerPoint) خود را باز کنید و به تب Slide Show بروید.

روی دکمه Set Up Slide Show کلیک کنید تا صفحه Set up Show باز شود .

در قسمت نمایش^(Show) گزینه‌ها، کادر کنار حلقه^(Loop) را به‌طور پیوسته تا «Esc» علامت بزنید.

اگر می خواهید فقط برخی از اسلایدهای خاص را حلقه کنید، می توانید آنها را در بخش نمایش اسلایدها^{(Show Slides)} ذکر کنید . در غیر این صورت، به سادگی بر روی دکمه OK کلیک کنید.

10] ارائه های پاورپوینت^{(Save PowerPoint Presentations)} را به صورت فایل PDF ذخیره کنید^{(PDF Files)}

و نکته آخر ذخیره پاورپوینت^(PowerPoint) به عنوان فایل PDF است. اگر نیاز فوری به باز کردن ارائه خود در هر دستگاه دیگری داشته باشید، بسیار مفید است و متأسفانه، ارائه با برنامه موجود در آنجا سازگار نیست.

در چنین حالتی، می توانید فایل خود را به صورت PDF ذخیره کنید و سپس به راحتی در هر رایانه ای باز شود. بنابراین، بیایید ببینیم چگونه این کار را انجام دهیم:

پس از ایجاد پاورپوینت^(PowerPoint) ، به منوی File رفته و گزینه ^(File)Save As را انتخاب کنید.

در پنجره بعدی، نام فایل خود را داده و سپس مکانی را انتخاب کنید که می خواهید آن را در آن قرار دهید.

سپس روی منوی کشویی کنار Save as type  کلیک کنید و سپس گزینه PDF را از لیست انتخاب کنید.

اگر می‌خواهید فایل PDF را درست پس از ایجاد آن باز کنید، می‌توانید کادر کنار فایل Open را پس از انتشار^{(Open file after publishing)} علامت بزنید . و سپس بر روی دکمه ذخیره^(Save) کلیک کنید.

بخوانید^(Read) :  پاورپوینت آنلاین نکات و ترفندها .

Top 10 Most Useful PowerPoint Tips and Tricks

All of us must have ever experienced the fаir part of a poor presentation of the PowerPoint. Certainly, it takes time and attention to create a presentation having a good impression. Well, then what would be the key feature to create an effective presentation in the shortest span of time? That’s the place where you get it.

PowerPoint Tips and Tricks

In this guide, you will find 10 most useful tips and tricks that will help you to present your data to your audience in a well-organized way. So, let’s get started.

1. Keep your Presentation Simple
2. Apply a custom background
3. Change the transition duration
4. Play Music Across Slides
5. Zoom in and out of slides
6. Create an Organization chart
7. Insert a watermark
8. Add a shadow to the text
9. Loop a PowerPoint Presentation
10. Save PowerPoint Presentations as PDF Files

Let us see them in detail:

1] Keep your Presentation Simple

The first and foremost tip I recommend you to keep your slides simple. Your presentation should be similar to a visual guide that you are going to say like a story.

Having a whiteboard with a minimal effect is a good way to keep the audience focused on the subject and the main message.

However, it is possible that you may be influenced by the graphical design of attractive themes, slide transition, and the animation effect. But, keep in mind that it is not the talk. These effects only need to be the purpose of the visual aid so that they could enhance your presentation.

2] Apply a custom background

PowerPoint comes with the design templates and different layout patterns that help you to create your own custom background and make your presentation unique. You can apply it to some or all for your slides depending upon your requirements.

If you are also willing to create a custom background, then go to the menu bar and select the Design tab > Page Setup button.

In the Page Setup dialog box, enter the height and width of the background you prefer. You can also choose the number of slides for which you want to apply the custom background.

Note: If you’re using the PowerPoint 2016 or later version, then you will find the Page Setup in the File menu.

3] Change the transition duration

In a Microsoft PowerPoint, a slide transition is a visual effect between the slides. You may see this special effect when you move to the next slide during a presentation. But as important as presentation, it is also quite essential to coordinate the proper transition timing so that the presentation looks professional.

So, if your transition timing is also too slow or too fast, you can adjust it by going to the Transition tab. On the right side, you will see the Timing section. Here, you can specify the length of a transition.

After adjusting the timing of the current slide, you can set out the same length of transition even between all the slides. So, in order to set it, click on the Apply to All button.

4] Play Music Across Slides

Adding background music across slides can take your presentation to the next level. It makes the performance more interesting and provides an overwhelming experience when you deliver your presentation to your audience.

So, to insert an audio clip in your presentation, open Microsoft PowerPoint, and go to the Insert tab > Media section > Audio tool. Now, browse your computer’s folder for the file you want to add, and then click on the Insert button.

To activate the Playback tab, select the audio file from the current slide and you will see various options that are used to configure the background music.

In the Audio Options category, click on the drop-down button of the Start option and select Play across slides. It helps to play the audio clip automatically across multiple slides.

