وقتی صحبت از یک فضای کاری مشترک برای ویرایش اسناد می شود، Google Docs بدون هیچ شکی در صدر فهرست قرار دارد. از ویرایش تا امنیت - همه چیز در Google Docs کاملاً اثبات شده است. اگر با این ابزار ویرایش و همکاری تازه کار هستید، در اینجا چند نکته و ترفند Google Docs^{(Google Docs tips and tricks )} وجود دارد که به شما امکان می دهد در یک فضای کاری مشترک بهتر کار کنید.

نکات و ترفندهای Google Docs

برای کاربران جدید و فعلی، در اینجا برخی از مفیدترین نکات، ترفندها و آموزش های Google Docs آمده است که به شما در ویرایش و نوشتن بهتر اسناد کمک می کند.^{(Google Docs)}

1] ویرایش تصویر

اگر با بسیاری از ابزارهای مختلف ویرایش تصویر^{(image editing tools)} موجود آشنا نیستید، می‌توانید به سادگی Google Docs را انتخاب کنید ، زیرا به شما امکان می‌دهد جلوه‌های مختلف اضافه کنید و اندازه آن را تغییر دهید. امکان رنگ آمیزی مجدد تصویر، تنظیم شفافیت، روشنایی و کنتراست وجود دارد. همه این تنظیمات را می‌توانید در اینجا پیدا کنید: Format > Image Options . اگر می خواهید عکسی را برش دهید، به Format > Crop Image بروید .

2] دانلود^(Download) سند در فرمت های مختلف

می‌توانید یک سند واحد را در قالب‌های مختلف از جمله docx.، .odt ، .rtf ، .pdf ، .txt و غیره دانلود کنید. برای اطلاع شما، اگر فرمت TEXT را انتخاب کنید ، تصویر و سایر قالب‌بندی‌ها پس از دانلود از بین می‌رود. اگر می خواهید سندی را دانلود کنید، به مسیر File > Download as > Select format بروید. چند لحظه طول می کشد تا دانلود به طور خودکار شروع شود.

بخوانید:^(Read:)  چگونه اسناد Google Docs را به هر زبانی ترجمه کنیم^{(translate Google Docs documents into any language)} .

3] معادله را وارد کنید

اگر نیاز به درج برخی معادلات ریاضی دارید، می توانید این کار را در Google Docs انجام دهید . شما حتی مجبور نیستید آن را از هیچ وب سایت شخص ثالث دیگری کپی کنید زیرا گزینه ای وجود دارد که به شما امکان می دهد معادلات مختلف را اضافه کنید. قالب توسط Google Docs ارائه می شود و برای تکمیل آن باید مقادیر را وارد کنید. امکان درج معادله جبری، معادله تابعی، معادله انتگرال و غیره وجود دارد. کافی است به مسیر Insert > Equation بروید و یک فرمت را برای درج انتخاب کنید.

4] درج نظر

فرض کنید برخی از کلمات را به زبان دیگری نوشته‌اید^(Say) و می‌خواهید آنها را به نفع کسانی که ممکن است آن اصطلاح را درک نکنند، ترجمه کنید. در چنین سناریویی، می‌توانید نظر خود را اضافه کنید تا دیگران معنای آن را بفهمند. همچنین اگر می‌خواهید به چیزی اشاره کنید، می‌توانید نظر خود را اضافه کنید. برای انجام این کار، یک کلمه یا متن را در ویرایشگر خود انتخاب کنید و روی دکمه نظر^{(Comment )} کلیک کنید. اکنون می توانید نظر خود را یادداشت کنید.

5] از اصطلاحنامه استفاده کنید

اصطلاحنامه^(Thesaurus) به کاربران کمک می کند کلمات بیشتری را بیاموزند، مترادف ها را بیابند و غیره. به جای استفاده از وب سایت ها یا ابزارهای شخص ثالث در حین استفاده از Google Docs ، می توانید از اصطلاحنامه داخلی Google Docs استفاده کنید . برای استفاده از آن، روی هر کلمه کلیک راست کرده و Define “word” را انتخاب کنید. شما می توانید تمام موارد ذکر شده در بالا را در سمت راست خود پیدا کنید. سپس می‌توانید هر کلمه‌ای را مستقیماً از لیست انتخاب کنید و میزان استفاده آن کلمه خاص را بررسی کنید.

