هرچه تلفن همراه شما بیشتر باشد، مهم‌تر است که به فایل‌های خود دسترسی داشته باشید، مهم نیست کجا هستید یا از کدام دستگاه استفاده می‌کنید. در زمان‌های^(Back) قدیم، فایل‌های الکترونیکی شما همگی روی رایانه‌تان بودند، بنابراین اگر نزدیک رایانه‌تان نبودید، نمی‌توانید به فایل‌هایتان دسترسی پیدا کنید. همه اینها با ظهور اینترنت پرسرعت و خدمات ذخیره سازی ابری^(cloud) ارائه شده توسط شرکت هایی مانند Dropbox ، آمازون^(Amazon) و گوگل^(Google) تغییر کرد. 

از قضا، سفارشات ماندن در خانه در سال گذشته و چرخش به کار از راه دور نیز نیاز و تمایل به ذخیره سازی ابری را افزایش داده است. بسیاری از مدارس و کارفرمایان به مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} روی آورده اند تا دانش آموزان و کارگران را در ارتباط نگه دارند. برای ذخیره سازی فایل، این به معنای پذیرش OneDrive برای مدرسه یا محل کار است. 

اگر کاربر جدید OneDrive هستید ، چه برای مدرسه یا محل کار، به خواندن چند نکته برای استفاده از سرویس ذخیره سازی ابری مایکروسافت ادامه دهید.

1. نمادهای وضعیت OneDrive خود را بشناسید^{(Status Icons)}

وقتی فایل‌ها را در OneDrive ذخیره می‌کنید، می‌توانید انتخاب کنید که فایلتان فقط به صورت آنلاین یا آفلاین در دسترس باشد. ویژگی OneDrive Files On-Demand به شما این امکان را می دهد که به همه چیزهایی که در فضای ذخیره سازی ابری خود ذخیره کرده اید بدون دانلود یک نسخه محلی از هر فایل دسترسی داشته باشید. در عوض، فایل‌های خود را در فهرست مدیریت فایل خود به همراه نمادهای وضعیت می‌بینید که نشان می‌دهد آیا هر فایل فقط آنلاین، به صورت محلی یا همیشه در دسترس است.

یک نماد ابر آبی نشان می دهد که فایل فقط آنلاین است. یک علامت تیک سبز رنگ در یک دایره توسط فایل هایی که به صورت محلی در دستگاهی که استفاده می کنید در دسترس هستند ظاهر می شود.

فایل‌هایی که انتخاب کرده‌اید همیشه^{(always )} در دستگاهتان نگه داشته شوند، یک دایره سبز رنگ با یک علامت سفید نشان می‌دهند. 

اگر یک فایل فقط آنلاین را روی رایانه یا دستگاه دیگری باز کنید، دانلود می شود و به صورت محلی در دسترس قرار می گیرد. در دسترس بودن^(Being) محلی به این معنی است که می توانید فایل را حتی اگر اتصال اینترنت ندارید باز کنید. برای آزاد کردن فضای هارد دیسک، روی فایل کلیک راست کرده و آزاد کردن فضا را^{(Free up space)} انتخاب کنید .

2. نحوه روشن کردن فایل‌های درخواستی 

کاربران رایانه شخصی می توانند این مراحل را برای روشن کردن فایل های درخواستی^{(Files On-Demand)} دنبال کنند.

1. نماد OneDrive^(OneDrive) را در سینی سیستم انتخاب کنید .
2. Help & Settings را انتخاب کنید .
3. تنظیمات^(Settings) را انتخاب کنید .
4. در برگه تنظیمات^{(Settings )} ، کادر « ذخیره فضا و دانلود فایل‌ها را همانطور که از آنها استفاده می‌کنید^{(Save space and download files as you use them)} » علامت بزنید.

کاربران مک^(Mac) می‌توانند فایل‌های درخواستی را^(On-Demand) با دنبال کردن این مراحل روشن کنند:

1. نماد OneDrive را در نوار منو انتخاب کنید.
2. دکمه …بیشتر^(…More) را انتخاب کنید.
3. تنظیمات^{(Preferences)} را انتخاب کنید .
4. دکمه Turn on Files On-Demand را^{(Turn on Files On-Demand)} انتخاب کنید.