There are three checkboxes in the same section that you can use as per your requirements. They are as following:

1. Loop until Stopped – This option will repeat your audio or video clip until it gets stopped.
2. Hide During Show – You can use this option to hide the sound icon during the slide show.
3. Rewind after Playing – And the last one is to rewind the audio or video clip. It rewinds the clip, once it has done played during the presentation.

5] Zoom in and out of slides

Sometimes it happens you need to keep a better audience’s attention during the presentation. A pie chart and a bar graph might be a good example. It can ensure that any specific part of the slide is clearly shown in the presentation.

In order to use this feature in Microsoft PowerPoint, you can use the Zoom In and Zoom Out slider. It is available on the taskbar at the bottom right corner of the slide page as shown above. On dragging the zoom control slider bar towards the right, it zooms in the page and it zooms out when you drag the slider bar towards left.

You can also control the zoom function using your keyboard. All you need to press & hold the Ctrl key and use your mouse wheel to zoom in and out the slider.

6] Create an Organization chart

In Microsoft PowerPoint, SmartArt is an important tool that helps you to communicate the information visually using a Venn diagram and organizational chart. It presents a visual presentation of an organization’s structure using a reporting hierarchy. So, let’s get started.

Go to the Insert tab. In the Illustrations section, click on the SmartArt graphic.

On the SmartArt Graphic page, select Hierarchy.

Move to the right pane, choose a layout for your Organization chart, and click the OK button.

To enter text, click on the hierarchal box and type your text.

7] Insert a watermark

Whether for protecting your content against illegal copying or to add a transparent picture, it’s easy to create a watermark logo in Microsoft PowerPoint. So, let’s begin to add a watermark to PowerPoint slides.

Open the PowerPoint presentation and go to the View tab > Slide Master.

Now, switch to the Insert tab and select the field you want to add such as text, chart, image, etc.

Once you added the watermark, go to the Home tab and adjust it properly according to your requirements.

Now, move to the Slide Master tab where you will find the Close Master View option at the right end.

Click on this option to save the watermark.

8] Add a shadow to the text

Using the Shadow effect in PowerPoint, you can easily change the look of your text and make them fabulous. However, we don’t recommend having too many effects as it can divert your audience’s attention away from the main theme. So, use them suitably.

Select the sentence and you will see a new Format tab gets to appear on the menu bar.

From the Format tab, go to WordArt Styles section> Text Effects button > Shadow Submenu.

The Shadow submenu comprises a good collection of shadow effects such as Outer, Inner, and Perspective. You can get a live preview of these effects when you hover over them. So, try each of the effects and make them your own.

9] Loop a PowerPoint Presentation

Slideshows are commonly used for displaying digital photos at the wedding or trade shows. On such an occasion, you might want to loop continuously your selected images so that your guests would not be bored. So, let’s know the way to do it.

Open your PowerPoint presentation and go to the Slide Show tab.

Click on the Set Up Slide Show button to open the Set up Show page.

Under Show options, mark the checkbox next to the Loop continuously until ‘Esc’.

If you want to loop only some specific slides then you can mention them in the Show Slides section. Otherwise, simply click on the OK button.

10] Save PowerPoint Presentations as PDF Files

And the last point is about to save the PowerPoint presentation as the PDF file. It becomes quite useful if you urgently need to open your presentation in any other device and unfortunately, the presentation is not consistent with the included program there.

In such a case, you can save your file as PDF, and then it can be easily open on any computer. So, let’s see how to do it:

Once you create your PowerPoint presentation then go to the File menu and select Save As option.

In the next window, given the name of your file and then select a location where you want to place it.

Thereafter click the drop-down menu next to the Save as type and then select the PDF option from the list.

If you want to open the PDF file just after creating it, then you can mark the checkbox next to the Open file after publishing. And then click on the Save button.

Read: PowerPoint Online Tips and Tricks.

Related posts

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• چگونه Dark Mode را در Word، Excel and PowerPoint فعال کنیم

• 3 Ways به Combine Multiple PowerPoint Presentation Files

• نحوه اضافه کردن Headers and Footers در PowerPoint

• نحوه اضافه کردن روایت صوتی به ارائه پاورپوینت

• Windows Terminal Tips and Tricks به شما را مانند یک Pro کار

• 10 Surface Pro Tips and Tricks مفید

• اسلایدهای گوگل در مقابل پاورپوینت مایکروسافت – چه تفاوت هایی دارند؟

• Microsoft Outlook Tips and Tricks و دانلود کتاب

• 10 راه برای جذاب تر کردن نمایش اسلاید پاورپوینت

• Desktop Tips and Tricks مجازی برای Windows 10

• نحوه تغییر اندازه اسلاید در پاورپوینت برای ارائه بهتر

• بهترین Microsoft OneDrive Tips and Tricks برای استفاده از آن مانند Pro

• ترین Facebook Add-ons مفید، Tips and Tricks

• Best Vivaldi Browser Tips and Tricks

• ویندوز 10 Tips and Tricks

• نحوه درج یک ویدیوی YouTube در ارائه پاورپوینت

• ویندوز 10 Mail App tips & tricks

• نحوه تسلط بر Slide Master در Microsoft PowerPoint

• چگونه یک قالب پاورپوینت را ویرایش یا تغییر دهیم