در اینجا یک سناریوی متداول وجود دارد: شما یک سند Word از طریق ایمیل دریافت کرده اید که باید آن را امضا کرده و دوباره ارسال کنید. می‌توانید سند را چاپ، امضا، اسکن و برگردانید، اما یک راه آسان‌تر، بهتر و سریع‌تر برای درج امضا در Word وجود دارد. 

این راهنما نحوه درج سریع امضای خود را در هر سند Microsoft Word بدون توجه به دستگاه یا پلتفرمی که استفاده می کنید توضیح می دهد. 

نحوه درج امضا در Word^{(How to Insert a Signature in Word)}

می‌توانید امضای دست‌نویس خود را به یک سند  Word اضافه کنید تا حس شخصی به آن بدهید.^(Word)

با این حال، فرض کنید باید یک نسخه دیجیتالی از سند را از طریق ایمیل یا سایر وسایل الکترونیکی ارسال کنید. در این صورت می توانید امضای خود را اسکن کرده، آن را به صورت تصویر ذخیره کرده و سپس امضا را در سند وارد کنید. در اینجا چگونه است.  

1. اگر امضای شما به عنوان تصویر در رایانه ذخیره شده است، سند Word را که باید امضا کنید باز کنید و Insert را انتخاب کنید . 

1. سپس، Pictures > Picture from File (یا From this device ) را انتخاب کنید. 

1. به جایی که تصویر اسکن شده امضای شما ذخیره شده است بروید، روی فایل کلیک کنید و Insert را انتخاب کنید . 

1. به تب ^(tab)Picture Format رفته و Crop را انتخاب کرده و تصویر را با مشخصات دلخواه خود تنظیم کنید. برای خروج از حالت   برش دوباره برش را ^(Crop)کلیک کنید.^(Click)

1. روی تصویر کلیک راست کرده و Save as Picture را انتخاب کنید . می‌توانید از همان تصویر امضا در سایر اسناد Word استفاده کنید یا ^(Word)امضا را در یک سند PDF^{(insert the signature in a PDF document)} یا Google Docs وارد کنید^{(Google Docs)} .

از Quick Parts و AutoText برای درج امضا در Word استفاده کنید ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

Word ابزارهای داخلی مانند Quick Parts و AutoText را برای کمک به ایجاد یک امضای کامل ارائه می‌کند که می‌تواند شامل امضای دست‌نویس، آدرس ایمیل، عنوان شغل، شماره تلفن و غیره باشد. 

در اینجا نحوه استفاده از این ابزارها برای درج امضا در Word آورده شده است. 

1. ^(Insert)تصویر امضای اسکن شده خود را در یک سند Word وارد کنید و سپس متنی را که می خواهید در زیر امضا استفاده کنید تایپ کنید. 

1. از ماوس خود برای انتخاب و برجسته کردن امضا و متن استفاده کنید و سپس Insert > Quick Parts را انتخاب کنید .

1. Save Selection to Quick Part Gallery را^{(Save Selection to Quick Part Gallery)} انتخاب کنید .

1. در کادر محاوره ای Create New Building Block ، یک نام برای بلوک امضا تایپ کنید.

1. AutoText را در گالری باکس انتخاب کرده و روی OK کلیک کنید .

1. بلوک امضای شما ذخیره می‌شود و می‌توانید با انتخاب Insert > Quick Parts > AutoText ، آن را در سایر اسناد ^(AutoText)Word وارد کنید و نام بلوک امضا را انتخاب کنید.

یک امضای دیجیتال در Word وارد کنید^{(Insert a Digital Signature in Word)}

بین امضای الکترونیکی و دیجیتال تفاوت وجود دارد: 

• امضای الکترونیکی^{(electronic signature)} تصویری از امضای شما است که در بالای یک سند Word قرار گرفته است، همان چیزی است که در بخش قبل درج کرده اید. 

• امضای دیجیتال^{(digital signature)} یک فرم الکترونیکی اما رمزگذاری شده^{(electronic but encrypted)} برای احراز هویت روی یک سند است که تأیید می‌کند که شما سند را دیده‌اید و تأیید کرده‌اید. 

