اگر از Outlook برای برقراری ارتباط با همکاران خود استفاده می کنید، احتمالاً می خواهید بارها به گروه خاصی ایمیل بزنید که عضویت آنها اغلب تغییر می کند. برای مثال، ممکن است لازم باشد هر روز به تمام نمایندگان خدمات مشتری ایمیل بزنید، اما به دلیل گردش مالی زیاد، ممکن است این لیست اغلب تغییر کند.

می‌توانید هر بار که ایمیلی ارسال می‌کنید، نام یا ایمیل هر فرد را به صورت دستی تایپ کنید، اما به سرعت با بزرگ‌تر شدن گروه، این امر می‌تواند دست و پا گیر شود. نه تنها این، بلکه خطر فراموشی ناخواسته شخصی را نیز دارید که می تواند منجر به درام اداری شود. اینجاست که لیست توزیع یا گروه تماس وارد می شود!

در بیشتر موارد، اصطلاحات "گروه تماس" و "فهرست توزیع" قابل تعویض هستند. مایکروسافت^(Microsoft) شروع به استفاده از عبارت "گروه تماس" کرد، احتمالاً به این دلیل که کمی بصری تر از "فهرست توزیع" است. 

با این حال، در سازمان هایی که از Microsoft 365^{(Microsoft 365)} استفاده می کنند، تفاوت واقعی بین این دو وجود دارد . مدیران مایکروسافت 365^{(Microsoft 365)} می‌توانند فهرست‌های توزیع Outlook موجود را به « ^(Outlook)گروه‌ها^(Groups) » تبدیل کنند، که به نوبه خود به اعضای گروه امکان دسترسی به کتابخانه‌های مشترک و فضاهای همکاری مانند Microsoft Teams ، Yammer و Planner را می‌دهد .

در حالی که بخش فناوری اطلاعات شما احتمالاً بر فهرست‌های توزیع Outlook سازمان شما حکومت می‌کند - به‌ویژه فهرست همه کارکنان مخوف و اغلب ضعیف نگهداری می‌شود، هنوز هم می‌توانید گروه‌های مخاطب خود را در Outlook ایجاد کنید . 

در زیر، نحوه ایجاد گروه‌های مخاطب در Outlook را برای نسخه مرورگر و برنامه دسکتاپ به شما آموزش می‌دهیم. 

نحوه ایجاد یک گروه تماس^{(Contact Group)} در Outlook Online

ایجاد یک گروه تماس در نسخه مرورگر Outlook آسان است.

1. اگر قبلاً به Microsoft 365 وارد شده‌اید، به حساب خود در outlook.com وارد شوید یا Outlook را از راه‌انداز برنامه انتخاب کنید . اگر Outlook^(Outlook) را در لیست برنامه‌ها نمی‌بینید (می‌بینید)، همه برنامه‌ها^{(All apps)} را انتخاب کنید .

1. در قسمت سمت چپ، در قسمت Groups ، New group را انتخاب کنید .

1. در پنجره بازشو، نام و توضیحاتی به گروه جدید خود بدهید و ایجاد^(Create) را انتخاب کنید . (اگر سازمان شما آن را فعال کرده باشد، ممکن است از شما خواسته شود که یک آدرس ایمیل برای گروه ایجاد کنید. در این مثال، برای سهولت استفاده، سعی کنید آدرس ایمیل را با نام گروه یکسان کنید.)

1. حالا اعضا را به گروه اضافه کنید. افراد را با نام یا آدرس ایمیل جستجو کنید. ^(Search)نتیجه جستجو را برای شخصی که می‌خواهید به گروه اضافه کنید انتخاب کنید و در زیر «این شخص اضافه خواهد شد» ظاهر می‌شود.

1. مرحله 4 را تکرار کنید^(Repeat) تا زمانی که همه افرادی را که می خواهید به گروه اضافه کنید. سپس دکمه Add را انتخاب کنید.
2. بستن^(Close) را انتخاب کنید .
3. با انتخاب پیام جدید^{(New message)} ، یک ایمیل به گروهی که ایجاد کرده اید ارسال کنید.

1. در فیلد To ، شروع به تایپ نام گروهی که ایجاد کرده اید کنید، آن را از لیستی که ظاهر می شود انتخاب کنید.