3. Storage Sense را برای رایانه‌های شخصی روشن کنید

کاربران ویندوز 10 گزینه اضافی روشن کردن Storage Sense را دارند که به‌طور خودکار فایل‌های OneDrive را که در 30 روز گذشته باز نکرده‌اید، فقط در صورت کمبود فضای دیسک، به حالت آنلاین تنظیم می‌کند. 

همچنین می‌توانید Storage Sense را طوری تنظیم کنید که هر روز، هفته یا ماه به جای زمانی که فضای دیسک شما کم شده است، اجرا شود.

4. آنچه باید در مورد خزانه شخصی OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)} بدانید

در حالی که تمام فایل‌هایی که در ابر OneDrive ذخیره می‌کنید توسط اقدامات امنیتی مایکروسافت محافظت می‌شوند، OneDrive Personal Vault یک لایه حفاظتی اضافی برای فایل‌های حساس ارائه می‌دهد. 

هنگامی که فایل ها را در صندوق شخصی خود ذخیره می کنید، باید از احراز هویت قوی یا مرحله دوم تأیید هویت برای دسترسی به آنها استفاده کنید. بسته به دستگاه شما، این می تواند چهره، اثر انگشت، پین^(PIN) یا کدی باشد که از طریق پیامک یا ایمیل برای شما ارسال می شود. 

فایل‌های موجود در خزانه شخصی شما همیشه رمزگذاری می‌شوند، از جمله زمانی که در صندوق شما هستند و زمانی که بین ابر و دستگاه شما حرکت می‌کنند. علاوه بر این، فایل‌های موجود در صندوق شما برای ویروس‌ها اسکن می‌شوند و از نظر فعالیت‌های مشکوک، از جمله باج‌افزار، نظارت می‌شوند. 

صندوق شخصی^{(Personal Vault)} به عنوان یک پوشه در OneDrive شما ظاهر می شود . به سادگی^(Simply) در خزانه ذخیره کنید تا از مزایای این همه امنیت اضافی بهره مند شوید.

توجه^(Note) : کاربران بدون اشتراک Microsoft 365 به سه فایل در صندوق شخصی خود محدود می شوند.

5. نحوه آپلود فایل ها در OneDrive

اگر از OneDrive برای مدرسه یا محل کار استفاده می‌کنید، راه‌های مختلفی برای آپلود فایل‌ها در ابر OneDrive وجود دارد.^(OneDrive)

با استفاده از مرورگر خود فایل ها را آپلود کنید

همیشه می توانید در مرورگر به OneDrive دسترسی داشته باشید . مراحل زیر برای کروم^(Chrome) و اج^(Edge) کار می کند و اگر از مرورگر دیگری استفاده می کنید ممکن است کمی متفاوت باشد.

1. وارد^(Sign) office.com شوید و راه‌انداز برنامه را در گوشه سمت چپ بالای صفحه انتخاب کنید و OneDrive را انتخاب کنید .

1. آپلود^{(Upload )} > فایل^(Files) ها یا پوشه^(Folder) را انتخاب کنید .

1. انتخاب کنید^(Choose) کدام فایل یا پوشه را می خواهید آپلود کنید و آنها را انتخاب کنید.
2. Open یا Select Folder^{(Select Folder)} را انتخاب کنید .

آپلود فایل ها با استفاده از دسکتاپ

اگر از رایانه ای با ویندوز 10^{(Windows 10)} استفاده می کنید ، OneDrive قبلاً نصب شده است. به سادگی^(Simply) فایل‌ها و پوشه‌های خود را به پوشه OneDrive ذخیره یا منتقل کنید تا از طریق ^(OneDrive)OneDrive در همه دستگاه‌هایتان قابل دسترسی باشند .

اگر به OneDrive وارد نشده‌اید ، دکمه Start را انتخاب کنید، ^(Start)OneDrive را جستجو کنید و برنامه را اجرا کنید. برای ورود به سیستم دستورالعمل ها را دنبال کنید.