بخوانید: WordWeb: نرم افزار فرهنگ لغت و اصطلاحنامه رایگان برای ویندوز.^{(WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.)}

6] کاراکترهای خاص را با نمادها جایگزین کنید^(Replace)

نمادهای زیادی وجود دارد که در صفحه کلید شما موجود نیست. مثلاً علامت کپی رایت یا علامت علامت تجاری اصلاً موجود نیست. اگر می خواهید از آن نمادها استفاده کنید، در اینجا چند نکته وجود دارد. می توانید از (c) برای دریافت علامت حق چاپ، (r) برای دریافت علامت علامت تجاری ثبت شده و غیره استفاده کنید. همه اینها در Google Docs از پیش تعریف شده اند . بنابراین اگر می خواهید میانبرهای بیشتری به جایگزین ها اضافه کنید، در اینجا یک ترفند ساده وجود دارد. به Tools > Preferences بروید . در اینجا می توانید گزینه ای به نام جایگزینی خودکار^{(Automatic substitution)} را پیدا کنید . مطمئن شوید که این مورد بررسی شده است. پس از آن، می توانید جایگزین ها را انتخاب کنید یا آنها را بر اساس آن تنظیم کنید.

بخوانید^(Read) : نکات و ترفندهای Google Sheets .

7] نمایش تاریخچه بازبینی

اگر بیش از یک نفر در حال ویرایش یک سند واحد باشند، احتمال تضاد وجود دارد. علاوه بر این، اگر می خواهید جدول زمانی ویرایش خود را بررسی کنید، می توانید پانل تاریخچه ویرایش را باز کنید. در اینجا، می توانید تمام ویرایش های انجام شده توسط اعضای مختلف تیم را پیدا کنید. از افزودن یک تصویر یا پررنگ کردن متن – همه چیز در Google Docs ثبت می‌شود . Open File > Show تاریخچه بازبینی را باز کنید. همچنین، می‌توانید Ctrl + Alt + Shift + H. را فشار دهید. به‌طور پیش‌فرض، پانل ویرایش تغییرات قابل‌توجه را نشان می‌دهد. با این حال، اگر می خواهید نسخه های دقیق را بررسی کنید، روی گزینه ای به نام Show more details revisions^{(Show more detailed revisions)} کلیک کنید .

8] افزونه ها را نصب کنید

افزونه‌ها^(Add-ons) همیشه به کاربران کمک می‌کنند تا از هر سرویس یا نرم‌افزاری با غنی‌سازی عملکرد آن، بهره بیشتری ببرند. Google Docs همچنین از افزونه‌ها پشتیبانی می‌کند، که می‌توانند مستقیماً از برگه افزونه‌ها^{(Add-ons )} > دریافت افزونه‌ها نصب شوند. برخی از بهترین افزونه‌های Google Docs عبارتند از g( Math )، گالری الگو^{(Template Gallery)} ، فهرست^(Table) مطالب، تشخیص گفتار^{(Speech Recognition)} ، سبک‌ها^(Styles) و غیره.

9] بدون قالب بندی بچسبانید

بیایید فرض کنیم که محتوایی را از منبع دیگری کپی می کنید. وقتی آن را جای‌گذاری^(Whe) می‌کنید، همه پیوندها، قالب‌بندی، تگ‌های عنوان و غیره را در Google Docs دریافت خواهید کرد. اگر نمی‌خواهید قالب‌بندی را بخواهید، روی فضای خالی در Google Docs راست کلیک کرده و Paste without formatting را انتخاب کنید. ^{(Paste without formatting.)}در پنجره بازشو روی OK^{(OK )}   کلیک کنید و سپس Ctrl + V را برای چسباندن فشار دهید. تمام قالب بندی ها از بین خواهند رفت.

10] سند را در وب سایت جاسازی کنید

مواقعی ممکن است لازم باشد سندی را در وب منتشر کنید. می‌توانید با استفاده از ایمیل شخصی را دعوت کنید، همکاران اضافه کنید، پیوند را به اشتراک بگذارید و کل سند را در یک وب‌سایت جاسازی کنید. برای انجام این کار به File > Publish to the web بروید > انتشار محتوا و تنظیمات را^{(Publish content and settings)} گسترش دهید > روی Start Publishing کلیک کنید > گزینه تأیید را در پنجره بازشو انتخاب کنید > به برگه Embed بروید > کد iframe را کپی کنید > آن را در بخش HTML صفحه وب قرار دهید . سند پس از جاسازی آن در صفحه وب برای همه قابل مشاهده خواهد بود.

11] ترجمه سند

Google Docs به شما امکان می دهد اسناد را بدون خروج از صفحه اصلی ترجمه کنید. این با یک گزینه داخلی در زیر  Tools > Translate سند ارائه می شود که به شما امکان می دهد سند خود را از یک زبان به زبان دیگر ترجمه کنید. اگرچه ممکن است مانند یک حرفه ای ترجمه نشود، اما می توانید نمای کلی یک سند زبان خارجی را درک کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد  ترجمه سند Google Docs^{(Google Docs document translation)} ، این راهنمای مفصل را بخوانید.

