Google Docs دارای بسیاری از ویژگی‌های عالی است، اما در برخی موارد مواردی وجود دارد که افراد گهگاه به آن‌ها نیاز دارند که Google Docs^{(Google Docs doesn)} به طور پیش‌فرض ندارد.

تعدادی افزونه Google Doc^{(Google Doc)} وجود دارد که می توانید آنها را فعال کنید که پایه ویژگی های موجود در Google Docs را گسترش می دهند . در زیر ده مورد از بهترین آنها آورده شده است.

ابزار برجسته^{(Highlight Tool)}

هنگامی که در حال ویرایش یک سند یا همکاری به روش دیگری هستید، توانایی برجسته کردن متن بسیار ارزشمند است. 

راهی برای برجسته کردن در Google Docs به طور پیش فرض وجود دارد. برای انجام این کار، باید متنی را که می خواهید برجسته کنید، نماد برجسته را^{(highlight icon)} در نوار انتخاب کنید و رنگ هایلایت^{(highlight color)} مورد نظر خود را انتخاب کنید.

این یک جلوه برجسته^{(highlight effect)} خوب برای متنی که انتخاب کرده اید ایجاد می کند. با این حال این فرآیند چند مرحله طول می کشد و گزینه ها محدود هستند.

افزونه هایلایت ابزار^{(Highlight Tool)} Google Doc^{(Google Doc)} فرآیند برجسته سازی را بسیار کاربردی تر می کند.

پس از نصب ابزار، باید چند مرحله راه اندازی را انجام دهید. برای انجام این کار، در Google Docs ^{(Google Docs select)} Add-ons را از منو انتخاب کنید، Highlight Tool را انتخاب کنید و Settings را انتخاب کنید .

اسکن خودکار مجموعه‌های برجسته‌کننده را در شروع^{(Automatically scan for highlighter sets on start)} فعال کنید.

X را در گوشه انتخاب کنید تا پنجره بسته شود. در نهایت، ابزار برجسته را^{(highlighter tool)} با انتخاب  Add-ons از منو شروع کنید، ابزار Highlight را انتخاب کنید و ^{(Highlight Tool)}Start را انتخاب کنید .

با این کار ابزار برجسته^{(Highlight Tool)} راه اندازی می شود . 

برای شروع برجسته کردن، کافی است متنی را که می‌خواهید با هر رنگی برجسته کنید، انتخاب کنید و کتابخانه برجسته^{(Highlighter Library)} را در پنجره ابزار برجسته انتخاب کنید.

در پنجره اول New Set را انتخاب کنید . به مجموعه یک نام بدهید و یک رنگ مناسب اعمال کنید. اگر دوست دارید رنگ را برچسب بزنید. وقتی کارتان تمام شد، ذخیره^(Save) را انتخاب کنید . 

همانطور که مجموعه های رنگ هایلایت را ایجاد می کنید، آن ها در پنجره ابزار برجسته^{(Highlight Tool window)} در سمت راست صفحه ظاهر می شوند.

ایده این است که می‌توانید به سرعت متنی را که می‌خواهید برجسته کنید، انتخاب کنید و از میان مجموعه‌های رنگ برجسته‌ای که ایجاد کرده‌اید، انتخاب کنید. با این کار متن انتخاب شده با آن رنگ برجسته می شود.

ایده این است که شما می توانید مجموعه ای بزرگ از هر تعداد رنگ هایلایت که دوست دارید ایجاد کنید. سپس می توانید به سرعت متن انتخاب شده را با کلیک بر روی هر مجموعه رنگی که در آن پنجره دوست دارید برجسته کنید.

روند برجسته سازی^{(highlight process)} را سرعت می بخشد و آن را بسیار ساده تر می کند.

بلوک های کد^{(Code Blocks)}

یکی دیگر از افزونه های عالی Google Doc، Code Blocks است. 