به طور مشابه، کاربران مک^(Mac) می توانند به طور خودکار فایل ها را با کپی کردن یا انتقال آنها به پوشه OneDrive با استفاده از Finder ^(OneDrive)یا^(Finder) با ذخیره آنها در پوشه OneDrive از یک برنامه، در OneDrive آپلود کنند.^(OneDrive)

6. اشتراک گذاری فایل ها در OneDrive

اشتراک‌گذاری فایل‌ها با OneDrive آسان‌تر نیست . در رایانه خود، روی فایل کلیک راست کرده و Share را انتخاب کنید . 

انتخاب کنید که می‌خواهید فایل خود را با چه کسی به اشتراک بگذارید، یک پیام اختیاری اضافه کنید و سپس دکمه ارسال^(Send) را انتخاب کنید یا پیوند را کپی کنید یا از طریق برنامه دیگری در دستگاه خود ارسال کنید.

7. یک فایل^(File) یا پوشه^(Folder) را در OneDrive بازیابی کنید^(OneDrive)

OneDrive یک سطل بازیافت دارد که ممکن است بتوانید فایل یا پوشه ای را که به طور تصادفی حذف کرده اید بازیابی کنید. 

1. از OneDrive در مرورگر خود، سطل بازیافت^{(Recycle Bin)} را انتخاب کنید .
2. فایلی را که می خواهید بازیابی کنید انتخاب کنید.

1. دکمه Restore^(Restore) را انتخاب کنید.

8. نحوه قرار دادن تاریخ انقضا^{(Expiration Dates)} و رمز عبور^(Passwords) روی فایل های OneDrive^{(Your OneDrive)}

اگرچه این ویژگی هنوز برای حساب‌های رایگان در دسترس نیست، برخی از کاربران مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} این گزینه را دارند که تاریخ انقضا و گذرواژه‌ها را روی فایل‌های خود در OneDrive قرار دهند. اگر این ویژگی در مرکز مدیریت OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} فعال شده است ، در اینجا چه کاری باید انجام دهید. 

توجه^(Note) : این تنها زمانی کار می کند که یک پیوند را به صورت ناشناس به اشتراک بگذارید و نه^(not) زمانی که انتخاب می کنید با افراد خاصی به اشتراک بگذارید. 

1. در یک مرورگر وب، فایل یا پوشه ای را که می خواهید به اشتراک بگذارید انتخاب کنید. 
2. اشتراک گذاری را^(share) انتخاب کنید .
3. در تنظیمات پیوند^{(link settings)} ، زمانی را انتخاب کنید که می‌خواهید دسترسی به فایل منقضی شود.

1. در صورت تمایل یک رمز عبور^(password) اضافه کنید.
2. دکمه Apply^(Apply) را انتخاب کنید.

از ^(Out)OneDrive برای مدرسه^(School) یا محل کار بیشتر استفاده کنید

نکات بالا فقط سطح کارهایی را که می‌توانید با OneDrive برای مدرسه یا محل کار انجام دهید، نشان می‌دهد. نحوه حل مشکلات همگام‌سازی را^{(sync issues)} بیاموزید ، از پیوندهای نمادین^{(symbolic links)} برای همگام‌سازی هر پوشه‌ای در رایانه خود با OneDrive استفاده کنید ، یا اگر احساس شوری می‌کنید، OneDrive را به طور کامل غیرفعال کنید .^{(disable OneDrive)}

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mobile you are, the more important іt is to hаve access to your files no matter where you are or which device you’re using. Back in the old days, your electronic files all lived on your computer, ѕo if you weren’t near your compυter, yoυ couldn’t access your files. That all changed with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

Related posts

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• چگونه Background را در Microsoft Teams تغییر دهید

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه برای ایجاد Distribution List در Outlook

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• Ultimate Guide به تعمیر آسیب دیده و یا Corrupt Word File

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• نحوه اضافه کردن دکمه های اکشن به ارائه پاورپوینت

• چگونه به ایجاد یک Flowchart در Word and Excel

• چگونه به Group Worksheets در Excel

• از پنجره تماشای اکسل برای نظارت بر سلول های مهم در یک کتاب کار استفاده کنید

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• نحوه اضافه کردن روایت صوتی به ارائه پاورپوینت

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• نحوه یافتن مقادیر منطبق در اکسل

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم