اگر از کلاینت‌های ایمیل رایج در محیط شرکتی^(Corporate) مانند Outlook استفاده می‌کنید، احتمالاً به تنظیم پاسخ خارج از دفتر خود^{(setting your out of office reply)} عادت کرده‌اید . آیا^(Did) می‌دانستید که می‌توانید پاسخ‌های خارج از دفتر را نیز در Gmail تنظیم کنید ؟

از آنجایی که اکثر مردم از جیمیل^(Gmail) به عنوان حساب ایمیل شخصی خود استفاده می کنند، می تواند مفید باشد و به مردم اطلاع دهید که چه زمانی در تعطیلات یا تعطیلات هستید.

انجام این کار در Gmail نسبتاً ساده است ، اما روند کمی متفاوت از آنچه ممکن است در Outlook به آن عادت داشته باشید است . در این مقاله، نحوه راه‌اندازی خارج از دفتر Gmail ، نحوه غیرفعال کردن آن، و وقتی که آن را فعال کرده‌اید، مردم می‌توانند از شما انتظار داشته باشند را یاد خواهید گرفت.

نحوه راه اندازی خارج^(Out) از دفتر^(Office) در جیمیل^(Gmail)

اگر می خواهید برای مدتی به تعطیلات بروید و می خواهید به مردم هشدار دهید که ممکن است نتوانید مثل همیشه سریع به ایمیل آنها پاسخ دهید، پاسخ خارج از دفتر بهترین راه است.

برای شروع مراحل زیر، ابتدا وارد حساب کاربری جیمیل^(Gmail) خود شوید.

1. نماد تنظیمات^(Settings) چرخ دنده را در گوشه سمت راست بالای حساب جیمیل^(Gmail) خود انتخاب کنید .

2. مشاهده همه تنظیمات^{(See all settings)} را در بالای لیست تنظیمات انتخاب کنید.

3. به بخش Vacation Response^{(Vacation responder)} در پایین بروید. تنظیم را به پاسخگوی تعطیلات روشن^{(Vacation responder on)} تغییر دهید .

4. اولین روز تعطیلات خود را انتخاب کنید. موضوع و پیامی را تایپ کنید که می‌خواهید هر زمان که دیگران به شما ایمیل می‌زنند، به صورت خودکار به آن پاسخ دهید.

هنگام پر کردن این فرم به گزینه های زیر توجه کنید.

• لازم نیست آخرین روز^{(Last day)} را فعال و انتخاب کنید ، اما ایده خوبی است که فراموش نکنید پاسخگوی تعطیلات خود را فعال کنید.^(Vacation)
• به طور پیش فرض فیلد پیام از یک ویرایشگر قالب بندی غنی استفاده می کند که در آن می توانید از نوار قالب بندی برای قالب بندی متن پیام استفاده کنید. اگر متن ساده^{(Plain Text)} را در بالای فیلد پیام انتخاب کنید، قالب بندی به متن ساده تغییر می کند.
• اگر می‌خواهید پاسخ‌های خودکار پاسخ‌دهنده تعطیلات^(Vacation) را فقط برای افرادی که قبلاً می‌شناسید هدف قرار دهید و بقیه را نادیده بگیرید، فقط برای افراد موجود در مخاطبین من پاسخ ارسال شود،^{(Only send a response to people in my Contacts)} انتخاب کنید . اگر نمی خواهید غریبه ها بدانند که شما برای مدت طولانی از خانه دور هستید، این ایده خوبی است. 

5. Save Changes را انتخاب کنید تا پاسخگوی Vacation فعال شود.

چگونه خارج^(Out) از آفیس^(Office) را در جیمیل^(Gmail) خاموش کنیم

به دو روش می توانید پاسخگوی Vacation را غیرفعال کنید. ^(Vacation)وقتی فعال است، پیامی در بالای صندوق ورودی خود درباره وضعیت پاسخ‌دهنده خواهید دید.

می توانید اکنون پایان^{(End now)} را انتخاب کنید تا پاسخگو را فوراً خاموش کنید. این یک راه سریع برای غیرفعال کردن آن بدون نیاز به جستجوی مجدد در تنظیمات Gmail برای تغییر تنظیمات پاسخگو است.

با این حال، اگر ترجیح می‌دهید پاسخگوی تعطیلات را در تنظیمات ^(Vacation)Gmail غیرفعال کنید ، می‌توانید تنظیمات تعطیلات^{(Vacation Settings)} را در پیام اعلان انتخاب کنید یا می‌توانید به پنجره تنظیمات Gmail خود برگردید.^{(Gmail Settings)}

به پایین^(Scroll) منوی تنظیمات Gmail^{(Gmail Settings)} برگردید تا دوباره بخش پاسخگوی تعطیلات را پیدا کنید.^{(Vacation responder)}

برای غیرفعال کردن پاسخگوی خودکار، پاسخگوی  تعطیلات خاموش^{(Vacation responder off)} را انتخاب کنید .

توجه - اگر قسمت Last day^{(Last day)} را روی تاریخ پایان تعطیلات خود تنظیم کرده باشید، مجبور نخواهید بود این کار را انجام دهید . پاسخگوی تعطیلات^(Vacation) پس از این تاریخ به طور خودکار غیرفعال می شود.