پیزی آسان. اما اگر نیاز به اضافه کردن یا حذف افراد از گروه داشته باشید، چه؟ ادامه مطلب

چگونه یک گروه تماس^{(Contact Group)} را در Outlook Online ویرایش کنیم^{(Outlook Online)}

مایکروسافت^(Microsoft) ویرایش گروه تماس را بدون خروج از Outlook Online آسان کرده است. ممکن است برخی از مراحل بسته به اینکه سازمان شما چگونه Microsoft 365^{(Microsoft 365)} را پیکربندی کرده است کمی متفاوت باشد ، اما مراحل زیر باید شما را به آنجا برساند.

1. در قسمت سمت چپ، در قسمت Groups ، گروهی را که می‌خواهید ویرایش کنید، انتخاب کنید.
2. در ورودی آن گروه، نماد بیشتر^(More) (سه نقطه/بیضی) را انتخاب کنید.

1. تنظیمات^(Settings) را انتخاب کنید . (بسته به نحوه پیکربندی Outlook برای سازمان شما، ممکن است گزینه ای برای افزودن اعضا^{(Add members)} مستقیماً از نماد More مشاهده کنید.)

1. در پانل تنظیمات گروه^{(Group Settings)} که در سمت راست ظاهر می شود، ویرایش گروه^{(Edit group)} را انتخاب کنید .

1. برگه  اعضا^{(Members )} را انتخاب کنید.
2. از آنجا، می‌توانید با انتخاب نماد X در کنار ورودی شخصی که می‌خواهید حذف کنید، اعضا اضافه کنید یا آنها را از گروه حذف کنید.

1. اگر عضوی را به گروه اضافه کرده اید، دکمه افزودن^(Add) را انتخاب کنید. در غیر این صورت، بستن^(Close) را انتخاب کنید .

راه^(Way) دیگری برای ویرایش گروه های تماس^{(Edit Contact Groups)} در Outlook Online

بسته به نحوه پیکربندی Outlook ، ممکن است بتوانید گروه های مخاطب را با دنبال کردن این مراحل نیز ویرایش کنید:

1. به بخش افراد ^{(People )}Outlook (در سمت راست نماد  تقویم ) بروید.^(Calendar)

1. در قسمت سمت چپ در قسمت Groups ، Owner را انتخاب کنید تا گروه هایی که ایجاد کرده اید نمایش داده شود.

1. ^(Select)گروهی را که می خواهید ویرایش کنید از لیست انتخاب کنید .
2. مدیریت اعضای گروه را^{(Manage group members)} انتخاب کنید .

1. از آنجا، می توانید با انتخاب X^(X) در کنار ورودی ، اعضا اضافه کنید یا اعضای موجود را حذف کنید .

نحوه ایجاد یک گروه تماس در ^{(Contact Group)}برنامه دسکتاپ^{(Desktop App)} Outlook

ایجاد یک گروه تماس در نسخه دسکتاپ Outlook حتی ساده تر از نسخه آنلاین است.

1. Outlook را راه‌اندازی کنید و نماد People را در گوشه پایین سمت چپ (جایی که بین ایمیل، وظایف، افراد و تقویم جابه‌جا می‌شوید) انتخاب کنید.

1. سپس، از نوار ابزار، New Contact Group را انتخاب کنید . (اگر سازمان شما از Microsoft 365 استفاده می کند، ممکن است دکمه New Group را نیز مشاهده کنید. برای اهداف خود، از New Contact Group برای تسهیل ایمیل های گروهی استفاده می کنیم.)

1. در پنجره گروه تماس^{(Contact Group)} که ظاهر می شود، به گروه مخاطب خود یک نام بدهید و سپس افزودن اعضا^{(Add Members)} را انتخاب کنید و انتخاب کنید که از کجا می خواهید اعضای جدید خود را دریافت کنید. گزینه ها ممکن است شامل از مخاطبین Outlook^{(From Outlook Contacts)} ، از دفترچه آدرس^{(From Address Book)} یا مخاطب جدید ایمیل^{(New Email Contact)} باشند. 

