این آموزش به شما یاد می دهد که چگونه با استفاده از این ویژگی به نام " محدود کردن ویرایش " از کل یا بخش هایی از سند ^{(Restrict Editing)}Microsoft Word خود محافظت ^{(Microsoft Word)}کنید. ^(‘.)این ویژگی به شما امکان می‌دهد سند را به‌عنوان « فقط خواندنی ^{(Read Only)}» علامت‌گذاری کنید و همچنان اجازه ویرایش یا تغییر در بخش‌های انتخابی خاص سند را می‌دهد.

محدودیت ویرایش^{(Restrict Editing)} ، خطوط یا جملات خاصی را در سند قفل می کند، که می تواند مهم یا حساس باشد، و بنابراین، توسط کسی قابل ویرایش نیست. به این ترتیب می توان از محتوای موجود در یک سند MS Word محافظت کرد .

^{(Protect Word)}از سند Word با استفاده از ویرایش محدود محافظت کنید^{(Restrict Editing)}

بخش‌های نامحدود در سند^{(parts in the document)} را می‌توان در اختیار همه قرار داد، یا می‌توانید به کاربران خاصی اجازه ویرایش یا ایجاد تغییرات را بدهید. شما همچنین می توانید از کل سند محافظت کنید و آن را فقط خواندنی کنید. بیایید ببینیم چگونه می توان این کار را انجام داد.

برای شروع، سند MS Word را باز کرده و روی برگه "بازبینی"^{(‘Review’)} کلیک کنید.

ویرایش محدود MS Word

جملاتی را انتخاب کنید که نمی خواهید ویژگی ویرایش محدود اعمال شود. در این مورد، من فقط جملات 1 و 2 را انتخاب کرده ام. در تب Review ، گروه ^(Review)«محافظت»^{(‘Protect’)} ، همانطور که در تصویر نشان داده شده است ، روی «محدود کردن ویرایش» کلیک کنید.^{(‘Restrict Editing’)}

از MS Word با محدود کردن ویرایش محافظت کنید

کادر محاوره ای محدود کردن ویرایش باز می شود. ^{(Restrict Editing)}موارد زیر را مشاهده خواهید کرد:

محدودیت های قالب بندی
محدودیت های ویرایش
استثناها
اجرا را شروع کنید

1] محدودیت های قالب بندی

این تنظیم قالب بندی را به انتخاب خاصی از قالب ها یا سبک ها محدود می کند. شما می توانید سبک هایی را که می خواهید در سند مجاز باشند انتخاب کنید. برای اعمال این، کادر را انتخاب کنید.

2] محدودیت های ویرایش

در قسمت محدودیت‌های ویرایش^{(Editing Restrictions)} ، کادری را انتخاب کنید که می‌گوید – فقط این نوع ویرایش در سند مجاز باشد.^{(Allow only this type of editing in the document.)}

علاوه بر این، روی منوی کشویی کلیک کنید و گزینه "بدون تغییرات (فقط خواندنی)" را انتخاب کنید. ^{(‘No changes (Read Only)’.)}سند به جز قسمت های انتخاب شده فقط خواندنی می شود. همچنین می توانید بسته به تغییراتی که می خواهید اجازه دهید، گزینه های دیگری مانند تغییرات پیگیری^(Tracked) شده، نظرات و پر کردن فرم ها را انتخاب کنید.

استثناها (اختیاری)

این بخش به شما اجازه می دهد تا کاربرانی را انتخاب کنید که بتوانند آزادانه سند را ویرایش کنند. برای اینکه به همه و همه اجازه دهید قسمت انتخابی سند را ویرایش کنند، کادر "همه" را^{(‘Everyone’)} انتخاب کنید. همچنین می‌توانید نام‌های کاربری را به‌طور جداگانه وارد کنید، که با یک نقطه ویرگول از هم جدا شده‌اند.

3] اجرا را شروع کنید

برای اعمال تمام این تنظیمات در سند MS Word خود ، روی "Yes, Start Enforcing Protection" کلیک کنید.^{(‘Yes, Start Enforcing Protection’.)}

از سند Word با استفاده از ویرایش محدود محافظت کنید

کادر محاوره ای Start Enforcing Protection باز می شود. ^{(‘Start Enforcing Protection’)}دو روش حفاظتی^(Protection) – رمز عبور^(Password) و احراز هویت کاربر را مشاهده خواهید کرد. ^{(User Authentication.)}روش حفاظت از ^(Protection)«رمز عبور»^{(‘Password’)} را انتخاب کرده و رمز عبور ایجاد شده را در کادرهای داده شده وارد کرده و مجددا وارد کنید. OK را فشار دهید.^(OK.)