می توانید برای احراز هویت خود یک امضای دیجیتال در ^{(authenticate your identity)}Word وارد کنید . اگر سند از قبل دارای یک خط امضا است^{(signature line)} ، لازم نیست یک خط امضا اضافه کنید، اما اگر خط امضا وجود ندارد، می‌توانید با استفاده از این مراحل به سرعت یکی را اضافه کنید.

1. با انتخاب Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line ، یک خط امضا در سند Word ایجاد کنید .

1. جزئیاتی را که می خواهید در زیر خط امضا نشان داده شود تایپ کنید.

1. کادرهای زیر را علامت بزنید: 
   • به امضاکننده اجازه دهید در گفتگوی Sign نظر اضافه کند^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • تاریخ امضا را در خط امضا نشان دهید ^{(Show sign date in signature line )}

انجام این کار به شما این امکان را می دهد که هدفی را برای امضا ارائه کنید و تاریخ امضای سند را اضافه کنید.

1. سپس روی خط امضا کلیک راست کرده و از منو گزینه Sign را انتخاب کنید .

توجه^(Note) : برای ذخیره فایل در قالب پشتیبانی شده، بله^(Yes) را انتخاب کنید و اگر فایل در نمای محافظت شده باز شد، ^(Protected)Edit Anyway را انتخاب کنید. ^{(Edit Anyway)}اگر فایلی را که دریافت کرده اید باز می کنید، مطمئن شوید که سند از منبع قابل اعتمادی تهیه شده است.

1. یک شناسه دیجیتال^{(digital ID)} دریافت کنید که به شما امکان می دهد نسخه متنی یا تصویری امضای خود را در جعبه اضافه کنید. 

یک امضای دیجیتال را از Word حذف کنید^{(Remove a Digital Signature from Word)}

اگر تصادفاً امضای اشتباهی را اضافه کردید و می‌خواهید آن را حذف کنید، سند حاوی امضا را باز کنید و روی خط امضا کلیک راست کنید.

Remove Signature > Yes را انتخاب کنید . همچنین، فلش کنار امضا را در پانل امضا^{(Signature Pane)} انتخاب کنید و سپس Remove Signature را انتخاب کنید .

توجه^(Note) : یک سند Word امضا شده دارای دکمه ^(Word)Signatures در پایین سند خواهد بود و برای جلوگیری از تغییرات بیشتر، فایل فقط خواندنی می شود. 

یک امضای دیجیتال نامرئی در Word وارد کنید^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

یک امضای دیجیتال نامرئی درست مانند یک امضای دیجیتال قابل مشاهده عمل می کند و از صحت محتوای سند شما محافظت می کند. با استفاده از مراحل زیر می توانید یک امضای دیجیتال نامرئی اضافه کنید.

1. فایل^(File) > اطلاعات^(Info) را انتخاب کنید .

1. Protect Document > Add a Digital Signature را^{(Add a Digital Signature)} انتخاب کنید .

1. اگر از شما یک شناسه دیجیتال خواسته شد، تأیید را انتخاب کنید^(OK) . اگر گواهی امنیتی برای امضای خود ندارید، می توانید با شریک مایکروسافت^(Microsoft) مانند GlobalSign بروید یا از ابزار ^(GlobalSign)Selfcert برای ایجاد گواهی دیجیتال خود استفاده کنید.

1. برای استفاده از ابزار Selfcert ، با انتخاب File Explorer > This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 ، به پوشه ^{(Office 16)}Microsoft Installation در رایانه شخصی خود بروید و به فایل SELFCERT بروید^{(SELFCERT )} .

1. ^{(Double-click)}برای باز کردن فایل SELFCERT ^(SELFCERT)دوبار کلیک کنید و یک نام را در قسمت Your Certificate's name تایپ کنید.

1. پس از نصب گواهی، روی خط امضا در سند Word خود دوبار کلیک کنید. ^(Word)در کادر محاوره‌ای Sign ، نام خود را به عنوان امضا تایپ کنید یا روی Select Image کلیک کنید تا امضای خود را به عنوان تصویر درج کنید.

1. کادر Purpose for signing this document^{(Purpose for signing this document)} را پر کنید و سپس Sign را برای درج امضا انتخاب کنید.