1. یکی یکی افرادی را که می خواهید به گروه مخاطب اضافه کنید جستجو کنید. مطمئن^(Make) شوید که ورودی آنها برجسته شده است، و دکمه اعضا^(Members) را انتخاب کنید (یا روی ورودی آنها دوبار کلیک کنید) تا آنها را اضافه کنید. وقتی کارتان تمام شد، OK را انتخاب کنید .
2. پنجره را ببندید، مطمئن شوید که اگر از شما خواسته شد تغییرات خود را ذخیره کنید، بله پاسخ دهید.^(Yes)
3. اکنون، وقتی یک ایمیل جدید را آدرس می دهید، می توانید نام گروه مخاطب را در قسمت To تایپ کنید . گروه تماس شما اضافه خواهد شد. در صورت تمایل، می توانید لیست گروه را گسترش دهید و Outlook لیست را با اعضای خود جایگزین می کند. اخطار داشته باشید، با این حال، نمی توانید دوباره لیست را جمع کنید.

گروه‌های مخاطب^(Contact) به‌عنوان ورودی در دفترچه آدرس Outlook ظاهر می‌شوند ، بنابراین می‌توانید آنها را در فهرست حروف الفبا پیدا کنید.

چگونه یک گروه تماس را در ^{(Contact Group)}برنامه دسکتاپ^{(Desktop App)} Outlook ویرایش کنیم

اکنون بیایید یک گروه تماس موجود را در نسخه دسکتاپ Outlook ویرایش کنیم.

1. Outlook را اجرا کنید و نماد People را در گوشه پایین سمت چپ انتخاب کنید.
2. ^(Find)گروهی را که می خواهید ویرایش کنید را در لیست مخاطبین خود پیدا کرده و انتخاب کنید.
3. در قسمت سمت راست، Edit را انتخاب کنید . این شما را به جایی برمی‌گرداند که می‌توانید با افزودن و/یا حذف اعضا، گروه را مدیریت کنید.

چه از نسخه آنلاین Outlook یا برنامه دسکتاپ استفاده می کنید، قطعاً ارزش آن را دارد که چند دقیقه برای ایجاد لیست های توزیع Outlook که به طور مکرر از آنها استفاده خواهید کرد، وقت بگذارید. شما خوشحال خواهید شد که انجام دادید.

How to Create a Distribution List in Outlook

If you usе Outlook to communіcate wіth your cоlleagues, you’ve probably wantеd to repeatedly email a specific group whoѕe membership changeѕ often. For example, you may need to email all of your customer service reps everу day, but due to high turnovеr, the list maу change often.

You could type each person’s name or email manually every time you send an email, but quickly this can become cumbersome as the group gets larger. Not only that, but you also run the risk of inadvertently forgetting someone which could lead to office drama. That’s where a distribution list or contact group comes in!

For the most part, the terms “contact group” and “distribution list” are interchangeable. Microsoft began using the phrase “contact group,” presumably because it’s a little more intuitive than “distribution list.” 

However, there is a real distinction between the two in organizations that are using Microsoft 365. Admins of Microsoft 365 can convert existing Outlook distribution lists to “Groups,” which, in turn, gives group members access to shared libraries and collaboration spaces like Microsoft Teams, Yammer, and Planner.

While your IT department probably rules over your organization’s Outlook distribution lists—especially the dreaded and often poorly-maintained all-staff list, you can still create your own contact groups in Outlook. 

Below, we’ll walk you through how to create contact groups in Outlook for both the browser version and the desktop app. 

How to Create a Contact Group in Outlook Online

Creating a contact group in the browser version of Outlook is easy.

1. Log into your account at outlook.com or select Outlook from the app launcher if you’re already logged into Microsoft 365. If you don’t see Outlook in the app list (you will), select All apps.

1. In the left pane, under Groups, select New group.

1. In the popup, give your new group a name and description and select Create. (If your organization has enabled it, you might be prompted to create an email address for the group. In that instance, for ease of use, try to make the email address identical to the group name.)

1. Now, add members to the group. Search for people by name or by email address. Select the search result for the person you want to add to the group, and they’ll appear under “This person will be added.”

1. Repeat step 4 until you’ve added everyone you want to the group. Then select the Add button.
2. Select Close.
3. Send an email to the group you’ve created by selecting New message.

1. In the To field, begin typing the name of the group you created, and select it from the list that appears.

Easy peasy. But what if you need to add or remove people from the group? Read on.

