در حالی که اکنون همه سرورهای ایمیل از یک اتصال امن استفاده می کنند، اگر می خواهید ایمیل ها را در سرویس گیرنده دسکتاپ Microsoft Outlook و ^{(Microsoft Outlook)}Outlook در وب^(Web) رمزگذاری کنید، می توانید این کار را انجام دهید. با این حال، روند متفاوت است. در اینجا ما در مورد رمزگذاری ایمیل^{(encrypting the email)} صحبت می کنیم و نه اتصال. می توانید آن را به عنوان یک لایه حفاظتی اضافی در نظر بگیرید.

در حالی که استفاده از آن آسان است، کاربر نهایی را در نظر داشته باشید، و مشتری که او از آن استفاده می کند. مگر اینکه فرستنده و گیرنده هر دو فرمت رمزگذاری را پشتیبانی کنند، ارسال چنین ایمیل هایی چالش برانگیز خواهد بود.

دو نوع رمزگذاری^(Encryption) وجود دارد که توسط Outlook پشتیبانی می شود:^(Outlook—)

1. رمزگذاری S/MIME و
2. رمزگذاری پیام آفیس 365

نسخه بعدی فقط زمانی کار می کند که یک کسب و کار از مجوز Office 365 Enterprise E3 استفاده کند. ^{(Enterprise E3)}با این حال، اولی به طور گسترده استفاده می شود و با اکثر برنامه های ایمیل غیر از Outlook کار می کند.

Outlook Web رمزگذاری^(Encryption) داخلی را ارائه می دهد که می توانید برای ایمیل های فردی فعال کنید. در اینجا لیستی از مواردی است که در این مبحث به آن خواهیم پرداخت

1. نحوه رمزگذاری ایمیل های Office Outlook^{(Office Outlook Emails)}
2. نحوه رمزگذاری ایمیل های وب Outlook
3. نحوه خواندن ایمیل رمزگذاری شده^{(Encrypted email)} در خارج از Office Clients

توجه:^(Note:) هیچ راهی برای محافظت از افراد یا ایمیل ها با رمز عبور در Outlook وجود ندارد. می‌توانید فایل‌های PST را با رمز عبور محافظت کنید^{( password protect the PST)} ، بنابراین همه ایمیل‌های شما برای کسی قابل دسترسی نیست، اما با رمزگذاری متفاوت است.

نحوه رمزگذاری ایمیل ها در Outlook در ویندوز 10^{(Windows 10)}

قبل از شروع، اگر از رمزگذاری S/MIME استفاده می کنید ، فرستنده و گیرنده باید برنامه نامه ای داشته باشند که از استاندارد S/MIME پشتیبانی کند. Outlook از استاندارد S/MIME پشتیبانی می کند. می‌توانید رمزگذاری همه ایمیل‌ها را انتخاب کنید یا می‌توانید ایمیل‌های فردی را رمزگذاری کنید. انتخاب بستگی به اجرای خط مشی بخش فناوری اطلاعات دارد. همچنین، باید گواهی S/MIMEمطمئن^(Make) شوید که با فرد مناسب برای انجام این کار ارتباط برقرار کرده اید. پس از نصب، گزینه ای را در منوی کشویی گواهی دیجیتال در Outlook خواهید داشت .

رمزگذاری ایمیل های فردی

• وقتی در New Email composer هستید، به تب گزینه ها^(Options) بروید
• سپس با کلیک بر روی فلش پایین سمت راست، قسمت More options را گسترش دهید.
• بخش خصوصیات را باز می کند. بر روی دکمه ^(Click)تنظیمات امنیتی^{(Security Settings)} کلیک کنید.
  • ابتدا کادری را که می‌گوید « رمزگذاری^(Encrypt) محتوای پیام و پیوست‌ها» را علامت بزنید.
  • در مرحله بعد، در قسمت Security ، روی منوی کشویی زیر تنظیمات امنیتی کلیک کنید و گواهی S/MIME
  • در نهایت، در صورت وجود، برچسب امنیتی را انتخاب کنید.
• هنگامی که ایمیل را ارسال می کنید، با استفاده از این استاندارد رمزگذاری می شود.