اگر اغلب نیاز به مستندسازی کد دارید، یکی از بهترین راه‌ها برای انجام این کار استفاده از یک واژه‌پرداز است^{(word processor)} که می‌تواند زبان‌های کد خاصی را مدیریت و قالب‌بندی کند.

به‌طور پیش‌فرض، Google Docs^{(Google Docs doesn)} واقعاً قالب‌بندی کد را به خوبی مدیریت نمی‌کند. شما باید بلوک‌های کد را به صورت دستی با انتخاب انواع فونت، افزودن رنگ پس‌زمینه^{(background color)} و موارد دیگر قالب‌بندی کنید. اما چرا وقتی می‌توانید از افزونه‌ای استفاده کنید که همه کارها را برای شما انجام می‌دهد، همه اینها کار می‌کنند؟

پس از نصب افزونه Code Blocks ، می توانید با انتخاب منوی افزونه ها ، انتخاب ^(Add-ons)Code Blocks و سپس انتخاب Start به آن دسترسی داشته باشید .

با این کار پنجره جدیدی در سمت راست باز می شود که به شما امکان می دهد زبان کد^{(code language)} و تم قالب بندی مورد نظر خود را انتخاب کنید.

اکنون تنها کاری که باید انجام دهید این است که کد خود را در سند قرار دهید، کل بلوک کد را برجسته کنید و سپس دکمه Format را در پنجره Code Blocks انتخاب کنید.

با این کار کدهایی با قالب بندی شگفت انگیز در داخل سند Google^{(Google doc)} شما تعبیه شده است.

این افزونه دارای یک آرایه چشمگیر از زبان است و شامل طیف خوبی از تم های قالب بندی کد عالی است.

سند قابل پر کردن^{(Fillable Document)}

یکی از کاربردهای بسیار رایج Google Docs ایجاد قالب‌هایی است که افراد دیگر می‌توانند آن‌ها را پر کنند. متأسفانه، Google Docs^{(Google Docs doesn)} هیچ ویژگی خوبی ندارد که به شما امکان می دهد به راحتی یک سند قابل پر کردن ایجاد کنید.

خوشبختانه، یک افزونه Google Doc به^{(Google Doc add-on)} نام Fillable Document وجود دارد که به شما امکان می دهد این کار را انجام دهید.

مانند سایر افزونه‌ها، پس از نصب آن، باید آن را از منوی افزونه‌ها انتخاب کرده و ^{(Add-ons menu item and select)} Start را انتخاب کنید . 

هنگامی که برای اولین بار افزونه را اجرا می کنید، برای شروع باید Start setup را انتخاب کنید. برای مرحله 1^{(Step 1)} باید صفحه‌گسترده‌ای را که می‌خواهید داده‌ها را در آن ذخیره کنید، از فرم قابل پر کردن خود انتخاب کنید.

می‌توانید یک صفحه‌گسترده جدید ایجاد کنید یا^{(spreadsheet or choose)} یکی از صفحه‌گسترده موجود را انتخاب کنید. برای ادامه گزینه Next را انتخاب کنید . در مرحله دوم، انتخاب یا ایجاد پوشه مقصد^{(destination folder)} را انتخاب می‌کنید .  

در مرحله آخر باید یک الگوی ایمیل برای ارسال فرم قابل پر کردن خود به گیرندگان ایجاد کنید. این مرحله اختیاری است. 

پس از اتمام تنظیمات، می توانید از پنجره Fillable Document^{(Document window)} در سمت راست استفاده کنید تا تمام فیلدها را برای سند قابل پر کردن خود ایجاد کنید. فقط^(Just) نماد + را در کنار لیست فیلدها انتخاب^{(Field List)} کنید . همچنین می توانید Create New Field را انتخاب کنید . سپس می توانید با انتخاب نماد Insert Field^{(Insert Field)} آن فیلدها را در سند وارد کنید . . 

این فیلدها در داخل سند با متغیرهایی که نماد $ را در جلوی خود دارند نشان داده می شوند.