برای رمزگذاری سند MS Word ، به طوری که فقط صاحبان تأیید شده سند بتوانند حفاظت را حذف کنند، روی «تأیید هویت کاربر» کلیک کنید.^{(‘User Authentication’.)}

نکات:^(Tips:)

از^(Use) رمزهای عبور قوی شامل ترکیبی از حروف بزرگ، کوچک، حروف، اعداد و نمادها استفاده کنید.
مطمئن^(Make) شوید که رمز عبور را با خیال راحت در مکانی امن ذخیره کرده اید. در صورتی که رمز عبور را فراموش کنید، نمی توانید آن را بازیابی کنید.
رمزگذاری سند مانع از کار همزمان سایر کاربران روی سند می شود.

نحوه باز کردن قفل سند Word محافظت شده^{(Protected Word Document)}

ویرایش محدود MS Word

برای حذف تمام حفاظت از سند، روی دکمه "توقف حفاظت"^{(‘Stop Protection’)} کلیک کنید. اگر از شما خواسته شد رمز عبور را وارد کنید، رمز عبور را وارد کنید.

توجه:^(Note:) برای حذف تمام حفاظت از سند، باید رمز عبور اعمال شده روی سند را بدانید. یا، باید به عنوان یک مالک تأیید شده برای سند فهرست شده باشید. برای انجام این کار، click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

به این ترتیب، می‌توانید با استفاده از ویژگی «محدود کردن ویرایش»^{(‘Restrict Editing’)} از برگه بررسی، از سند MS Word خود محافظت کنید.^{(MS Word)}

How to protect your Word document using Restrict Editing feature

This tutorial wіll teach you how to protect the entire or parts оf your Microsoft Word document by using this feature called ‘Restrict Editing‘. This feature enables you to mark the document as ‘Read Only‘ and still allows edits or changes to the certain selected parts of the document.

Restrict Editing locks certain lines or sentences in the document, which could be important or sensitive, and thus, cannot be edited by anyone. This is how one can protect the content present in an MS Word document.

Protect Word document using Restrict Editing

The unrestricted parts in the document can be made available to anyone, or you can allow permission to certain users only to edit or make changes. You also have an option to protect the entire document and make it Read-Only. Let us see how this can be done.

To begin with, open the MS Word document and click on the ‘Review’ tab.

MS Word Restrict Editing

Select the sentences that you do not want the restrict editing feature to be applied. In this case, I have selected Sentences 1 and 2 only. In the Review tab, ‘Protect’ group, click on ‘Restrict Editing’ as shown in the image.

Protect MS Word by Restrict Editing

The Restrict Editing dialog box will open. You will see the following:

Formatting Restrictions
Editing Restrictions
Exceptions
Start Enforcement

1] Formatting Restrictions

This setting limits formatting to a certain selection of formats or styles. You can select the styles that you want to be allowed in the document. To apply this, select the checkbox.

2] Editing Restrictions

Under Editing Restrictions, select the checkbox that says – Allow only this type of editing in the document.

Further, click on the drop-down menu and choose the option ‘No changes (Read Only)’. The document becomes Read-Only except for the selected parts. You can also choose other options such as Tracked changes, Comments, and Filling in forms, depending on what changes you want to allow.

Exceptions (optional)

This section allows you to choose the users who can edit the document freely. To allow anyone and everyone to edit the selected part of the document, select the ‘Everyone’ checkbox. You can also separately enter user names, separated by a semi-colon.

3] Start Enforcement

To apply all these settings to your MS Word document, click on ‘Yes, Start Enforcing Protection’.

Protect Word document using Restrict Editing

The ‘Start Enforcing Protection’ dialog box will open. You will see two Protection methods – Password and User Authentication. Select the ‘Password’ Protection method and enter and re-enter the generated password in the boxes given. Press OK.

To encrypt the MS Word document, so that only the authenticated owners of the document can remove the protection, click ‘User Authentication’.

Tips:

Use strong passwords involving a combination of uppercase, lowercase, letters, numbers, and symbols.
Make sure that you save the password safely in some secure place. In case, you forget the password, you will not be able to retrieve it.
Encrypting the document prevents other users from working on the document at the same time.

How to Unlock the Protected Word Document

MS Word Restrict Editing

To remove all protection from the document, click on the ‘Stop Protection’ button. If you are prompted to enter the password, type in the password.

Note: To remove all protection from the document, you will have to know the password that was applied to the document. Or, you will have to be listed as an authenticated owner for the document. To do so, click on Review tab > Restrict Editing > Stop Protection.

In this way, you can protect your MS Word document by using the ‘Restrict Editing’ feature from the Review tab.

تلیمان پارسی

About the author

من یک مهندس نرم افزار با بیش از 10 سال سابقه کار بر روی دستگاه های Apple iOS و edge هستم. تجربه من در مهندسی سخت افزار باعث شده است که مطمئن شوم دستگاه های مشتریانمان تا حد امکان قابل اعتماد و روان هستند. من در چند سال گذشته کد می نویسم و یاد گرفته ام از Git، Vim و Node.js استفاده کنم.

چگونه از سند Word خود با استفاده از ویژگی ویرایش محدود محافظت کنیم