توجه:^(Note:) اگر گواهی S/MIME ندارید، سرویس گیرنده Outlook از شما می خواهد که یک گواهی اضافه کنید. ^(Outlook)اگر نمی توانید، به شما اجازه ارسال ایمیل رمزگذاری شده را نمی دهد.

تمام ایمیل ها را رمزگذاری کنید

• Outlook را باز کنید و روی منوی File کلیک کنید^(File)
• سپس دوباره روی گزینه ها کلیک کنید و به Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• کادری را که می‌گوید « رمزگذاری^(Encrypt) محتوای پیام و پیوست‌ها» را علامت بزنید.
• در زیر ایمیل رمزگذاری شده^(Encrypted) ، روی تنظیمات ^(Click)Settings > گواهینامه^{(Certificates)} ها و Algorithms >S/MIME را انتخاب کنید .
• OK را انتخاب کنید

وقتی این را فعال کنید، تمام ایمیل های شما رمزگذاری می شوند. شما باید مطمئن شوید که گیرنده یک کلاینت نیز دارد که از گواهی S/MIME برای خواندن ایمیل پشتیبانی می کند.

بخوانید^(Read) : افزونه‌های رایگان رمزگذاری ایمیل برای Outlook^{(Free Email Encryption Add-ins for Outlook)} .

نحوه رمزگذاری ایمیل ها در Outlook در وب^(Web)

این ویژگی فقط برای اشتراک آفیس 365 خانگی یا آفیس 365 شخصی در دسترس^{(Office 365 Home or Office 365 Personal subscription)} است. زمانی که به امن بودن ارائه دهنده ایمیل گیرنده اعتماد ندارید مفید است. با این حال، شما باید به وضوح درک کنید که این ویژگی ها چگونه کار می کنند. در غیر این صورت، گیرنده قادر به خواندن ایمیل یا دسترسی به محتوایی نخواهد بود.

^(Log)وارد حساب Outlook شوید و سپس بر روی دکمه پیام جدید کلیک کنید. درست در^(Right) کنار Attach ، یک پیوند رمزگذاری^(Encrypt) وجود دارد ، روی آن کلیک کنید. شما دو گزینه خواهید داشت:

• رمزگذاری:^(Encrypt:)

  • پیام رمزگذاری شده می ماند و از Office 365 خارج نمی شود.

  • گیرندگان دارای حساب‌های Outlook.com و Office 365 می‌توانند پیوست‌ها را بدون رمزگذاری دانلود کنند

  • آنها می توانند این کار را هنگام استفاده از Outlook.com، برنامه تلفن همراه Outlook یا برنامه Mail در ویندوز 10 انجام دهند.

با این حال، اگر آنها از هر سرویس گیرنده ایمیل دیگری استفاده می کنند، باید از یک رمز عبور موقت برای دانلود پیوست ها از پورتال رمزگذاری پیام ^{(Message Encryption)}آفیس 365 استفاده کنند.^{(Office 365)}

• رمزگذاری و جلوگیری از ارسال^{(Encrypt and Prevent Forwarding)(Encrypt and Prevent Forwarding)} :
  • پیام شما در آفیس 365^{(Office 365)} رمزگذاری شده باقی می ماند
  • نمی توان آن را کپی یا فوروارد کرد.
  • اسناد آفیس مانند ورد^(Word) یا اکسل^(Excel) حتی پس از دانلود رمزگذاری می شوند.
  • سایر پیوست‌ها، مانند فایل‌های PDF یا فایل‌های تصویری را می‌توان بدون رمزگذاری^(Encryption) دانلود کرد.