با انتخاب Open Web Form^{(Open Web Form)} در پنجره Fillable Document^{(Document window)} می توانید نسخه وب فرم را مشاهده کنید .

هنگامی که ساخت فرم خود را تمام کردید، فقط انتشار فرم^{(Publish Form)} را انتخاب کنید . برگه اشتراک گذاری^(Sharing) را انتخاب کنید تا لیستی از آدرس های ایمیل برای ارسال فرم قابل پرکردن به آن ارائه شود.

برای تکمیل و ارسال ایمیل ها، Publish Form را انتخاب کنید .

ادغام ایمیل^{(Mail Merge)}

افزونه Mail Merge^{(Mail Merge)} یک افزونه Google Doc^{(Google Doc)} قدرتمند است که به شما امکان می‌دهد از مقادیر صفحه‌گسترده Google Sheets استفاده کنید و آن‌ها را در یک سند الگو  درج کنید.^{(Google Sheets spreadsheet and inserts)}

چرا این مفید است؟ اگر کسب‌وکاری را در نظر می‌گیرید که مالک آن باید صورت‌حساب‌هایی را برای صدها مشتری ارسال کند، این افزونه به آنها اجازه می‌دهد یک سند «^{(” document)} الگوی» فاکتور اصلی^{(master invoice)} ایجاد کنند ، اما با استفاده از ردیف‌هایی از داده‌های صفحه‌گسترده، فیلدهای خاصی را پر کنند.

این کار به اندازه‌ای که برای پردازش همه داده‌های صفحه‌گسترده اصلی لازم است، سند فاکتور تولید می‌کند. برای استفاده از این افزونه، فقط از منوی افزونه ها ، ^(Add-ons)Mail Merge را انتخاب کرده و ^{(Mail Merge)}Start را انتخاب کنید .

با این کار پنجره Mail Merge^{(Mail Merge window)} در سمت راست باز می شود.

از این پنجره برای انتخاب صفحه گسترده ای که حاوی داده هایی است که می خواهید ادغام کنید استفاده کنید. سپس می‌توانید هر فیلدی را که می‌خواهید برای ادغام با الگوی سند^{(document template)} استفاده کنید، انتخاب کنید .

همچنین می‌توانید نمایش تنظیمات ایمیل را انتخاب کنید تا ^{(Show Email Settings)}الگوی سرصفحه ایمیل^{(email header template)} را سفارشی کنید اگر می‌خواهید ارسال دسته‌ای از اسناد به چندین کاربر را خودکار کنید. 

اگر می خواهید از ویژگی دسته ای ایمیل استفاده^{(batch email feature)} کنید، مطمئن شوید که تنظیمات SMTP را برای افزونه تنظیم کرده اید تا از تنظیمات SMTP صحیح برای حساب ایمیل^{(email account)} خود استفاده کنید .

تصاویر رایگان Pixabay^{(Pixabay Free Images)}

یکی دیگر از افزونه های مفید Google Doc^{(Google Doc add-on)} ، Pixabay Free Images است. این یکی از آسان‌ترین افزونه‌ها برای استفاده است، زیرا به سادگی یک جستجوی تصویر^{(image search)} رایگان برای تصاویری است که می‌توانید در سند خود استفاده کنید.

برای استفاده از آن، فقط افزونه‌ها^(Add-ons) را از منو انتخاب کنید، Pixabay Free Images را انتخاب کنید و جستجوی تصاویر^{(Search Images)} را انتخاب کنید . 

با این کار پنجره ای در سمت راست باز می شود که می توانید از آن برای جستجوی تصاویر رایگان برای استفاده در سند Google^{(Google document)} خود استفاده کنید . 

فقط تصویر رایگان را انتخاب کنید تا آن را در هر جایی که مکان نما دارید در سند خود قرار دهید.

متغیرهای Doc^{(Doc Variables)}

یک جایگزین برای افزودنی Mail Merge یا افزونه Fillable Document، افزونه ^{(Document add-on)}Doc Variables است . 