1. اگر اعلانی دریافت کردید که از شما می‌پرسد آیا می‌خواهید از گواهی استفاده کنید، بله^(Yes) را انتخاب کنید .

1. Word تأیید می کند که امضای شما با موفقیت ذخیره شده است. OK را انتخاب کنید .

از یک برنامه شخص ثالث برای درج امضا در Word استفاده کنید^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

اگر عملکرد Word گزینه های کافی برای درج امضا را برای شما ارائه نمی دهد، می توانید از یک برنامه شخص ثالث مانند DocuSign برای امضا و ارسال سریع اسناد خود استفاده کنید. در اینجا نحوه استفاده از DocuSign برای امضای یک سند Word آورده شده است.^(Word)

1. افزونه DocuSign را^{(DocuSign add-in)} در Word نصب کنید. DocuSign > Sign document را^(document) انتخاب کنید .

1. اگر یک حساب کاربری DocuSign دارید ، با نام کاربری و رمز عبور خود وارد شوید. در غیر این صورت، می توانید یک حساب DocuSign رایگان ایجاد کرده و وارد شوید.

1. فیلد امضا را^{(signature field)} بکشید و رها کنید تا امضا در سند وارد شود.

1. Signature را انتخاب کنید و امضای خود را به فیلدهای مربوطه اضافه کنید و سپس گزینه Adopt and Sign را انتخاب کنید .

1. برای امضای سند Word، Finish را انتخاب کنید .

1. در پنجره Sign and Return ، نام و آدرس ایمیل شخصی که درخواست امضای شما را کرده است را وارد کنید تا بتواند یک کپی را دریافت کند و سپس Send and Close را انتخاب کنید .

اسناد Word را سریعتر امضا کنید^{(Sign Word Documents Faster)}

امضای الکترونیکی امضای اسنادی مانند قراردادها یا قراردادهای فروش را راحت کرده است. این باعث صرفه جویی در زمان و منابعی می شود که در غیر این صورت برای چاپ، اسکن و ارسال اسناد امضا شده صرف می شد.

اگر از Mac استفاده می کنید ، راهنمای ما را در مورد نحوه ^(how)امضای PDF در Mac^{( to sign a PDF on Mac)} بررسی کنید .

نظر خود را بگذارید و به ما اطلاع دهید که آیا این راهنما به شما در وارد کردن امضا در Microsoft Word کمک کرده است.

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s a common scenario: You’ve received a Word document via email that you’re required to sign and send back. You could рrint, sign, sсan, and return the document, but there’s an easiеr, better and faster way to іnsert a signature in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

Related posts

• چگونه به Automatically Backup Word Document به OneDrive

• چگونه به Create and Use AutoText در Microsoft Word

• چگونه مایکروسافت ورد را به صورت رایگان دریافت کنیم

• 12 نکته و ترفند مفید مایکروسافت ورد

• مایکروسافت ورد پاسخ نمی دهد؟ 8 راه برای رفع آن

• نحوه رفع مشکل زمانی که Word در حالت فقط خواندنی باز می شود

• تمام پیوندهای موجود در یک سند MS Word را در چند ثانیه بررسی کنید

• نحوه ایجاد فرم های پر کردنی در Word

• چگونه به ایجاد Gantt Charts در Microsoft Excel

• چگونه Create Labels در Word از Excel Spreadsheet

• نحوه چاپ روی پاکت در Microsoft Word

• 30+ بهترین میانبر صفحه کلید Microsoft Word

• چگونه برای ایجاد Breakout Rooms در Microsoft Teams

• 13 OneNote Tips & Tricks برای سازماندهی یادداشت های خود را بهتر

• به سرعت فهرستی از مطالب را به Word Doc اضافه کنید

• نحوه نمایش علائم قالب بندی در Word

• چگونه به افزودن یا حذف Comments در Word

• 40 بهترین میانبر صفحه کلید مایکروسافت اکسل

• Microsoft Outlook پاسخ نمی دهد؟ 8 راه حل برای امتحان

• رفع مشکل Microsoft Outlook با خطای مشکل مواجه شده است