12] تایپ صوتی

گاهی اوقات ممکن است تمایلی به نوشتن مقاله نداشته باشید، اما باید آن را در اسرع وقت تکمیل کنید. در چنین شرایطی، تایپ صوتی می تواند ابزار مفیدی برای شما باشد. از آنجایی که این یک گزینه داخلی است، برای انجام کار نیازی به  نصب افزونه Google Docs^{(install a Google Docs add-on)} ندارید  . برای شروع، مطمئن شوید که یک میکروفون به رایانه شما وصل است. اگر چنین است، Google Docs را باز کنید و به  Tools > Voice typing بروید. همین کار را می توان با فشار دادن  Ctrl+Shift+S کرد.

13] امضای دست نویس را وارد کنید

اضافه کردن یک امضای دست‌نویس، حس حرفه‌ای به سند شما می‌افزاید و همچنین ممکن است گاهی لازم باشد. خبر خوب این است که می‌توانید از گزینه Scribble در Google Drawing برای ایجاد یک امضای دست‌نویس کمک بگیرید. این کار خیلی وقت گیر نیست اما برای کسانی که با حرکت ماوس راحت نیستند مشکل است. برای کسب اطلاعات بیشتر  در مورد افزودن امضاهای دست‌نویس در Google Docs^{(about adding handwritten signatures in Google Docs)} ، به این مقاله نگاهی بیندازید.

14] نقل قول اضافه کنید

اغلب ممکن است مجبور شوید یک مرجع درج کنید یا به نویسنده اصلی بیانیه ای که در سند خود وارد کرده اید اعتبار دهید. در Google Docs ، اضافه کردن نقل قول ها یا مراجع با کمک گزینه های داخلی بسیار آسان است. می توانید به  Tools > Citations بروید  و یک مرجع سفارشی با توجه به نیاز خود ایجاد کنید. برای اطلاعات بیشتر، می‌توانید این راهنمای دقیق را دنبال کنید تا نحوه  ایجاد و درج مرجع در Google Docs^{(create and insert a reference in Google Docs)} را بیاموزید .

بسیاری از کارهای دیگر وجود دارد که می توان با استفاده از Google Docs انجام داد. اگر چیزی مهم را از دست دادیم به ما اطلاع دهید.^{(There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.)}

در ادامه بخوانید^{(Read next)} : Google Docs در مقابل Microsoft Word Online .

Google Docs Tips and Tricks everyone should know

Whеn it comes to a shared workspace to edit documents, Google Docs tops the list without any doubt. From editing to security – everything is full proof in Google Docs. If you are new to this editing & collaboration tool, here are some Google Docs tips and tricks that will let you work better in a shared workspace.

Google Docs Tips and Tricks

For new & existing users, here are some of the most useful Google Docs tips, tricks & tutorials, that will help you better edit & write your documents.

1] Edit Image

If you are not familiar with the many different image editing tools available, you can simply opt for Google Docs, as it will let you add various effects and resize it. It is possible to recolor an image, adjust transparency, brightness, and contrast. All these settings can be found at here: Format > Image Options. If you want to crop a picture, go to Format > Crop Image.

2] Download document in different formats

You can download a single document in different formats including .docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt etc. For your information, if you select TEXT format, the image, and other formattings will be lost after downloading. If you want to download a document, go to File > Download as > Select format. It will take a few moments for the download to start automatically.

Read: How to translate Google Docs documents into any language.

3] Insert equation

If you need to insert some mathematical equations, you can do so in Google Docs. You do not even have to copy it from any other third party website since there is an option that will let you add different equations. The format will be given by Google Docs, and you have to insert the values to complete it. It is possible to insert an algebraic equation, functional equation, integral equation, and more. Just go to Insert > Equation and select one format to insert.

4] Insert comment

Say you have written some words in a different language and you want to translate them for the benefit of those who may not understand that term. In such a scenario, you can add a comment so that other people can understand its meaning. You can also add a comment if you wish to reference something. To do so, select a word or text in your editor and click on the Comment button. Now you can write down your comment.

5] Use Thesaurus

Thesaurus helps users learn more words, find synonyms, etc. Instead of using any third party websites or tools while using Google Docs, you can use the inbuilt thesaurus of Google Docs. To use it, right-click on any word and select Define “word.” You can find everything mentioned above on your right-hand side. You can then select any word right from the list, and check the usage of that particular word.

Read: WordWeb: Free Dictionary & Thesaurus Software for Windows.