اگر می خواهید چندین نفر سندی را با مقادیر خاص خود پر کنند، این افزونه عالی است. این افزونه یک فرم مشارکتی را فراهم می کند که کاربران می توانند از آن برای وارد کردن داده ها به متغیرهایی که در سند ایجاد کرده اید استفاده کنند.

هنگامی که افزونه را نصب کردید، ایجاد یک سند الگو آسان است. فقط ^{(Just select)} افزونه‌ها^(Add-ons) را از منو انتخاب کنید، Doc Variables را انتخاب کنید، درج متغیر^{(Insert Variable)} را انتخاب کنید و نوع متغیری را که می‌خواهید در سند جاسازی کنید انتخاب کنید. 

هنگامی که نوع متغیر را انتخاب کردید، کافیست نام آن را انتخاب کنید و انتخاب کنید^{(name and select)} که یک فیلد واحد باشد یا چندین خط را پوشش دهد .^{(field or covers)}

OK را انتخاب کنید^{(Select OK)} و خواهید دید که متغیر^{(variable show)} در سند با نماد "$" در جلوی آن ظاهر می شود.

شما می توانید سند را برای شخصی ارسال کنید تا آن را پر کند، و تنها کاری که او باید انجام دهد این است که شروع^(Start) را از منوی افزونه انتخاب کند .^(Add-on)

با این کار پنجره ای در سمت راست با فیلدهایی برای همه متغیرهایی که برای سند ایجاد کرده اید باز می شود. 

شخصی که فرم را برایش فرستاده اید فقط باید متغیرها را پر کند و فلش آبی را فشار دهد تا کار تمام شود. این به طور خودکار سند را با تمام اطلاعاتی که شخص وارد کرده است پر می کند.

این یک راه عالی برای ایجاد یک فرم با پر کردن آسان، یا فقط یک سند قالب است که افراد می توانند به راحتی فقط با پر کردن فرم الحاقی آن را پر کنند.

پاک کننده متن^{(Text Cleaner)}

اگر اسناد زیادی را ویرایش می کنید، افزونه Text Cleaner Google Doc می تواند کار شما را خودکار کند.

نصب این افزونه به شما امکان دسترسی به ویرایش های سریع از منو را می دهد. فقط ^{(Just select)} افزونه‌ها^(Add-ons) را از منو انتخاب کنید، Text Cleaner را انتخاب کنید و هر یک از ویرایش‌های سریع موجود را انتخاب کنید.

به عنوان مثال، شما می توانید هر اقدامی را در کل سند انجام دهید:

• خطوط شکسته را حذف کنید
• شکستن پاراگراف را حذف کنید
• رفع شکست خطوط سخت
• ^(Remove)فاصله های متعدد را از جمله ها حذف کنید
• برگه ها را حذف کنید
• نقل قول های هوشمند را اصلاح کنید

اگر می‌خواهید به ابزارهای ویرایش بیشتری دسترسی داشته باشید، پیکربندی^(Configure) را انتخاب کنید . پنجره جدیدی باز می شود که در آن می توانید ویژگی های Text Cleaner را سفارشی کنید.

این صفحه نه تنها به شما امکان می‌دهد تمام ویرایش‌هایی را که برای شما انجام می‌دهد سفارشی کنید، بلکه اگر هر چیزی را که می‌خواهید انتخاب کنید و گزینه Save and clean now را انتخاب کنید ، همه ویرایش‌ها را به یکباره روی سند انجام می‌دهد.

این ابزار، مانند سایر ابزارهای فهرست شده در این مقاله، کارهایی را که می توانید با Google Docs انجام دهید، بهبود می بخشد . این کار انجام کارهای شگفت انگیز با اسناد خود را بسیار آسان تر می کند.

10 Best Google Doc Add-ons To Create Amazing Documents

Google Docs has a lot of great features, but in some cases therе are a few things peoplе occasionally need that Google Docs doesn’t have by default.

There are a number of Google Doc add-ons you can enable that’ll extend the base of features available in Google Docs. The following are ten of the best ones.