نحوه خواندن ایمیل های رمزگذاری شده خارج از کلاینت های Office

اگر نیاز به ارسال ایمیل رمزگذاری شده دارید و می‌خواهید دیگران با استفاده از برنامه‌هایی مانند Gmail آن را بخوانند، باید روشی را که در زیر توضیح داده شده است به اشتراک بگذارید. این روش برای دسترسی به ایمیل از شما رمز عبور می خواهد. با این حال، این یک رمز عبور است که توسط مایکروسافت^(Microsoft) برای بررسی اصالت گیرنده ارائه شده است.

• ^(Compose)با استفاده از رمزگذاری ایمیل ^(Encryption)بنویسید و ارسال کنید
• گیرنده ایمیلی دریافت می کند که اطلاعات مربوط به شخص و شناسه ایمیل او را نشان می دهد.
• سپس برای خواندن پیام بر روی دکمه Read Message ^(Read)کلیک^(Message) کنید
• شما را به مرکز آفیس 365 می برد که می توانید با استفاده از گذرواژه یک بار^(Time) مصرف یا با ورود به Google تأیید کنید.
• پس از تکمیل تایید، ایمیل فاش خواهد شد.

توجه:^(Note:) یک OTP به ایمیل گیرنده ارسال می شود.

همانطور که می بینید، ایمیل هرگز از سرورهای Office 365 خارج نمی شود. ^{(Office 365)}ایمیل در آنجا میزبانی می شود و پس از تأیید، اجازه خواندن داده می شود. اگر از یک کلاینت Outlook استفاده می کنید، نیازی به انجام این فرآیند نخواهید داشت.

امیدوارم دنبال کردن پست آسان بوده باشد و بتوانید جزئیات رمزگذاری ایمیل^{(Email Encryption)} را درک کنید .

How to encrypt Emails in Microsoft Outlook app and Outlook.com

While all email servers now use a secure connection, if you want to encrypt emails in the Microsoft Outlook desktop client and Outlook on the Web, then yoυ can do sо. The process is different, hоwever. Here we are talkіng about encrypting the email and not the connection. You can think of it as an extra layer of protection.

While it is easy to use, keep the end-user in mind, and the client, he is using. Unless both the sender and receiver support the encryption format, it will be challenging to send such types of email.

There are two types of Encryption supported by Outlook—

1. S/MIME encryption, and
2. Office 365 Message Encryption.

The later works only when a business uses the Office 365 Enterprise E3 license. The former, however, is widely used and works with most of the email applications other than Outlook.

Outlook Web offers in-house Encryption, which you can choose to enable for individual emails. Here is the list of things we will discuss in this topic

1. How to encrypt Office Outlook Emails
2. How to Encrypt Outlook Web Emails
3. How to read Encrypted email outside Office Clients

Note: There is no way to password-protect individual or emails in Outlook. You can password protect the PST files, so all your emails are not accessible by anyone, but it’s different from Encryption.

How to encrypt emails in Outlook on Windows 10

Before we start,  if you use the S/MIME encryption, the sender and recipient must have a mail application that supports the S/MIME standard. Outlook supports the S/MIME standard.  You can either choose to encrypt all the emails, or you can encrypt individual emails. The choice depends on the policy enforcement of the IT department. Also, you should have an S/MIME certificate installed. Make sure to connect with the right person to do so. Once installed, you will have the option available in the digital certificate dropdown in the Outlook.

Encrypt Individual Email

• When in the New Email composer, switch to the Options tab
• Then expand the More options section by clicking on the arrow at the bottom right.
• It will open the properties section. Click on the Security Settings button.
  • First, check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
  • Next, under Security, click on the dropdown under security settings, and select the S/MIME certificate.
  • Lastly, choose the security label if applicable.
• When you send the email, it will be encrypted using this standard.

Note: If you do not have an S/MIME certificate, Outlook client will prompt you to add one. If you cannot, it will not allow you to send an encrypted email.