6] Replace certain characters with symbols

There are many symbols that are not available on your keyboard. For example, the copyright sign or the trademark sign are not available at all. If you want to use those symbols, here are few tips. You can use (c) to get the copyright sign, (r) to get the registered trademark sign and so on. All these are predefined in Google Docs. So if you want to add more shortcuts to replacements, here is a simple trick. Go to Tools > Preferences. Here you can find an option called Automatic substitution. Make sure this is checked. After that, you can select the replacements or set them accordingly.

Read: Google Sheets Tips and Tricks.

7] Show revision history

If more than one person is editing a single document, there is a high chance of conflicts. Moreover, if you want to check your editing timeline, you can open the revision history panel. Here, you can find all the edits done by different members of the team. From adding an image or making text bold – everything gets recorded in Google Docs. Open File > Show revision history. Alternatively, you can press Ctrl + Alt + Shift + H. By default, the revision panel shows the significant changes. However, if you want to check the detailed revisions, click on the option called Show more detailed revisions.

8] Install add-ons

Add-ons always help users get more out of any service or software by enriching its functionality. Google Docs also does support add-ons, whcih can be installed right from the Add-ons tab > Get add-ons. Some of the best Google Docs add-ons are g(Math), Template Gallery, Table of contents, Speech Recognition, Styles, etc.

9] Paste without formatting

Let’s assume that you are copying content from another resource. Whe you paste it, you will get all the links, formatting, heading tags, etc.  into Google Docs. If you do not want to want the formatting, right-click on empty space in Google Docs and select Paste without formatting.  Click OK on the popup and then press Ctrl + V to paste. All the formatting will be gone.

10] Embed document into website

There are times you may need to publish a document to the web. You can invite someone using an email, add collaborators, share the link and embed the whole document into a website. To do this go to File > Publish to the web > expand Publish content and settings > click on Start Publishing > select the affirmative option on the popup window > go to Embed tab > copy the iframe code > paste it into a webpage’s HTML section. The document will be visible to anyone after embedding it into the web page.

11] Translate document

Google Docs lets you translate documents without leaving the original page. It comes with an in-built option under Tools > Translate document that lets you translate your document from one language to another. Although it might not translate like a professional, you can understand the overview of a foreign language document. To learn more about Google Docs document translation, read this detailed guide.

12] Voice typing

At times, you might not feel like writing an article, but you have to complete it anyhow as soon as possible. In those situations, voice typing can be a handy tool for you. As it is an in-built option, you do not have to install a Google Docs add-on to get the job done. To get started, make sure that a microphone is plugged into your computer. If so, open the Google Docs and go to Tools > Voice typing. The same can be triggered by pressing Ctrl+Shift+S.

13] Insert handwritten signature

Adding a handwritten signature adds a professional touch to your document and also might be required at times. The good news is that you can take the help of the Scribble option in Google Drawing to create a handwritten signature. It is not much time-consuming but tricky for those who are not comfortable with mouse movement. To learn more about adding handwritten signatures in Google Docs, take a look at this article.

14] Add citations

You may often have to insert a reference or credit the original author of a piece of statement you have included in your document. In Google Docs, it is quite easy to add citations or references with the help of in-built options. You can go to Tools > Citations and create a customized reference according to your requirements. For more information, you can follow this detailed guide to learn how to create and insert a reference in Google Docs.

There are many other things that can be done using Google Docs. Let us know if we missed something important.

Read next: Google Docs vs. Microsoft Word Online.

Related posts

• 2 Ways برای تغییر Margins در Google Docs

• چگونه به Insert Emoji در Word، Google Docs and Outlook

• چگونه به Strikethrough Text در Google Docs

• چگونه Add Table از Contents در Google Docs

• نحوه اضافه کردن یک صفحه در Google Docs

• بهترین Google Sheets and Excel Online Calendar templates

• بهترین Google Sheets افزودنیها به بهبود بهره وری

• چگونه برای حذف Gridlines از Google Sheet document

• Fix Google Docs Spellcheck درستی کار نمی کند

• نحوه تبدیل Documents به PDF با Google Docs با استفاده از یک مرورگر

• چگونه به ایجاد Org Chart در Google Docs

• نحوه نصب و حذف Add-Ons در Google Docs

• چگونه به استفاده از حواس پرتی رایگان Mode در Google Docs and Google Slides

• چگونه برای دانلود و ذخیره تصاویر از Google Docs

• Fix Superscript در Google Docs کار نمی کند

• Google Docs Keyboard Shortcuts برای Windows 10 PC

• نحوه وارد کردن WordArt در Google Sheets با استفاده از Google نقاشی

• چگونه برای قرار دادن Text Box در Google Docs

• Convert Word، PowerPoint، Excel Documents به PDF با استفاده از Google Docs

• نحوه اضافه کردن Google Keep یادداشت به Google Docs