اما اگر می‌خواهید قبل از تنظیم Last day، پاسخگوی تعطیلات^(Vacation) را خاموش کنید ، روش بالا کار خواهد کرد.

پاسخگوی تعطیلات جیمیل چگونه کار می کند

به خاطر داشته باشید که از آنجایی که فقط می‌توانید تاریخ شروع و پایان پاسخگوی تعطیلات^(Vacation) را وارد کنید ، زمان‌ها به‌طور خودکار از طریق ایمیل تنظیم می‌شوند.

• تاریخ شروع: ساعت 12:00 نیمه شب
• تاریخ پایان ساعت: 23:59

اگر ترجیح می‌دهید زمان را از نیمه شب قبل از شروع تعطیلات خود شروع کنید، تاریخ شروع را یک^{(Start Date one)} روز زودتر از شروع تعطیلات خود تنظیم کنید.

افرادی که در حالی که پاسخگوی تعطیلات^(Vacation) را فعال کرده اید به شما ایمیل می زنند ، رفتار زیر را از حساب Gmail شما مشاهده می کنند.^(Gmail)

• مردم اولین باری که به شما پیام می دهند، پاسخ خودکار شما را می بینند. اگر دوباره به شما پیام دادند، پاسخ خودکار ارسال نخواهد شد.
• اگر چهار روز بگذرد و همان شخص به شما پیام دهد، پاسخ خودکار دوباره فعال می شود.
• اگر پاسخ تعطیلات خود را ویرایش کنید، تایمر دوباره شروع می شود و هرکسی که برای اولین بار پس از ویرایش به شما پیام بدهد، پاسخ خودکار دریافت می کند.
• Gmail به اندازه کافی هوشمند است که به هیچ پیامی که به طور خودکار در پوشه هرزنامه یا لیست های پستی مرتب می شود، پاسخ خودکار نمی دهد.
• اگر سایر کاربران جیمیل^(Gmail) شروع به نوشتن ایمیل برای شما کنند، وضعیت «خارج از دفتر» شما را مشاهده خواهند کرد. 

^{(Create Smarter Out)}پاسخ‌های ^(Replies)هوشمندتر خارج از دفتر^(Office) را در Gmail با فیلترها ایجاد کنید

اگر می‌خواهید پاسخ خودکار هدفمندتری با پیام‌های سفارشی‌شده برای افراد خاص ایجاد کنید، می‌توانید این کار را با استفاده از فیلترهای Gmail^{(Gmail Filters)} انجام دهید .

1. قبل از اینکه بتوانید از یک فیلتر برای پخش خودکار استفاده کنید، باید یک الگوی ایمیل^{(email template)} ایجاد کنید تا به آن پاسخ دهید. برای انجام این کار، یک ایمیل جدید در جیمیل^(Gmail) با ایمیلی که می خواهید با آن پاسخ دهید بنویسید. سپس منوی سه نقطه «بیشتر» را در گوشه سمت راست پایین پنجره انتخاب کنید و Templates را انتخاب کنید، ذخیره پیش‌نویس به‌عنوان الگو را^{(Save draft as template)} انتخاب کنید و سپس Save as new template را^{(Save as new template)} انتخاب کنید .

1. در پنجره پاپ آپ به قالب یک نام بدهید.

1. برای دسترسی به فیلترهای Gmail ، به تنظیمات Gmail^{(Gmail Settings)} برگردید . فیلترها و آدرس‌های مسدود شده^{(Filters and Blocked Addresses)} را در بالای پنجره تنظیمات انتخاب کنید .

1. به پایین این صفحه بروید و ایجاد فیلتر جدید^{(Create a new filter)} را انتخاب کنید .

4. در فرم ایجاد^(Create) فیلتر، آدرس ایمیلی را که می خواهید به صورت خودکار به آن پاسخ دهید را در قسمت From تایپ کنید . وقتی کارتان تمام شد، Create filter را انتخاب کنید .

1. در پنجره ایجاد^(Create) فیلتر، کادر کنار ارسال الگو^{(Send template)} را فعال کنید . در کادر بازشو، الگوی Boss Reply را که قبلا ایجاد کردید انتخاب کنید.

1. در نهایت، فقط دکمه Create filter را در پایین انتخاب کنید و فیلتر جدید و پاسخ خودکار شما اکنون فعال است.

اکنون، هر زمانی که شخصی با آدرسی که در فیلتر تعریف کرده‌اید، ایمیلی برای شما ارسال کند، پاسخی خارج از دفتر^{(out of office)} با قالبی که شما ایجاد کرده‌اید دریافت می‌کند.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If уou use common email сlients in a Corporate еnvirоnment like Outloоk, you’re probably used to setting your out of office reply. Did you know you can also set up out of office replies in Gmail as well?

Since most people use Gmail as their personal email account, it can be useful letting people know when you’re on vacation or holiday.

Doing this is fairly simple in Gmail, but the process is slightly different than you might be used to in Outlook. In this article you’ll learn how to set up out of office in Gmail, how to disable it, and what people can expect to see from you when you do have it enabled.