Highlight Tool

When you’re editing a document or collaborating in any other way, the ability to highlight text is invaluable. 

There is a way to highlight in Google Docs by default. To do so, you need to select the text you want to highlight, select the highlight icon in the ribbon, and choose the highlight color you want to use.

This creates a good highlight effect for the text you’ve selected. However the process takes a few steps and the options are limited.

The Highlight Tool Google Doc add-on makes the process of highlighting much more functional.

After you install the tool, you’ll need to complete a few setup steps. To do this, in Google Docs select Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Settings.

Enable Automatically scan for highlighter sets on start.

Select the X in the corner to close the window. Finally, start the highlighter tool by selecting  Add-ons from the menu, select Highlight Tool, and select Start.

This will launch the Highlight Tool. 

To get started with highlighting, just select the text you want to highlight in any color, and select the Highlighter Library in the Highlight Tool window.

Select New Set in the first window. Give the set a name, and apply an appropriate color. Give the color a label if you like. When you’re done, select Save. 

As you create highlight color sets, those will appear in the Highlight Tool window on the right side of the screen.

The idea is that you can quickly select the text you want to highlight, and select from any of the highlight color sets you’ve created. This will highlight the selected text that color.

The idea is that you can create a large set of as many highlight colors you like. Then you can quickly highlight selected text any of those colors by just clicking whatever color set you like in that window.

It speeds up the highlight process and makes it much simpler.

Code Blocks

Another great Google Doc add-on is Code Blocks. 

If you often need to document code, one of the best ways to do that is by using a word processor that can handle and format specific code languages.

By default, Google Docs doesn’t really handle code formatting very well. You need to format code blocks manually by selecting different font types, adding background color, and more. But why do all that work when you can use an add-on that does it all for you?

Once you install the Code Blocks add-on, you can access it by selecting the Add-ons menu, selecting Code Blocks, and then selecting Start.

This will open a new window on the right that lets you choose the code language and the formatting theme you want to use.

Now all you need to do is paste your code into the document, highlight the entire block of code, and then selecting the Format button in the Code Blocks window.

This creates amazingly formatted code embedded inside your Google doc.

This addon handles an impressive array of language, and includes a nice range of excellent code formatting themes.

Fillable Document

A very common use of Google Docs is to create form templates that other people can fill out. Unfortunately, Google Docs doesn’t have any good features that allow you to easily create a fillable document.

Thankfully, there’s an Google Doc add-on called Fillable Document that lets you do just that.

Like other add-ons, once you install it you need to select it from the Add-ons menu item and select Start. 

When you first run the addon, you’ll need to select Start setup to get started. For Step 1 you’ll need to select the spreadsheet where you want to store data from your fillable form.

You can create a new spreadsheet or choose from an existing one. Select Next to continue. In the second step, you’ll select to choose or create the destination folder.  

In the last step you’ll need to create an email template for sending your fillable form to recipients. This step is optional. 

Once you’re done with setup, you can use the Fillable Document window on the right to create all of the fields for your fillable document. Just select the + icon next to Field List. You can also select Create New Field. You can then insert those fields into the document by selecting the Insert Field icon. . 

Those fields show up inside the document with placeholders that have the $ symbol in front of them.

You can see the web version of the form by selecting Open Web Form in the Fillable Document window.

When you’re done creating your form, just select Publish Form. Select the Sharing tab to provide a list of email addresses to send your fillable form to.

Select Publish Form to finish and send out the emails.

Mail Merge

The Mail Merge add-on is a powerful Google Doc add-on that lets you use values from a Google Sheets spreadsheet and inserts those into a template document. 

Why is this useful? If you consider a business where the owner needs to send out invoices to hundreds of customers, this add-on would let them create a master invoice “template” document, but fill in specific fields using rows of data from a spreadsheet.

This generates as many invoice documents as needed to process all of the data from the original spreadsheet. To use this add-on, you just select Mail Merge from the Add-ons menu, and select Start.