How to Edit a Contact Group in Outlook Online

Microsoft has made it easy to edit a contact group without ever leaving Outlook Online. Some steps might be slightly different depending on how your organization has configured Microsoft 365, but the steps below should get you there.

1. In the left pane, under Groups, select the group you want to edit.
2. In that group’s entry, select the More (three dots/ellipsis) icon.

1. Select Settings. (Depending on how Outlook is configured for your organization, you might see an option to Add members straight from the More icon.)

1. In the Group Settings panel that appears on the right, select Edit group.

1. Select the Members tab. 
2. From there, you can add members or delete them from the group by selecting the X icon next to the entry for the person you want to remove.

1. If you’ve added members to the group, select the Add button. Otherwise, choose Close.

Another Way to Edit Contact Groups in Outlook Online

Depending on how Outlook is configured, you may also be able to edit contact groups by following these steps:

1. Go to the People section of Outlook (to the right of the Calendar icon). 

1. In the left pane in the Groups section, select Owner to display the groups you have created.

1. Select the group you want to edit from the list.
2. Select Manage group members.

1. From there, you can add members or delete existing members by selecting the X next to an entry.

How to Create a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Creating a contact group in the desktop version of Outlook is even more straightforward than it is in the online version.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner (where you switch between email, tasks, people, and calendar).

1. Next, from the toolbar, select New Contact Group. (If your organization is using Microsoft 365, you may also see a New Group button. For our purposes, we’ll use New Contact Group to facilitate group emails.)

1. In the Contact Group window that appears, give your contact group a name, and then select Add Members and choose where you want to get your new members from. Options might include From Outlook Contacts, From Address Book, or New Email Contact. 

1. One by one, search for the people you want to add to the contact group. Make sure their entry is highlighted, and select the Members button (or double-click their entry) to add them. When you’re finished, select OK.
2. Close out the window, making sure to respond Yes if prompted to save your changes.
3. Now, when you address a new email, you can type the name of the contact group in the To field. Your contact group will be added. If you wish, you can expand the group list, and Outlook will replace the list with its members. Be warned, though, you will not be able to collapse the list again.

Contact groups appear as entries in the Outlook address book, so you’ll be able to find them in that alphabetized list.

How to Edit a Contact Group in Outlook’s Desktop App

Now let’s edit an existing contact group in the desktop version of Outlook.

1. Launch Outlook, and select the People icon near the lower-left corner.
2. Find and select the group you want to edit in your contact list.
3. In the pane on the right, select Edit. That will bring you back to where you can manage the group by adding and/or removing members.

Whether you’re using the online version of Outlook or the desktop app, it’s definitely worth it to take a few minutes to create Outlook distribution lists you’ll use repeatedly. You’ll be glad you did.

Related posts

• چگونه به Forward Outlook Emails به جیمیل

• چگونه به ایجاد یک Drop Down List در Excel

• نحوه ایجاد میانبرهای Microsoft Outlook برای ایمیل و وظایف

• ایمیل Outlook را بر اساس فرستنده، تاریخ، کلمه کلیدی، اندازه و موارد دیگر جستجو کنید

• به طور خودکار ایمیل ها را با استفاده از قوانین به پوشه های Outlook منتقل کنید

• OneDrive برای School or Work: 8 Tips برای Beginners

• پیوند سلول ها بین برگه ها و کتاب های کاری در اکسل

• مایکروسافت Myanalytics و نحوه استفاده از آن چیست؟

• از پنجره تماشای اکسل برای نظارت بر سلول های مهم در یک کتاب کار استفاده کنید

• چگونه می توان یک Histogram در Excel

• 15 PowerPoint Tips & Tricks برای بهبود ارایهها در همایشهای شما

• چگونه به ایجاد یک Greeting Card با MS Word

• چگونه مشکل بارگذاری آهسته Outlook را برطرف کنیم

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams

• نحوه افزودن Music به ارائه پاورپوینت

• اضافه کردن Regression Trendline خطی به Excel Scatter Plot

• چگونه می توان تجزیه و تحلیل What-If را در مایکروسافت اکسل درک کرد

• رفع مشکل Microsoft Outlook با خطای مشکل مواجه شده است

• نحوه اضافه کردن Headers and Footers در PowerPoint

• چگونه به صورت امن Password Protect Excel File