How to Set Up Out of Office in Gmail

If you’re about to head out on vacation for a while and want to alert people that you may not be able to respond to their email as quickly as usual, an out of office reply is the way to go.

To get started with the steps below, first log into your Gmail account.

1. Select the gear Settings icon at the upper right corner of your Gmail account.

2. Select See all settings at the top of the Settings list.

3. Scroll down to the Vacation responder section at the bottom. Change the setting to Vacation responder on.

4. Select the first day of your vacation. Type the subject line and message that you’d like to auto-reply whenever people email you.

Note the following options when you’re filling out this form.

• You don’t have to enable and select a Last day, but it’s a good idea to just so you don’t forget to leave your Vacation responder enabled.
• By default the message field uses a rich formatting editor where you can use the formatting bar to format the message text. If you select Plain Text above the message field, the formatting will change to plain text.
• Select Only send a response to people in my Contacts if you want to target the Vacation responder’s auto-replies only to people you already know, and ignore all others. This is a good idea if you don’t want strangers knowing that you’re away from home for an extended period. 

5. Select Save Changes to enable the Vacation responder.

How to Turn Off Out of Office in Gmail

There are two ways you can disable the Vacation responder. While it’s enabled, you’ll see a message at the top of your inbox about the status of the responder.

You can select End now to turn off the responder instantly. This is a quick way to disable it without having to search through your Gmail settings again to modify the responder settings.

However, if you prefer to disable the Vacation responder in Gmail settings, you can either select Vacation Settings in the notification message, or you can go back to your Gmail Settings window.

Scroll back to the bottom of the Gmail Settings menu to find the Vacation responder section again.

Select Vacation responder off to disable the automatic responder. 

Note – you won’t have to do this if you’ve set the Last day field to the end date of your vacation. The Vacation responder will automatically disable after this date.

But if you want to turn off the Vacation responder before the Last day setting, the above procedure will work.

How Gmail Vacation Responder Works

Keep in mind that since you can only enter the start and end dates for the Vacation responder, the times are set automatically by email.

• Start Date Time: 12:00 AM midnight
• End Date Time: 11:59 PM

If you’d rather have the time start at midnight before the day your vacation starts, then set the Start Date one day earlier than the start of your vacation.

People who email you while you’ve enabled the Vacation responder will see the following behavior from your Gmail account.

• People will see your auto-response the first time they message you. If they message you again, the auto-response won’t be sent.
• If four days pass and the same person messages you, the auto-response will trigger again.
• If you edit your vacation response, the timer starts over and anyone who messages you the first time after editing will get an auto-response.
• Gmail is smart enough not to auto-respond to any messages that get automatically sorted into the spam folder or mailing lists.
• Other Gmail users will see your “out of office” status if they start composing an email to you. 

Create Smarter Out of Office Replies in Gmail with Filters

If you’d like to create a more targeted auto reply with customized messages for specific people, you can do this by using Gmail Filters.

1. Before you can use a filter to auto-replay, you need to create an email template to reply with. To do this, compose a new email in Gmail with the email you want to reply with. Then, select the three dots “More” menu at the lower right corner of the window, and select Templates, select Save draft as template, and then select Save as new template.

1. Give the template a name in the pop-up window.

1. To access Gmail filters, go back into Gmail Settings. Select Filters and Blocked Addresses at the top of the Settings window.

1. Scroll to the bottom of this page and select Create a new filter.

4. In the Create filter form, type the email address you want to auto-reply to in the From field. Select Create filter when you’re done.

1. In the Create filter window, enable the checkbox next to Send template. In the dropdown box, select the Boss Reply template that you created earlier.

1. Finally, just select the Create filter button at the bottom and your new filter and auto-reply is now active.

Now, any time the person with the address you’ve defined in the filter sends you an email, they’ll receive an out of office reply with the template that you’ve created.

Related posts

• چگونه به ارسال Private Emails در Gmail

• آیا می توانید تمام ایمیل های Gmail را در یک بار حذف کنید؟

• چگونه Email را در Gmail نابود کنیم

• 7 Best Gmail Add-Ons

• چگونه برای رسیدن به Inbox Zero در Gmail

• نحوه عملکرد آرشیو در جیمیل

• چگونه به Fix SSL Security Certificate خطاها در Chrome

• دریافت Gmail Notifications نیست؟ 10 Ways برای رفع

• نحوه استفاده از SUMIF در صفحات Google

• نحوه درج امضا در Google Docs

• 5 ویژگی برتر جدید جیمیل که باید در سال 2019 امتحان کنید

• چگونه به مرتب کردن و یا Filter توسط Color در Google ورق

• نحوه حذف YouTube History and Search Activity

• Google Exposure Notifications برای COVID Protection چیست؟

• چگونه به تغییر Default Google Account

• 3 راه برای Create Borders در Google Docs

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions برای کاربران Email Power

• آیا می خواهید به طور خودکار از Gmail یا حساب Google خارج شوید؟

• چگونه به Backup Google Chrome History

• نحوه استفاده از Stops متعدد در Google Maps