This opens the Mail Merge window on the right.

Use this window to select the spreadsheet that contains the data you want to merge. You can then select each field that you want to use to merge to the document template.

You can also select Show Email Settings to customize the email header template if you want to automate sending the batch of documents to multiple users. 

If you do want to use the batch email feature, make sure to set up the SMTP settings for the addon to use the correct SMTP settings for your email account.

Pixabay Free Images

Another useful Google Doc add-on is Pixabay Free Images.  This is one of the easiest add-ons to use, since it’s simply a free image search for images you can use in your own document.

To use it, just select Add-ons from the menu, select Pixabay Free Images, and select Search Images. 

This will open a window on the right that you can use to search for free images to use in your Google document. 

Just select the free image to place it into your document wherever you currently have the cursor.

Doc Variables

An alternative to the Mail Merge add-on or the Fillable Document add-on is the Doc Variables add-on. 

This add-on is perfect if you want to have multiple people fill out a document with their own values. The add-on provides a collaborative form users can use to enter data into the variables you’ve created in the document.

Once you’ve installed the add-on, creating a templated document is easy. Just select Add-ons from the menu, select Doc Variables, select Insert Variable, and choose the type of variable you want to embed into the document. 

Once you select the variable type, just give it a name and select whether it’s a single field or covers multiple lines.

Select OK and you’ll see the variable show up in the document with the “$” symbol in front of it.

You can send the document to someone to fill out, and all they have to do is select Start from the Add-on menu.

This opens a window to the right with fields for all of the variables you’ve created for the document. 

The person you sent the form to then just needs to fill out the variables and press the blue arrow to finish. This will automatically fill out the document with all of the information the person entered.

This is a great way to create an easy-to-fill-out form, or just a templated document people can easily fill out just by filling out the add-on form.

Text Cleaner

If you edit a lot of documents, the Text Cleaner Google Doc add-on can automate your work.

Installing this add-on gives you access to quick edits from the menu. Just select Add-ons from the menu, select Text Cleaner, and select any of the available quick edits.

For example, you can perform any actions on the entire document:

• Remove line breaks
• Remove paragraph breaks
• Fix hard line breaks
• Remove multiple spaces from sentences
• Remove tabs
• Fix smart quotes

If you want access to more editing tools, then select Configure. A new window will open where you can customize Text Cleaner features.

This screen not only lets you customize all of the edits it’ll do for you, but if you select everything you want and select Save and clean now, it’ll perform all edits at once on the document.

This tool, like all of the others listed in this article, enhances what you can do with Google Docs. It makes it much easier to do surprising things with your documents.

Related posts

• 7 Best Gmail Add-Ons

• 20 Best Gmail Add-ons and Extensions برای کاربران Email Power

• چگونه یک PDF را به فرمت Google Doc تبدیل کنیم

• 8 بهترین افزونه ویرایشگر PDF Google Chrome

• نحوه استفاده از لیست Google Sheets Drop Down

• دریافت Gmail Notifications نیست؟ 10 Ways برای رفع

• آیا می توانید تمام ایمیل های Gmail را در یک بار حذف کنید؟

• نگاهی به Google Messages App برای Android. آیا هیچ Good؟

• نحوه حذف YouTube History and Search Activity

• چگونه به استفاده از Google Family Calendar به خاطر Family خود را بر روی Time

• چگونه می توان یک Google Form: یک Complete Guide

• Google Exposure Notifications برای COVID Protection چیست؟

• چگونه به Fix Gmail هنگامی که آن را دریافت نمی ایمیل

• YouTube Algorithm Work چگونه YouTube Algorithm Work؟

• چه آیا Google App & How به استفاده از آن

• چگونه Export and Import Chrome Bookmarks

• نحوه اضافه کردن Shapes در Google Docs

• 9 Hidden ویژگی های در Google Maps شما باید بررسی کنید

• نحوه درج امضا در Google Docs

• چگونه به نوبه خود Google SafeSearch Off