Encrypt all the Emails

• Open Outlook and click the File menu
• Then again click on Options, and navigate to Trust Center > Trust Center Settings > Email Security
• Check the box which says “Encrypt message contents and attachments.”
• Under Encrypted email, Click on Settings > Certificates and Algorithms > select the S/MIME certificate.
• Choose OK

When you enable this, all your emails will be encrypted. You will have to make sure the receiver also has a client that supports the S/MIME certificate to read the email.

Read: Free Email Encryption Add-ins for Outlook.

How to encrypt emails in Outlook on the Web

This feature is available only for Office 365 Home or Office 365 Personal subscription. It is useful when you don’t trust the recipient’s email provider to be secure. However, you should clearly understand how these features work; otherwise, the receiver will not be able to read the email or access any content.

Log in to the Outlook account, and then click on the new message button. Right next to Attach, there is an Encrypt link, click on it. You will have two options:

• Encrypt:

  • The message stays encrypted and doesn’t leave Office 365.

  • Recipients with Outlook.com and Office 365 accounts can download attachments without Encryption

  • They can do so when using Outlook.com, the Outlook mobile app, or the Mail app in Windows 10.

However, if they are using any other email client, they will have to use a temporary passcode to download the attachments from the Office 365 Message Encryption portal.

• Encrypt and Prevent Forwarding:
  • Your message stays encrypted within Office 365
  • It cannot be copied or forwarded.
  • Office documents such as Word or Excel remain encrypted even after download.
  • Other attachments, such as PDF files or image files, can be downloaded without Encryption.

How to read encrypted email outside Office clients

If you need to send encrypted email and want others using apps like Gmail to read it, then you need to share the method discussed below. This method will ask for a password to access the email. However, its a passcode offered by Microsoft to check the authenticity of the receiver.

• Compose and send email using Encryption
• The receiver will get an email that will reveal information about the person and his email id.
• Then to read the message, click on Read the Message button
• It will take you Office 365 center where you can verify using either One Time passcode or by signing into Google.
• Once verification is complete, the email will be revealed.

Note: An OTP is sent to the receiver’s email.

As you can notice, the email never leaves Office 365 servers. The email is hosted there and allowed to read after verification. If you are using an Outlook client, you will not have to go through the process.

I hope the post was easy to follow, and you were able to understand the details of Email Encryption.

Related posts

• چگونه به طور خودکار Forward Email در Microsoft Outlook

• چگونه برای به یاد آوردن Email در Outlook؟ Unsend Email S

• چگونه به طور خودکار ایمیل در Outlook.com ترجمه

• نحوه حذف یا بستن Outlook.com email حساب دائمی

• چگونه برای ایجاد، اضافه کردن، حذف، استفاده از Outlook Email Alias or Microsoft Accounts

• چگونه برای ایجاد و راه اندازی ID custom domain email در Outlook

• چگونه Junk Email Folder را در Outlook خالی کنید

• بازگرداندن ایمیل های حذف شده از Outlook.com Deleted folder

• ایمیل Outlook را بر اساس فرستنده، تاریخ، کلمه کلیدی، اندازه و موارد دیگر جستجو کنید

• Fix Unknown Error 0x80040600 در Microsoft Outlook

• Easy guide برای غیرفعال کردن یا حذف Microsoft Outlook از Windows 10

• مطلع Outlook Email ID کشور خاص مانند @ outlook.in، و غیره

• چگونه برای جلوگیری از Email Tracking در Outlook and Gmail؟

• Fix NEED PASSWORD error پیام در Microsoft Outlook

• نحوه فعال کردن حالت تاریک در Microsoft Outlook (ویندوز، مک و موبایل)

• Email encryption و چگونه می توانم شما رمزگذاری پیام های ایمیل چیست

• چگونه به راه اندازی auto CC & BCC در Outlook and Gmail

• چگونه برای ایجاد، Manage & Change Inbox View در Microsoft Outlook

• Microsoft Outlook extension برای Edge به شما اجازه می دهد تا ایمیل ها، تقویم را مدیریت کنید

• چگونه برای ایجاد و اضافه کردن Email Signature در Outlook